آنچه در این مقاله می خوانید
پرسشنامه کارمند جدید چیست؟
پرسشنامه کارمند جدید، همچنین به عنوان پرسشنامه استخدام جدید، نظرسنجی کارمند جدید، نظرسنجی ورود کارمند یا پرسشنامه ورود به کار شناخته می‌شود، ابزاری است که منابع انسانی برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد کارمندان جدید، تعیین انتظارات و ایجاد یک کانال ارتباطی مؤثر استفاده می‌کند.
این پرسشنامه می‌تواند تجربه ورود به کار را با اطمینان از انتقال روان‌تر برای کارمندان جدید و شناسایی زمینه‌های بهبود، بهبود بخشد. پاسخ‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید می‌تواند به شما در ساده‌سازی فرآیند ورود به کار، ارائه منابع بهتر و اطمینان از احساس مراقبت کارمندان جدید کمک کند. این امر به نوبه خود منجر به افزایش رضایت شغلی، نرخ ماندگاری و بهره‌وری می‌شود.
هنگام تهیه پرسشنامه ورود به کار، باید سؤالات را برای استقبال از کارمندان جدید و جمع‌آوری جزئیات مهم ساختار دهید. این بدان معناست که شامل سؤالاتی در مورد اطلاعات شخصی، پیشینه حرفه‌ای، انتظارات نقش، ترجیحات ارتباطی و بازخورد در مورد فرآیند ورود به کار کارکنان جدید است.
چرا پرسشنامه کارمند جدید مهم است؟
پرسشنامه کارمند جدید می‌تواند فضایی مثبت برای کارمندان جدید ایجاد کند و برداشت خوبی از شرکت به آنها بدهد. پرسیدن سؤالات درست، کارمندان جدید را تشویق می‌کند تا دید خود را به شرکت باز کنند، به سایر تیم‌های اجازه می‌دهد تا آنها را بهتر بشناسند و فرهنگی از اعتماد و شفافیت ایجاد کنند.
همچنین به شما کمک می‌کند تا نیازهای آنها را شناسایی کنید، بنابراین می‌توانید منابع یا ابزارهایی را که برای انجام کار خود به خوبی نیاز دارند، در اختیار آنها قرار دهید. علاوه بر این، می‌تواند به کارمندان جدید کمک کند تا از سوءتفاهمات بالقوه و چالش‌ها، مانند عدم اطمینان در مورد مسئولیت‌ها و سازگاری با فرهنگ شرکت، جلوگیری کنند.
پرسشنامه کارمند جدید همچنین به مدیران بینش‌هایی در مورد نقاط قوت و زمینه‌های بهبود اعضای جدید تیم می‌دهد تا بدانند چگونه بهترین حمایت را از آنها انجام دهند. پرسشنامه استخدام جدید به ادغام کارمندان جدید در تیم‌های مربوطه کمک می‌کند. حمایت موثر در روزهای اولیه اشتغال می‌تواند منجر به رضایت شغلی بالاتر و نرخ گردش کار پایین‌تر شود. کارمندان جدید احساس ارزش می‌کنند و بیشتر احتمال دارد که در طولانی مدت با شرکت بمانند.
35 سوال برای گنجاندن در پرسشنامه کارمندان جدید
اگر شرکت شما نیروی کار متنوعی دارد، ممکن است بخواهید سؤالات را با گروه‌های مختلف تنظیم کنید تا ارتباط آنها را تضمین کنید. یک رویکرد خوب این است که برخی از سؤالات ثابت را برای همه کارمندان جدید و سایر سؤالات متناسب با سطح، نقش و دپارتمان آنها تنظیم کنید.
در اینجا انواع مختلف سؤالاتی که می‌توانید در پرسشنامه کارمند جدید خود بگنجانید آورده شده است:
سؤالات مربوط به پیشینه شخصی
این سؤالات به شما کمک می‌کنند تا کارمند جدید را شخصاً بشناسید که چگونه می‌تواند به شما کمک کند و تجربه ورود به کار آنها را متناسب با آنها تنظیم کنید.
