آنچه در این مقاله می خوانید
احتمالا تا کنون نام مدیریت پروژه و کنترل پروژه را شنیده اید. از ظاهر مشابه این دو عبارت به نظر می رسد معنای یکسانی داشته باشند.اما برخلاف تصور اکثریت افراد، مدیریت پروژه و کنترل پروژه با یکدیگر متفاوت بوده و دارای فرآیندهایی جداگانه هستند. شاید نسبت به دانستن تفاوت مدیریت و کنترل پروژه کنجکاو شده باشید زیرا تا امروز فکر می کردید یکی هستند.برای یافتن پاسختان در ادامه مقاله « تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست؟ » با ما همراه باشید.
مدیریت پروژه چیست؟
قبل از بیان تفاوت مدیریت و کنترل پروژه باید هر کدام را جداگانه توضیح دهیم. اگر به جزئیات و توضیحات بیشتر در مورد هر یک نیاز داشتید؛ می توانید مقاله های مدیریت پروژه و کنترل پروژه را مطالعه نمایید.
مدیریت پروژه به قوانینی گفته می شود که برای آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان کار یک تیم برای تحقق اهدافی مشخص و برآورده کردن معیارهای موفقیت معین به کار می رود. به زبان دیگر، مدیریت پروژه به کار بردن دانش، مهارت ها، ابزارها، روش ها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه در جهت بر آورده کردن موارد الزامی پروژه است.
این پروسه با بهره مندی از فرآیندهای آغاز کننده، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی انجام می شود. هر پروژه موقت است و در نتیجه شروع و پایان مشخصی خواهد داشت؛ بنابراین باید برای آن محدوده معین و منابع مشخصی در نظر داشت. هم‌چنین، هر پروژه منحصر به فرد بوده و تکراری نیست؛ در نتیجه نمی توان آن را یک فعالیت معمولی و روتین دانست.(برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله ما در مورد مدیریت پروژه را بخوانید.).
در نهایت باید بگوییم؛ مدیریت پروژه اهمیت بسیاری دارد و به عنوان یک فرآیند مجزا، اساسی و لازم در تجارت شکل گرفته است. در نتیجه این توضیحات تفاوت مدیریت و کنترل پروژه باید تا حدودی برای شما روشن شده باشد یا حداقل سوالاتی مهم در ذهنتان به وجود آورده باشد. در ادامه بیشتر توضیح خواهیم داد.
بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟
مثال مدیریت پروژه
برای این که بتوان تفاوت مدیریت و کنترل پروژه را توضیح دهیم بهترین راه استفاده از مثال است. تصور کنید که شما مدیر یک پروژه هستید و مسئولیت اجرای یک پروژه توسعه به شما محول شده است. در ادامه برخی از مراحل مدیریت پروژه را بیان نموده ایم:
گام اول مدیریت پروژه : شروع پروژه
ایجاد تیم: ابتدا نفرات تیم توسعه‌دهنده ، طراحان و سایر افراد مورد نیاز برای توسعه از جمله مدیران پروژه را انتخاب می کنیم.
معین و مشخص نمودن اهداف: اهداف پروژه و معیار هایی که بر اساس آن ها موفقیت پروژه ارزیابی می شود را تعیین می نماییم.
تقسیم پروژه به تسک های کوچک تر(WBS): پروژه را به بخش های کوچک‌تر تقسیم کرده و به مدیریت آن ها می پردازیم.
گام دوم : برنامه‌ریزی کردن پروژه
مشخص کردن زمان بندی ها : تخمین زدن زمان لازم برای اجرای هر فعالیت، تدوین و تنظیم یک برنامه زمان بندی برای تمام فعالیت های لازم برای اجرا شدن پروژه.
اختصاص دادن منابع: تعیین کردن این که به چه منابعی اعم از نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و … نیاز خواهیم داشت. تخصیص منابع مورد نیاز به هر فعالیت.
گام سوم مدیریت پروژه : اجرا
مدیریت کردن تیم اجرایی : رصد کردن میزان پیشرفت کار توسط اعضای تیم و برطرف کردن مسائل و مشکلات.
