معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای 1403

یکی از ابزار و تجهیزات مهمی که هر سازمان یا شرکت به آن نیاز دارد نرم‌افزار حضور و غیاب است. بر اساس ساختاری که سازمان شما دارد باید دنبال بهترین نرم افزار حضور و غیاب باشید. معمولا نرم‌افزارهای حضور و غیاب در انواع مختلفی عرضه می‌شوند و امکان استفاده از آنها برای سیستم عامل‌های گوناگون فراهم است. سعی می‌کنیم تمامی اطلاعاتی که لازم است هنگام انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب بدانید را خدمتتان بیان نماییم.

معرفی انواع سیستم حضور و غیاب

برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب اول باید سیستم مورد نظر خودتان را مشخص کنید. سیستم‌های گوناگونی که در جامعه وجود دارند نیاز به نرم‌افزارهای متفاوتی خواهند داشت و نمی‌توانید مثلاً برای سیستم عامل اندروید از نرم‌افزاری استفاده کنید که برای ویندوز طراحی شده است. حتی اگر فرمت نرم‌افزار را به گونه‌ای تغییر دهید که قابلیت اجرایی در سیستم عامل اندروید داشته باشد باز هم نمی‌تواند کارایی مطلوب را ارائه نماید.

بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی  | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟  | مدیریت منابع انسانی الکترونیک

حضور و غیاب با موبایل

یکی از جدیدترین و شاید بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب ، برنامه‌هایی هستند که برای سیستم عامل موبایل طراحی می‌شوند. در این زمینه برنامه‌های گوناگونی تا به حال طراحی شده‌اند و از روش‌های متفاوتی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌کنند. بر اساس طراحی که برنامه نویس در سیستم حضور و غیاب انجام داده، کارکنان باید فرایندی را پشت سر بگذارند تا حضور آنها در سازمان مشخص شود. طبیعتاً کارکنانی که نتوانند فرایند مورد نظر را در این برنامه انجام دهند غایب خواهند بود. نرم‌افزارهایی که برای سیستم عامل موبایل طراحی می‌شوند معمولاً دقت بالایی دارند و حتماً این نکته را مد نظر قرار دهید.

حضور و غیاب تحت وب رایگان

به عقیده برخی کارشناسان بهترین نرم افزار حضور و غیاب آن گزینه‌ای است که تحت وب و رایگان باشد. اکثر نرم‌افزارهایی که در فضای مجازی مشاهده می‌کنید به این شکل طراحی شده‌اند و نیاز به اتصال اینترنت دارند. در واقع این نرم‌افزارها بر روی سیستم نصب نمی‌شوند و برای استفاده از آنها باید از طریق وب سایت شرکتی که نرم‌افزار را از آن خریداری کرده‌اید اقدام نمایید. در این حالت اگر وای فای سازمان قطع شود یا سیستم‌ها نیاز به بروزرسانی داشته باشند، از طریق یک گوشی موبایل هم می‌توانید حضور و غیاب کارکنان را چک نمایید.

دستگاه حضور و غیاب

شاید بهترین نرم افزار حضور و غیاب همان نرم‌افزاری باشد که بر روی دستگاه‌های حضور و غیاب نصب می‌گردد. احتمالاً شما هم به خوبی می‌دانید که دستگاه‌های حضور و غیاب سال‌ها است در سازمان و شرکت‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای کارکنان هم عادی شده‌اند. ‌این دستگاه‌ها نرم‌افزار اختصاصی خود را دارند که باید از شرکت تولید کننده آنها تهیه نمایید. نرم‌افزارهایی که در این دستگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند معمولاً طراحی‌های مشابهی دارند و فرایند ساده‌ای برای احراز هویت پیش روی کارکنان می‌گذارند. وجود دستگاه‌های حضور و غیاب نسبت به روش‌های دیگر برای کارکنان هم محبوبیت بیشتری دارد.