- دوست دارید شما را با چه نامی صدا بزنند؟
- به چه زبان‌هایی مسلط هستید؟
- چه چیزی الهام بخش شما برای دنبال کردن این نقش در این صنعت بوده؟
- آیا در شهرهای یا کشورهای مختلف زندگی کرده‌اید؟ اگر چنین است، کجا؟
- سرگرمی‌ها یا علایق شما خارج از کار چیست؟
سؤالات مربوط به ترجیحات کاری
این سؤالات درک کارمند جدید را از نقش خود مشخص می کنند و به شما کمک می‌کنند تا آنها را بهتر در جایگاهشان مستقر کنید تا بتوانند عملکرد خوبی داشته باشند و با وظایفشان درگیر شوند.
- آیا ترجیح می‌دهید بازخورد را شخصاً، مجازی یا به‌صورت کتبی دریافت کنید؟
- چه نوع محیط کاری را مناسب‌ترین می‌دانید؟
- چگونه حجم کار خود را مدیریت می‌کنید و وظایف را اولویت‌بندی می‌کنید؟
- چگونه با استرس یا حجم کار سنگین برخورد می‌کنید؟
- چگونه به حل مسئله یا مقابله با چالش‌های جدید نزدیک می‌شوید؟
سؤالات عملیاتی
این سؤالات به شما اجازه می‌دهند تا نیازها و ترجیحات عملیاتی کارمند جدید را درک کنید تا بتوانید ابزارها و منابع لازم را برای حمایت از آنها در انجام وظایفشان فراهم کنید.
- آیا برای فضای کار خود نیازهای خاصی دارید (مثلاً تجهیزات ارگونومیک، فضاهای آرام و غیره)؟
- آیا برای انجام کار خود به‌طور مؤثرتر به اسکان خاصی نیاز دارید؟
- تنظیم کار ترجیحی شما چیست (مثلاً از راه دور، ترکیبی، در دفتر)؟
- چگونه دوست دارید در محل کار با شما تماس گرفته شود (مثلاً از طریق ایمیل، پیام‌رسانی فوری یا تلفن)؟
- آیا در طول فرآیند ورود به کار مشکلی فنی یا تأخیری وجود داشت؟
سؤالات مربوط به اهداف حرفه‌ای
این سؤالات به شما کمک می‌کنند تا آرزوهای شغلی کارمند جدید را درک کنید تا بتوانید آنها را با اهداف شرکت هماهنگ‌تر کنید.
- اهداف کوتاه‌مدت شغلی شما چیست (یعنی در یک یا دو سال آینده)؟
- آیا مهارت‌های خاصی وجود دارد که دوست دارید در حین کار در اینجا توسعه دهید؟
- چگونه می‌توانیم از رشد حرفه‌ای شما حمایت کنیم؟
- آیا پروژه‌ها یا مسئولیت‌های خاصی وجود دارد که دوست دارید برای رشد حرفه‌ای خود انجام دهید؟
- اهداف حرفه‌ای بلندمدت شما چیست؟
سؤالات مربوط به تناسب فرهنگی
این سؤالات نظرسنجی برای کارمندان جدید به ارزیابی درک آنها از فرهنگ و ارزش‌های شرکت و اطمینان از احساس خوش آمدگویی آنها کمک می‌کند.
- کدام جنبه‌های فرهنگ شرکت ما را بیشتر دوست دارید؟
- چگونه ترجیح می‌دهید دستاوردها یا موفقیت‌های تیم را جشن بگیرید؟
- چه ارزش‌هایی در یک محل کار برای شما مهم‌تر هستند؟
- در چه فعالیت‌ها یا رویدادهای شرکت تمایل به شرکت دارید؟
- چه نوع سیستم تشخیص یا پاداش را انگیزشی‌ترین می‌دانید؟
سؤالات بازخورد ورود به کار
این سؤالات نظرسنجی ورود به کار جدید به اطمینان از درک کارمند جدید از فرآیند ورود به کار و احساس راحتی با مراحل بعدی کمک می‌کند.
