آنچه در این مقاله می خوانید
چرا HRMS برای کسب و کارتان ضروری است؟ پیش از هر گونه مقدمه‌ای، برای آنانی که با اصطلاحات مدیریت منابع انسانی آشنا نیستند باید بگویم که HRMS مخفف Human resource management system(سیستم مدیریت منابع انسانی) می‌باشد.
اگر فکر می‌کنید که پایه و اولین شرط رشد یک کسب و کار تامین مالی و بودجه می‌باشد، باید بگویم این طرز تفکر اشتباه است. کلیت رشد یک کسب و کار به تلاش کارکنان آن برای ایجاد تفاوت از رقبا، وابسته است. در واقع، منابع انسانی مهمترین نقش را در رشد یک کسب و کار ایفا می‌کند.
معمولا تمام بار اجرایی و اداری مدیریت منابع انسانی یک سازمان بر دوش واحد منابع انسانی قرار می‌گیرد. HRMS کمک می‌کند که حجم این بار سنگین کاهش یابد و فرآیندهای مدیریت منابع انسانی ساده شوند.
در ادامه این مطلب، ما مهمترین دلایل اهمیت HRMS برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ را با هم مرور خواهیم کرد.
وظایف واحد HRMS برای کسب و کارتان
زمانی که از شرح شغلی یک مدیر منابع انسانی صحبت می‌شود، فرآیند این کار خسته کننده به نظر می‌رسد. چرا که کارهای بسیاری بر عهده اوست. وظایف این شغل تنها مربوط به استخدام افراد و انجام مصاحبه‌ها نمی‌باشد، بلکه حجم زیادی از بوروکراسی اداری و کاغذبازی‌ها برعهده مسئول منابع انسانی است. علاوه بر این، واحد منابع انسانی مسئولیت حفظ نظم، هماهنگی و تامین رضایت بهینه کارکنان در محیط کار را برعهده دارد. مسائل مربوط به این حجم کاری با استفاده HRMS به سادگی برطرف می‌شوند. HRMS به طور موثری حجم کاری را کاهش می‌دهد و به استانداردسازی وظایف روزانه واحد منابع انسانی کمک می‌کند. این سیستم با ذخیره و ساختاردهی همه داده‌ها در یک جا باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
مدیریت کارآمد کارکنان
یکی از مزایای HRMS مدیریت کارآمد کارکنان می‌باشد. در واقع، زمانی مدیریت کارکنان آسان‌تر می‌شود که زمان صرف شده برای مدیریت داده‌های اداری به طور موثری کاهش یابد. به همین دلیل، اکثر مدیران منابع انسانی علاقمندند تا پردازش داده‌های اداری و داده‌های مربوط به گردش کار به صورت خودکار و بدون خطاهای انسانی صورت بگیرد. در ادامه هم، همین امر سبب افزایش رضایت کارکنان خواهد شد.
مدیریت کارآمد کارمندان
نظارت بر KPI
همانند مدیریت منابع انسانی سنتی، چشم‌انداز کلی HRMS نیز بر پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد کارکنان متمرکز است. KPI، بیانگر شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌باشد که در نهایت به رشد و توسعه کارکنان و سازمان کمک می‌کند.
برای اندازه‌گیری KPI، HRMS مدت زمانی که یک کارمند کار کرده است را در نظر می‌گیرد. اگر کارمند در این شاخص هیچ رشدی نکرد باشد به این معنی است که به احتمال زیاد آنگونه که یک کارفرما می‌خواهد سخت‌کوش نبوده است. با این سیستم می‌توان رشد یک کارمند را پیگیری کرد و تغییرات لازم برای ایجاد بهره‌وری بیشتر را ایجاد کرد.
نظارت بر حضور و غیاب
حضور و غیاب کارکنان موضوع دیگری است که توسط نرم‌افزارهای منابع انسانی پیگیری می‌شود. وجود یک پایگاه داده جامع از تاخیرها، مرخصی‌ها و اضافه‌کاری‌های ماهانه، سازمان را در برنامه‌ریزی برای حقوق و مزایا کمک می‌کند. همچنین زمان صرف شده برای انجام محاسبات را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، با HRMS، می‌توان کارایی شرکت در حفظ کارکنان را بررسی کرد. نرخ حفظ بالا نشانگر این خواهد بود که ثبات شغلی در سازمان وضعیت مطلوبی دارد.