نظارت زمان‌بندی و هزینه‌های پروژه : وضعیت زمان‌بندی فعالیت ها و هزینه‌های صرف شده را پیگیری می نماییم.
کنترل کیفیت : تست کردن محصول و اطمینان حاصل کردن از میزان کیفیت نهایی آن.
گام چهارم : پایش و کنترل پروژه
این مرحله بیشتر از آنکه تفاوت مدیریت و کنترل پروژه باشد؛ شباهت بین آن ها است.
پیگیری پیشرفت پروژه: نظارت کردن بر میزان پیشرفت حاصل شده در اجرای پروژه و به وجود آوردن تغییرات مورد نیاز برای اصلاح و بهبود فرآیند.
گزارش : میزان پیشرفت پروژه و نکات ضروری مربوط به آن را به مدیران و ذینفعان پروژه گزارش می دهیم.
گام پنجم : اتمام پروژه
تحویل دادن محصول : محصول نهایی را به مشتری یا کارفرما ارائه می دهیم.
ارزیابی و بازبینی پروژه: عملکرد همه تیم ها و بخش ها بررسی شده و نسبت به فرآیند پروژه بازخورد می دهیم تا بتوان از تجربیات حاصل از اجرای پروژه بهره مند شد.
منبع : Asana.com
کنترل پروژه چیست؟
قبل از اینکه به سراغ بیان تفاوت مدیریت و کنترل پروژه برویم اجازه دهید تعریف مختصری از کنترل پروژه نیز ارائه دهیم.
کنترل پروژه به فرآیند گرد آوری داده ها، تحلیل و ارزیابی اطلاعات پروژه در راستای بهینه کردن و بهبود دادن فرآیند اجرای پروژه از لحاظ مواردی چون : هزینه، زمان، برنامه‌ریزی و کیفیت پیاده سازی گفته می شود. در واقع، کنترل پروژه مجموعه ای از اقدامات و فعالیت هایی است که برای تشخیص و پیش بینی کردن مسائل و مشکلات احتمالی با استفاده از اطلاعات و داده های در دسترس انجام می گردد. با این هدف که بتوان از وقوع مسایل و مشکلات در مسیر اجرای پروژه جلوگیری نمود. این فرآیند به مدیران پروژه انجام اقدامات و اصلاحات لازم کمک می کند و به آن ها امکان می دهد تا پروژه را در مسیر خود پیش ببرند.
فعالیت‌ها و اقداماتی که در فرآیند کنترل پروژه انجام می شود شامل موارد زیر است:
برنامه‌ریزی برای پروژه: تدوین و تنظیم برنامه‌ی اقدامات و فعالیت های ابتدایی برای شروع پروژه و تقسیم پروژه به گام ها و بخش های ساده تر و کوچک تر (WBS).
کنترل هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه: به زمان بندی ها و انجام فعالیت ها بر طبق آن نظارت کرده و هم چنین هزینه هایی که در پروژه صرف می شود را کنترل می نماییم تا در انتهای پروژه با ضرر و زیان روبه‌رو نشویم.
گزارش کار : برقراری ارتباط با کارفرمایان و ذینفعان پروژه و گزارش دادن وضعیت پروژه به آن ها.
کنترل پروژه فرآیندی بسیار مهم است؛ زیرا مدیران پروژه را قادر می سازد تا بهبودها و اصلاحات مورد نیاز، لازم و ضروری را اعمال نموده و در مورد مراحل اجرای پروژه به درستی تصمیم گیری نمایند تا پروژه مطابق با برنامه زمان بندی و با برخورداری از کیفیت مطلوب ارائه گردد. این فرآیند در حین اجرای پروژه از مرحله آغاز تا اتمام پروژه ادامه داشته و به مدیران در گرفتن تصمیم هایی مؤثر در طول اجرای پروژه کمک می کند.
کنترل پروژه از این طریق به مدیران کمک می کند تا بتوانند به صورت موثر و دقیق به برطرف نمودن مسایل و چالش های پروژه پرداخته و نواقص آن را تا دیر نشده اصلاح نمایند و یا حتی در صورت امکان اجرای پروژه را بهبود بخشند. همان طور که مشاهده می شود تفاوت مدیریت و کنترل پروژه در این است که می توان کنترل پروژه را بخشی از مدیریت پروژه دانست.در ادامه به صورت تفصیلی به این موضوع خواهیم پرداخت.