- تاکنون تجربه ورود به کار خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
- چه اطلاعات یا منابع اضافی در طول ورود به کار مفید بوده است؟
- آیا پس از ورود به کار آماده و مجهز برای انجام نقش خود هستید؟
- آیا توانستید به همه منابع ضروری برای شروع راحت نقش خود دسترسی پیدا کنید؟
- چگونه می‌توانیم تجربه ورود به کار را برای کارمندان جدید آینده بهبود بخشیم؟
سؤالات سرگرم‌کننده
این سؤالات به کارمندان جدید کمک می‌کنند تا بتوانند بهتر ارتباط برقرار کنند و زمینه‌ای مشترک با اعضای جدید تیم خود پیدا کنند. مارنا می‌گوید: برای اینکه کارمندان جدید بدون محدودیت پاسخ های خود را با شما درمیان بگذارند بهتر است پاسخ سایر همکارانشان را با آنها به اشتراک بگذارید. این نشان می‌دهد که هدف از این سؤالات این است که یکدیگر را بهتر بشناسید.»
- اگر می‌توانستید هرگونه قدرت ماورایی داشته باشید، چه کاری انجام میدادید و چرا؟
- کتاب، فیلم یا سریال تلویزیونی مورد علاقه شما چیست؟
- اگر می‌توانستید به هر جایی در جهان سفر کنید، کجا می‌رفتید؟
- اگر می‌توانستید با هر شخصیت تاریخی ناهار بخورید، چه کسی را انتخاب میکردید و چرا؟
- یک واقعیت جالب درباره خودتان که دوست دارید به اشتراک بگذارید چیست؟
بهترین شیوه‌ها برای ایجاد پرسشنامه کارمند جدید
مارنا توصیه می‌کند که سؤالات را به‌طور متفاوتی مرتب کنید تا آنها را با جایی که کارمندان جدید در سفر ورود به کار خود هستند و تا چه حد می‌توانند ورودی ارائه دهند، همسو کنید.
او می‌گوید: «شروع با اولویت های شخصی در مراحل اولیه ورود به کار مناسب است است، در حالی که سؤالات مربوط به فرهنگ و تجربه بهتر است بعد از مدت زمانی از شروع کار پاسخ داده شوند تا از تعصب در اسخ ها جلوگیری کنند و بینش‌های دقیقی به دست آورند.»
در اینجا برخی از بهترین شیوه‌های دیگر برای در نظر گرفتن هنگام تهیه پرسشنامه کارمند جدید خود آورده شده است:
پرسشنامه را مختصر اما جامع کنید
سؤالات شما باید به‌طور خلاصه مهم‌ترین اطلاعات را پوشش دهند. تعداد بسیار زیاد سؤالات می‌تواند طاقت‌فرسا باشد و می‌تواند منجر به خستگی نظرسنجی شود. با این حال، اگر سؤالات بسیار کمی بپرسید، ممکن است جزئیات ضروری را از دست بدهید.
مطمئن شوید که کارمندان جدید می‌توانند پرسشنامه را در 10 تا 15 دقیقه تکمیل کنند و سؤالات مرتبط را با هم گروه‌بندی کنید تا پرسشنامه منسجم‌تر و قابل دسترسی‌تر شود. سؤالات شما باید روی انتظارات نقش، تجربه ورود به کار و تناسب فرهنگی تمرکز کنند. تعادل بین دسته‌ها را برقرار کنید و اطمینان حاصل کنید که موضوعات مرتبط مختلف را پوشش می‌دهند.
سؤالات را با اهداف تجاری همسو کنید
علاوه بر شناخت کارمندان جدید، سؤالات شما باید با اهداف گسترده‌تر منابع انسانی و تجاری همسو باشد. این تضمین می‌کند که پاسخ‌ها مستقیماً به بهبود سازمان کمک می‌کنند. همچنین پرسشنامه را متمرکز و استراتژیک نگه می‌دارد، بنابراین در مناطقی که نیاز به بهبود دارند عمل می‌کنید.