انواع نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

انواع مختلف بهترین نرم افزار حضور و غیاب در یک سازمان یا شرکت وظیفه ثبت فعالیت کارکنان را بر عهده دارد. هر کدام از این نرم‌افزارها دارای پیچیدگی خاصی هستند و قابلیت‌های متنوعی دارند. برخی از آنها ممکن است فقط ورود و خروج را ثبت کنند و برخی دیگر توانایی ثبت دقایق حضور را هم خواهند داشت. از طرفی این نرم‌افزارها را بر اساس اینکه روی کدام سیستم مورد استفاده قرار گیرند دسته‌بندی می‌کنند.

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رایگان

در مورد بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رایگان نکاتی را قبلاً خدمتتان بیان کردیم. حضور و غیاب کارکنان در این نرم‌افزارها با کمک حافظه ابری انجام می‌شود. به دلیل اینکه در هر شرایطی می‌توانید از این نرم‌افزارها جهت ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده کنید، گزینه جذابی خواهند بود. با این حال ممکن است هنگام استفاده از آن کارکنان شما احساس خوبی نداشته باشند و کمی دچار مشکل شوند. از طرفی به دلیل اینکه این مدل نرم‌افزار حضور و غیاب وابستگی کامل به اینترنت دارد در صورتی که اختلالی در شبکه شما اتفاق بیفتد ممکن است برای لحظاتی نتوانید از نرم‌افزار کمک بگیرید. این را هم در نظر بگیرید که امکان نفوذ به این گونه نرم‌افزارها وجود دارد.

بهترین نرم افزار حضور و غیاب رایگان اندروید

بهترین نرم افزار حضور و غیاب رایگان اندروید می‌تواند ورود و خروج کارکنان و مدیران را از طریق یک گوشی موبایل کنترل کند. نحوه استفاده از نرم‌افزارهای اندرویدی برای حضور غیاب بستگی به چیزی دارد که مدیران درخواست می‌کنند. در واقع طراحان برنامه و مدیران مشورت کرده و بر اساس چیزی که آنها می‌خواهند بهترین نرم‌افزار را طراحی می‌نمایند. با کمک گوشی‌های موبایل و از طریق جی پی اس آنها حتی می‌توان میزان تردد کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان را هم تحت نظر قرار داد.  به همین دلیل نرم‌افزارهای اندرویدی گزینه‌های جذابی برای مدیران منابع انسانی هستند تا کنترل کاملی بر روی کارکنان داشته باشند.

مزایای نرم افزار ورود و خروج پرسنل رایگان

اگر بخواهیم بهترین نرم افزار حضور و غیاب را با روش‌های قدیمی مقایسه نماییم قطعاً مزایای بسیار زیادی در آن پیدا می‌کنیم. برخی از مهمترین مزایای این نرم‌افزارها عبارتند از:

• با کمک این نرم‌افزارها دیگر نیازی به ثبت دستی و کاغذی ورود و خروج نخواهید داشت و کنترل هوشمند نسبت به همه چیز پیدا خواهید کرد.
• با کمک سیستم‌های هوشمند حقوق پرسنل بهتر رعایت می‌شوند و افرادی که فعالیت‌های بیشتری داشته باشند از مزایای بهتری بهره‌مند خواهند شد.
• با هوشمند شدن ثبت ورود و خروج کارکنان دیگر امکان خطای سهوی و عمدی وجود نخواهد داشت.روابط دوستانه تاثیری در ثبت ورود و خروج ندارند و همه چیز الکترونیکی خواهد بود.
• با کمک بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب، هزینه‌های اضافی که برای این کار مجبور بودید پرداخت کنید را کاهش می‌دهید و در هزینه‌های خودتان صرفه‌جویی به عمل می‌آورید

ورود به سیستم حضور و غیاب چگونه است؟

ورود به بهترین نرم افزار حضور و غیاب بر اساس طراحی آن تعیین می‌گردد. در واقع هر کدام از سیستم‌های حضور و غیاب بر اساس نرم‌افزاری که دارند شرایط متفاوتی برای ورود کاربران ایجاد خواهند کرد. بهتر است هنگامی که نرم‌افزار را بر روی سیستم مورد نظرتان نصب می‌کنید فرایند ورود و خروج به آن را هم مورد بررسی قرار دهید. البته معمولاً نرم‌افزارها برای ورود و خروج یک نام کاربری و رمز عبور می‌خواهند که باید آن را تعیین نمایید.