مثال (برای روشن شدن تفاوت مدیریت و کنترل پروژه)
بهترین راه برای اینکه بتوانید به تفاوت مدیریت و کنترل پروژه پی ببرید؛ بررسی مثال‌های عملی مربوط به هریک از این فرآیندها است. تصور کنید شما مسئولیت مدیریت تغییرات را در پروژه ای نرم‌افزاری بر عهده دارید.در این پروژه، یک تیم به توسعه دادن یک نرم افزار موبایل مشغول است. در حین به اجرا در آمدن پروژه، در محصول تغییراتی به وجود می آید. مسئول کنترل پروژه برای مدیریت این تغییرات مراحل زیر را اجرا می نماید:
مرحله اول: شناسایی و تشخیص تغییرات ایجاد شده
کسی وظیفه کنترل پروژه را برعهده دارد با تیم توسعه دهنده مشارکت می نماید تا بفهمد ایجاد چه تغییراتی در نرم افزار مورد نیاز است. چنین تغییری ممکن است بر اساس تغییر در نیازهای مخاطبان هدف نرم افزار باشد. مثلا شاید لازم باشد ویژگی‌هایی به نرم افزار افزوده شده یا تغییراتی در طراحی کاربری آن ایجاد گردد.
مرحله دوم: ارزیابی و سنجیدن تغییرات ایجاد شده
مسئول کنترل پروژه به ارزیابی چگونگی تاثیرگذاری تغییرات می پردازد. این ارزیابی شامل تحلیل و واکاوی هزینه‌ها و مخارج، وضعیت زمان بندی ها، و اثر نهایی بر کیفیت محصول است.
مرحله سوم : گرفتن تصمیم نهایی و تایید تغییرات
بر اساس ارزیابی ای که در مرحله قبل صورت گرفته، در رابطه با تایید یا رد تغییرات تصمیم گیری می‌شود.
اگر تغییرات تایید شوند، کنترل‌کننده پروژه آن‌ها را به تیم توسعه اعلام می‌کند.
مرحله چهارم : پیگیری و اجرای پروژه
مسئول کنترل پروژه بر اجرای تغییرات تایید شده نظارت می نماید تا اطمینان حاصل کند که این تغییرات به درستی و با دقت اجرا می گردند.
اگر تغییرات نیاز به تغییر در زمان‌بندی یا منابع دارند، اقدامات لازم انجام می‌شود.
مرحله نهایی: ارائه گزارش کار و نظارت
فرد مسئول کنترل پروژه به مدیر پروژه در رابطه با فرآیند اجرایی تغییرات گزارش داده و همواره بر این فرآیند نظارت خواهد داشت.
تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست؟
اصلی ترین موارد تفاوت مدیریت و کنترل پروژه را در زیر آورده ایم:
مدیریت پروژه
- مدیریت پروژه به انجام برنامه ریزی، راهنمایی وهدایت، عملیاتی کردن و اجرای پروژه در مدت زمانی تعیین شده و مشخص و با هزینه‌ها و منابع محدود ومعین می‌پردازد.
- اصلی ترین هدف و مقصود مدیریت پروژه، دست یافتن به اهدافی است که در ابتدای پروژه برای آن در نظر گرفته شده‌اند.
- پروژه‌ها از لحاظ زمانی احتمال دارد موقتی یا دائمی باشند و از لحاظ هزینه و منابع، محدوده و ملزوماتی دارند.
- مدیر یک پروژه، تیم ها را راهنمایی و هدایت می‌کند و با جزئیات روشن و دقیق نظارت و پیگیری می کند تا پروژه به هدف های تعیین شده دست پیدا کند.
کنترل پروژه
- اصلی ترین تفاوت مدیریت و کنترل پروژه در این است که مدیریت پروژه کلی تر بوده و کنترل پروژه به عنوان زیر مجموعه آن محسوب می شود.