با شناسایی اهداف منابع انسانی خود، مانند افزایش ماندگاری و تعامل یا توسعه برنامه‌های آموزشی بیشتر، شروع کنید. پس از تعیین اهداف خود، سؤالات خود را در مورد آنها بنویسید. به‌عنوان مثال، اگر می‌خواهید کارمندان برتر را حفظ کنید، پرسیدن سؤالاتی در مورد فرآیند ورود به کار و رضایت شغلی بینش‌هایی را ارائه می‌دهد که می‌توانید برای رسیدگی به این حوزه استفاده کنید.
سؤالات باز و چند گزینه را ترکیب کنید
سؤالات چند گزینه ای داده‌های آسان تجزیه و تحلیل را ارائه می‌دهند، در حالی که سؤالات باز اطلاعات کیفی بیشتری می‌دهند. ترکیب هر دو سؤال بینش‌های جامع و عملی را ارائه می‌دهد.
نظرسنجی ورود به کار جدید شما باید سؤالات چند گزینه ای برای موضوعات ساده، مانند رتبه‌بندی رضایت آنها از فرآیند ورود به کار یا محیط کار داشته باشد. سؤالات باز را برای جمع‌آوری بازخورد دقیق در مورد چالش‌های آنها، پیشنهادات برای بهبود یا تجربه اولیه اضافه کنید.
برای هر پنج سوال چند گزینه ای، یک تا دو سوال باز را برای متعادل کردن پاسخ‌های ساختار یافته و انعطاف‌پذیر اضافه کنید. به‌عنوان مثال، «تجربه ورود به کار خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟» می‌تواند با «چه بهبودهایی را برای فرآیند ورود به کار پیشنهاد می‌کنید؟» دنبال شود.
انتظارات را تعیین کنید و هدف پرسشنامه را توضیح دهید
تعیین انتظارات روشن در مورد اینکه چرا کارمندان جدید باید به سؤالات ورود به کار پاسخ دهند، اعتماد آنها را جلب می‌کند و آنها را تشویق می‌کند تا در نظرسنجی شرکت کنند. آنها همچنین احتمالاً در پاسخ‌های خود صادق‌تر هستند، زیرا می‌دانند که شما بر اساس بازخورد آنها عمل خواهید کرد و این فقط یک تشریفات نیست.
پرسشنامه خود را با توضیح مختصری درباره اهمیت و هدف آن شروع کنید. با توضیح چگونگی استفاده از بازخورد کارمند جدید برای بهبود فرآیند ورود به کار برای کارمندان آینده، این موضوع را بیشتر توضیح دهید. این باعث می‌شود مشارکت آنها در نظرسنجی هدفمندتر شود.
زمان و دفعات انجام پرسشنامه را بدانید
زمان‌بندی هنگام جمع‌آوری بازخورد حیاتی است. انجام نظرسنجی خیلی زود یا خیلی دیر می‌تواند منجر به بینش‌های ناقص یا بازخورد قدیمی شود.
پس از هفته اول نظرسنجی ورود به کار را برای ارزیابی برداشت‌های فوری ارائه دهید. پس از یک ماه پرسشنامه دیگری برای ارزیابی اینکه کارمند جدید چقدر با نقش و سازمان خود سازگار شده است، ارائه دهید. نظرسنجی‌های بعدی را در 3-6 ماه برای ارزیابی ادغام بلندمدت انجام دهید.
از سؤالاتی که بیش از حد شخصی یا نامناسب هستند خودداری کنید
سؤالات نظرسنجی شما نباید بیش از حد شخصی باشد، زیرا چنین سؤالاتی می‌تواند کارمندان جدید را ناراحت کند، اعتماد آنها به منابع انسانی و فرآیند ورود به کار را کاهش دهد و برداشت بدی از شرکت به آنها بدهد. یک قانون خوب این است که از پرسیدن سؤالات در مورد اطلاعات شخصی حساس مانند دین، وضعیت تاهل یا سابقه پزشکی خودداری کنید.