خدمات بهتر
هر کارمند، چه در شرکتی کوچک باشد و چه بزرگ، سوالاتی درباره سازمان و شرح وظایف خود مطرح می‌کند. طبیعی است که واحد منابع انسانی نتواند به تمامی پرسش‌ها پاسخ دهد. با HRMS، کارمندان سریع‌تر به پاسخی برای پرسش‌های خود دست می‌یابند. این خدمتی است که کارمندان خارج از HRMS نمی‌توانند به شکل دیگری دریافت کنند. از آن مهمتر، این نوع مراودات به کارمندان و سازمان کمک می‌کند که به ارزیابی مناسبی دست پیدا کنند.
مقرون به صرفه
با استفاده از HRMS، پیگیری داده‌ها برای سازمان بسیار ساده می‌شود. همین امر باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌گردد. باید به این نکته توجه داشت که در استاندارد جهانی استفاده از HRMS به ازای هر کارمند تنها حدود 1 تا 3 دلار هزینه دارد. این هزینه بسیار کمتر از زمانی است که از سیستم مدیریت منابع انسانی سنتی استفاده می‌شود. در نهایت می‌توان گفت، با HRMS بسیاری از مهارت‌های مدیریتی ساده و خودکار می‌شوند.
حذف خطاهای انسانی
مدیریت منابع انسانی یک شرکت کار آسانی نیست. یک واحد منابع انسانی که به درستی کار می‌کند از متخصصانی تشکیل شده که نسبت به کاری که انجام می‌دهند آگاه هستند و می‌دانند حتی کوچکترین خطا می‌تواند هزینه زیادی را به سازمان تحمیل کند. با استفاده از HRMS، احتمال خطاهای انسانی به حداقل و در بعضی از موارد به صفر می‌رسد.
امنیت اطلاعات
در HRMS، تمامی اطلاعات در یک پایگاه اطلاعاتی امن ذخیره می‌شوند. در واقع یکی از مهمترین مزایای HRMS این است که به خوبی از اطلاعات کارمندان حفاظت می‌کند. این سیستم فرایند ذخیره و حفاظت اطلاعات را بسیار ساده می‌کند و خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهد.
فرآیند کارآمد استخدام
استخدام کردن به صورت سنتی یک کار خسته‌کننده و مستعد خطا می‌باشد. نرم‌افزار HRMS فرآیند استخدام را کارآمدتر می‌کند چرا که زمان مدیران منابع انسانی را برای فعالیت‌های سازنده آزاد می‌کند. هوش مصنوعی استفاده شده در HRMS، کلمات کلیدی را پیدا و مرتب می‌کند و از طریق فضای مجازی با کارجویان در ارتباط خواهد بود. در نتیجه، تجربه خوبی برای کارجویان ایجاد شده و در زمان صرفه‌جویی می‌شود.
این دسته از نرم‌افزارها می‌توانند بازخوردها را دسته‌بندی کرد و روند انتخاب را تسهیل کنند تا بهترین فرد در کمترین زمان به مجموعه اضافه شود.
مدیریت کارآمد حقوق و مزایا
مدیریت حقوق و مزایا در یک سازمان فرآیندی پایان‌ناپذیر به شمار می‌آید که به هیچ عنوان نمی‌توان از آن صرف نظر کرد. با توجه به قوانین متعدد پرداختی و همچنین مقررات مالیاتی، امروزه، استفاده از HRMS امری ضروری است. این نرم‌افزارها را می‌توان با قوانین و مقررات هر منطقه مطابقت داد و مطمئن شد که در پرداخت‌ها هیچ تخلف مالی و تبعیضی صورت نگرفته است. HRMS در دراز مدت باعث صرفه‌جویی زیادی در منابع مالی و زمان می‌شود.
دریافت سریع گزارش‌ها
HRMS، با جمع‌آوری و سازماندهی داده‌ها، دسترسی سریع به هر گزارش یا اطلاعاتی را ممکن می‌سازد. برای مثال اگر مدیر یک مجموعه هستید، برای تجزیه و تحلیل عملکرد یک کارمند نیاز نیست که تمام واحد منابع انسانی شما بسیج شوند بلکه این کار با چند کلیک و به راحتی انجام می‌شود.