- اصلی ترین چیزی که در کنترل پروژه مورد توجه است، مدیریت کردن و پیگیری هزینه‌ها، برنامه‌ها و زمان بندی‌ها است. تا در نهایت پروژه در زمان مقرر و بدون ضرر و زیان مالی به اهداف و مقاصد خود دست یافته در عینی که کیفیت قابل قبول برای نتیجه نهایی نیز رعایت گردیده باشد. این نیز از مواردی است که تفاوت مدیریت و کنترل پروژه را نشان می دهد.زیرا هدف مدیریت پروژه تحقق اهداف کلان پروژه است.
- کسی که پروژه را کنترل می کند داده‌ها و اطلاعات مربوط به هزینه ها و مخارج پروژه و وضعیت پروژه نسبت به برنامه های آن را گرد آوری نموده و به مسئول مدیریت پروژه اطلاع می‌دهد.
- تفاوت مدیریت و کنترل پروژه در اقدامات و فرآیندها به طور خلاصه در این است که مدیریت پروژه به راهبرد‌ها و اقدامات کلی و برنامه‌ریزی پروژه می پردازد؛ اما کنترل پروژه برنظارت و رصد کردن میزان پیشرفت پروژه در مراحل مختلف، کنترل و کاهش هزینه‌ها، مدیریت و تطبیق با تغییرات و حل مشکلات و چالش ها متمرکز است.
اهداف کنترل پروژه
اصلی ترین هدف کنترل پروژه که در واقع به نوعی تفاوت مدیریت و کنترل پروژه نیز می باشد؛ این است که پروژه در مسیر خود حرکت کرده و از آن منحرف نشود. به این معنا که چه از لحاظ زمان بندی ها و چه از لحاظ هزینه و مخارج، پروژه مطابق برنامه ریزی های اولیه در این موارد باشد. تصور کنید که پروژه ای بدون در نظر گرفتن بودجه بندی و برنامه ریزی زمانی جلو برود؛ تقریبا می توان مطمئن بود که چنین پروژه ای به سرانجام نخواهد رسید.
از دیگر اهداف کنترل پروژه که همگی در ذیل همین هدف کلی قرار می گیرند؛ می توان موارد زیر را نام برد:
- پروژه همگام با اهداف و استراتژی های کلان سازمان و در واقع پرتفلیوی آن هماهنگ باشد. برای مثال پروژه ای ساختمانی مناسب یک سازمان فتاوری اطلاعات نیست.
- هدف دیگر کنترل پروژه مدیریت ریسک ها و بحران هاییست که در مسیر پروژه اتفاق می افتند. زیرا اگر این موارد مدیریت نشوند قطعا پروژه نمی تواند مطابق با برنامه های اولیه پیش برود و به طوذر کلی در مسیر هر پروژه و در هر فرآیندی، ریسک ها و بحران ها ناگهان خود را نشان خواهند داد.
- هدف دیگر کنترل پروژه ارزیابی فرآیند پروژه و بازخورد دادن در مورد آن است تا بتوان مرتبا نواقص را برطرف کرده و فرآیند را ارتقا داد.
جمع بندی
با وجود این که مدیریت و کنترل پروژه هر دو برای رسیدن به موفقیت و تحقق اهداف پروژه‌ها ضروری هستند؛ اما به این معنا نیست که تفاوتی ندارند.
مدیریت پروژه با هدف گذاری، اختصاص دادن منابع، برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی برای پروژه، مسئولیت رسیدن به اهداف کلی پروژه را برعهده دارد. در صورتی که کنترل پروژه با نظارت بروضعیت پیشرفت پروژه، شناسایی و تشخیص چالش ها و مشکلات و اجرای تصمیمات برای بهبود و اصلاح روند، کمک می کند تا بتوان اهداف کلان تعیین شده برای پروژه را محقق نمود. بنابراین مهم ترین تفاوت مدیریت و کنترل پروژه در این است که مدیریت پروژه کلی تر و جامع تر بوده و کنترل پروژه را در بر می گیرد.به زبان دیگر، کنترل پروژه جزیی از فرآیند مدیریت پروژه است.