تمام سؤالات، حتی غیررسمی، باید به اندازه کافی حرفه‌ای باشند. به‌عنوان مثال، نپرسید: «آیا قصد دارید به زودی خانواده تشکیل دهید؟» این نوع سؤال بسیار شخصی است و کاملاً با کار، تناسب فرهنگی و دینامیک تیم بی‌ربط است. همچنین می‌تواند کارمند را وادار کند که علیه پرسنده شکایت کند.
در عوض، به سؤالات مربوط به کار و محل کار بچسبید. به‌عنوان مثال، حتی سؤالات مربوط به پیشینه شخصی مانند «به چه زبان‌هایی مسلط هستید؟» باید ارتباط حرفه‌ای داشته باشد (در این مورد، این جزئیات ممکن است ضروری باشد اگر شرکت نیروی کار یا مشتریان جهانی داشته باشد).
علاوه بر این، در حالی که سؤالات «سرگرم‌کننده» غیررسمی هستند و برای شناخت کارمندان جدید در سطح شخصی‌تر طراحی شده‌اند، همچنین باید از پرسیدن هرگونه اطلاعات شخصی حساس خودداری کنند. به‌عنوان مثال، خوب است بپرسید که یک کارمند جدید دوست دارد چه ابرقدرتی داشته باشد اما نه اینکه چرا بچه دارد یا ندارد.
از داده‌های جمع‌آوری شده برای ایجاد تغییرات معنادار استفاده کنید
با عمل کردن بر داده‌هایی که از آن جمع‌آوری می‌کنید، پرسشنامه کارمند جدید خود را ارزشمند کنید. این داده‌ها باید روند تصمیم‌گیری را برای بهبود تجربه ورود به کار برای استخدام‌های آینده راهنمایی کنند و به رسیدگی سریع به نگرانی‌های کارمندان فعلی کمک کنند.
داده‌ها را به‌طور منظم تجزیه و تحلیل کنید تا روندها و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. به‌عنوان مثال، اگر چندین کارمند جدید انتظارات نقش نامشخص را ذکر کنند، می‌توانید شرح شغل و فرآیند ورود به کار خود را اصلاح کنید. نتایج را با مدیران و رهبری به اشتراک بگذارید تا در زمینه‌های خاص مانند برنامه‌های آموزشی، استراتژی‌های ارتباطی و ادغام تیم بهبود یابد.
خلاصه
یک پرسشنامه کارمند جدید به خوبی تدوین شده، یک ابزار ارزشمند منابع انسانی برای ورود به کار کارمندان جدید و تقویت محیط کار مثبت است. جمع‌آوری اطلاعات ضروری در مورد کارمندان جدید به شما امکان می‌دهد تجربه شخصی‌تری را برای هر یک از آنها ایجاد کنید. این نه تنها انتقال اولیه آنها را بهبود می‌بخشد، بلکه پایه محکمی برای تعامل، رضایت شغلی و ماندگاری بلندمدت ایجاد می‌کند.
برای به حداکثر رساندن تأثیر نظرسنجی ورود به کار خود، با ترکیب فرمت‌های چند گزینه ای و باز پاسخ، در حالی که آنها را با اهداف تجاری گسترده‌تر همسو می‌کنید، مجموعه مناسبی از سؤالات را بپرسید. علاوه بر این، عمل کردن بر داده‌های جمع‌آوری شده نشان می‌دهد که بازخورد کارمندان جدید می‌تواند تغییرات معناداری ایجاد کند.
این یک پرسشنامه کارمند جدید به خوبی طراحی شده، ابزاری اساسی برای ایجاد یک فرهنگ کاری فراگیرتر، کارآمدتر و حمایتی‌تر است.