آیا نرم افزارهای کنترل تردد لیست حضور و غیاب دارند؟

یکی از سوالات پرتکراری که در مورد بهترین نرم افزار حضور و غیاب مطرح می‌شود این است که آیا لزوماً نرم‌افزارها لیست حضور و غیاب دارند. در نظر داشته باشید که وجود لیست حضور و غیاب یکی از بدیهی‌ترین چیزهایی است که نرم‌افزار کنترل تردد باید داشته باشد. با این حال برای در اختیار داشتن آن هنگام خرید نرم‌افزار باید بررسی کنید که آیا این ویژگی در سیستم مورد نظر شما وجود دارد یا خیر. اگر هم قرار است نرم‌افزار را سفارشی سازی کنید حتماً به طراح این مورد را گوشزد نمایید که نرم‌افزار شما باید لیست حضور و غیاب داشته باشد.

بهترین نرم افزار حضور و غیاب کارمندان چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

نکات مختلفی را در مورد بهترین نرم افزار حضور و غیاب خدمتتان بیان کردیم. کاملا متوجه شده‌ایم که برای انتخاب بهترین نرم‌افزار با گزینه‌های مختلف و متعددی مواجه هستیم. طبیعتاً انتخاب بین تمامی گزینه‌های موجود کار سختی خواهد بود ولی اگر به چندین پارامتر توجه کنیم این کار آسان خواهد شد. پارامترهایی که کمک می‌کنند برترین نرم‌افزار حضور و غیاب موجود را خریداری کرده و از آن استفاده نمایید خدمتتان بیان خواهیم نمود.

قابلیت اتصال با نرم افزارهای حوزه حسابداری و دستمزد

یکی از ویژگی‌های مثبتی که بهترین نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند داشته باشد امکان اتصال آن به نرم‌افزارهای حسابداری و دستمزد است. اگر نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید این ویژگی را داشته باشد کار سیستم مالی شما برای محاسبه دستمزدها بسیار آسان خواهد شد. در واقع همه چیز هوشمند می‌شود و نیازی نیست که اطلاعات را به صورت دستی وارد نرم‌افزارهای دیگر کنید. نرم‌افزار حسابداری و دستمزد اطلاعات حضور و غیاب و میزان کارکرد کارکنان را از سیستم حضور و غیاب دریافت کرده و بر اساس آن فرم‌های مالی را تکمیل می‌کند. این ویژگی کمک می‌کند تا شما در زمان و هزینه خودتان صرفه‌جویی به عمل بیاورید و فرایندها را کوتاه‌تر نمایید. پس توصیه می‌کنیم هنگام انتخاب نرم‌افزار مورد نظرتان حتماً قابلیت اتصال آن به سیستم‌های حسابداری و دستمزد را بررسی نمایید.

پشتیبانی مناسب و حرفه ای

بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید پشتیبانی قدرتمندی داشته باشد تا بتوانید از آن به بهترین شکل بهره ببرید. هنگام استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب ممکن است مشکلات مختلفی برای شما پیش بیاید یا اطلاعات مربوط به برخی کارکنان درست درج نشود. تنها زمانی که یک پشتیبانی قدرتمند و حرفه‌ای حامی نرم‌افزار باشد می‌توانید این مشکلات را سریعاً برطرف کنید. در واقع وجود یک پشتیبانی مناسب اولین چیزی است که بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب باید داشته باشد و در صورت عدم وجود آن توصیه می‌کنیم سراغ نرم‌افزارهای دیگری بروید. پشتیبانی حرفه‌ای در هر ساعت از شبانه روز پاسخگوی شما خواهد بود و سریعاً مشکلات را برطرف خواهد کرد. معمولا نرم‌افزارهایی که توسط شرکت‌های معتبر طراحی می‌شوند چنین پشتیبانی کنار خود دارند.