همکاری میان دپارتمان‌ها
HRMS، تا حد زیادی همکاری بین بخش‌های مختلف یک سازمان را تسهیل می‌کند. کانال‌های ارتباطی که از طریق HRMS ایجاد می‌شوند موجب ارتباط سریع بین واحدها و اطلاع از فعالیت‌های مشترک بین آنها می‌شود. این ارتباط سریع سبب صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌گردد.
چالش‌های HRMS
هرچند HRMS مزایای فراوانی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد اما انتقال از حالت سنتی مدیریت منابع انسانی به HRMS، سازمان با چالش‌هایی مواجه می‌کند. در ادامه برخی از این چالش‌ها را با هم مرور می‌کنیم تا برای آنها آماده باشید؛
همسو کردن HRMS با اهداف سازمانی
نرم‌افزارهای HRMS بسیار متنوع، انعطاف‌پذیر و دارای ویژگی‌های فراوانی(مثل مدیریت دستمزدها، مدیریت عملکرد، تجزیه و تحلیل داده‌ها و استخدام) هستند. ممکن است شما به همه ویژگی‌های آن نیاز نداشته باشید، بنابراین باید توجه داشته باشید که هر نوعی از این نرم‌افزارها را که انتخاب می‌کنید باید با اهداف و استراتژی‌های سازمان شما همسو باشد.
به چه امکاناتی نیاز دارید؟
همانطور که اشاره کردیم، نرم‌افزارهای HRMS قابلیت‌های فراوانی دارند و شاید شما به همه آن قابلیت‌ها نیاز نداشته باشید. بنابراین لزومی ندارد که تمام قابلیت‌های آن را خریداری کنید. شما می‌توانید هر قابلیت را به صورت مجزا خریداری کنید. اما ممکن است وسوسه شوید که تمام قابلیت‌ها را خریداری کنید، توصیه ما به شما این است که فقط قابلیت‌هایی را خریداری کنید که به آن نیاز دارید.
مقاومت در مقابل تغییر
انسان‌ها معمولا در برابر تغییر مقاوم هستند. HRMS تغییرات فراوانی را در سازمان ایجاد می‌کند. ممکن است حتی واحدهای منابع انسانی هم کمی مقاومت کنند و رغبتی به نرم‌افزار جدید نداشته باشند. از طرف دیگر، ممکن است بخش خدمات فنی هم اطلاعات کمی از این نرم‌افزارها داشته باشند و مایل به نصب آنها نباشند. این مقاومت‌ها طبیعی است. اگر می‌خواهید تغییرات بزرگی را در سازمانتان مشاهده کنید، استفاده از HRMS امری ضروری است.
اعداد دروغ نمی‌گویند
استفاده از HRMS در جهان رو به افزایش است. تحقیقات فروانی درباره تاثیر HRMS بر کسب و کارها صورت گرفته است. در اینجا چند نتیجه از این پژوهش‌ها را مرور می‌کنیم:
- امروزه، 50% از سازمان‌های جهان به HRMS روی آورده اند و منابع انسانی خود را اینگونه مدیریت می‌کنند.
- 42% از سازمان‌ها در حال برنامه ریزی برای استفاده از HRMS می‌باشند.
- 80% شرکت‌هایی که از چند قابلیت HRMS استفاده می‌کنند، خواهان افزایش قابلیت‌های آن برای سازمان خود هستند.
- 72% سازمان‌هایی که HRMS استفاده می‌کنند، معتقدند که این سیستم باعث بهبود عملکرد در آن سازمان شده است.
سخن پایانی
هر چند دیگر نمی‌توان اهمیت HRMS را نادیده گرفت ولی باید توجه داشت که این سیستم قرار نیست همه کارها را برای شما انجام دهد. این سیستم تنها حجم کاری شما را کاهش می‌دهد. با استفاده صحیح از این نرم‌افزارها می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش دهید و رضایت نیروی کار خود را فراهم کنید. در نهایت، با استفاده از HRMS شما زمان و قدرت مانور بیشتری برای اجرای طرح‌های جدید خواهید داشت و همین امر باعث می‌شود بهره‌وری سازمان شما افزایش یابد.
معرفی 5 نرم افزار کاربردی مدیریت منابع انسانی
منبع