برطرف کردن نیازهای کسب و کار

بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید برطرف کننده نیازهای کسب و کار شما باشد. شاید یک نرم‌افزار حضور و غیاب از نظر برخی سازمان‌ها گزینه ایده‌آلی محسوب شود ولی کارایی لازم را برای شما نداشته باشد. باید گزینه‌هایی را انتخاب کنید که متناسب با عملکرد سازمان شما باشند و بتوانند نیازهایتان را برطرف سازند. نگران نباشید، نرم‌افزارهای خوب و با کیفیت آنقدر زیاد هستند که بتوانید گزینه مورد نظر خودتان را بین آنها پیدا کنید. فقط باید دقت زیادی داشته باشید و با حساسیت کامل بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب را انتخاب نمایید. خلاصه بگوییم، توصیه ما این است که هنگام انتخاب نرم‌افزار درگیر اسم و شهرت آن نشوید. ترجیحاً نرم‌افزارهایی را برگزینید که نیاز شما را در کوتاه‌ترین زمان برآورده کنند و راندمان کاری کارکنان را سرعت بخشند.

راحت و آسان در استفاده

در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب روی راحت و آسان بودن آن هم تاکید داشته باشید. این تنها شما نیستید که قرار است با سیستم مورد نظر کار کنید و بسیاری از کارمندان با آن ارتباط خواهند گرفت و باید کاربری آسانی داشته باشد. اگر نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بیش از حد پیچیده باشد سرعت حضور و غیاب در سازمان شما افزایش پیدا خواهد کرد. یعنی عملاً بخش عمده وقت کارکنان صرف این می‌شود که چگونه حضور خود را اعلام کنند و برای خروج اقدام نمایند. این در حالی است که شما به وقت کارکنان برای بالا بردن راندمان خدمات یا تولیدات سازمان نیاز دارید. نباید وقت ارزشمند آنها را به خاطر حضور و غیاب زیاد از بین ببرید و باید سعی کنید این کار را در کوتاه‌ترین زمان به اتمام رسانید. به همین دلیل توصیه می‌کنیم حتماً نرم‌افزاری را انتخاب نمایید که کاربری مناسبی داشته باشد.

قیمت مناسب

بهترین نرم افزار حضور و غیاب با قیمت مناسب هم در بازار پیدا می‌شود. لزومی ندارد هزینه زیادی متحمل شوید و سراغ نرم‌افزارهایی بروید که قیمت بالایی دارند. توصیه می‌کنیم اولویت‌هایی که تا اینجا خدمتتان مطرح کردیم را ابتدا مد نظر قرار دهید و سپس بر اساس آنها سراغ بهترین گزینه‌ها بروید. اکنون در میان گزینه‌های موجود نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با شرایط اقتصادی شما هم همخوانی داشته باشد. به این شکل با یک قیمت مناسب توانسته‌اید نیاز سازمان خودتان را برطرف کنید و یک نرم‌افزار با کیفیت خریداری نمایید. نرم‌افزارهای با قیمت مناسب می‌توانند عملکرد خوبی در سازمان شما داشته باشند و نیازتان را برطرف سازند. پس نیازی نیست برای استفاده از یک نرم‌افزار حضور و غیاب پول زیادی خرج کنید و سودآوری سازمان خودتان را پایین بیاورید.

معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب

 تی تایم

بدون شک می توان گفت تی تایم، بهترین نرم افزار حضور و غیاب را ائه می دهد.

جمع بندی

هر سازمان، شرکت یا کسب و کار نیاز به بهترین نرم افزار حضور و غیاب دارد تا اولین گام را برای هوشمندسازی فعالیت‌های خود بردارد. نرم‌افزارهای حضور و غیاب فرایند ثبت عملکرد کارکنان را آسان‌تر کردند و اگر بهترین آنها را انتخاب کنید می‌توانند بسیاری از فرایندهای مالی را هم تسریع بخشند. توصیه می‌کنیم هنگام خرید نرم‌افزار حضور و غیاب حتماً به پارامترهایی که پیشنهاد کردیم توجه داشته باشید تا بتوانید بهترین گزینه را انتخاب نمایید. نرم‌افزارهای بسیار زیادی در بازار وجود دارند اما بسیاری از آنها نمی‌توانند عملکرد مناسبی برای شما داشته باشند و باید بهترین انتخاب را داشته باشید.

منبع : Clockify.me