آنچه در این مقاله می خوانید
انسان‌های زیادی هستند که همزمان در حال تحصیل، کار و زندگی هستند. گویا همه چیز را با هم دارند و می‌توانند بدون هیچ مشکلی آنها را مدیریت کنند. در هیچ کدام از مور زندگی استرسی ندارند و بسیار موفق ظاهر می‌شوند. طبیعتاً آنها باید ویژگی خارق‌العاده‌ای در مدیریت کارهای خودشان داشته باشند. البته قطعاً از بدو تولد اینگونه نبوده‌اند و با مدیریت زمان توانسته‌اند از تک تک فرصت‌های زندگی خود بهره‌مند شوند. همانند آنها شما هم می‌توانید با مدیریت زمان و سازماندهی و توزیع مناسب آن در زندگی به همه آن چیزی که می‌خواهید برسید. برای مدیریت زمان اول باید مفهوم آن را بشناسید و سپس چند تکنیک طلایی را برای این کار یاد بگیرید.
مدیریت زمان چیست؟
برنامه‌ریزی آگاهانه برای کنترل زمان صرف شده برای کارهای روزانه را مدیریت زمان می‌گویند. هدف ما از مدیریت زمان بالا بردن بازدهی خودمان است. احتمالاً شما هم از تکنیک‌هایی مثل تعیین ضرب العجل، نوشتن فهرست کارهای انجام شده یا دادن پاداش‌های کوچک قبلاً استفاده کرده‌اید. آنها برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان هستند و می‌توانند برای شما مفید باشد. یکی از مواردی که در مدیریت زمان باید به آن توجه داشته باشید ایجاد انگیزه است. انگیزه‌ای که باعث شود عادات خوب در کار و زندگی را بیشتر کنید. برای ایجاد انگیزه در زندگی خودتان نیاز به شناخت تکنیک و استراتژی‌های گوناگونی دارید. مدیریت زمان یکی از مسایل بسیار مهم در پیشرفت به شمار می رود به طوری که بسیاری از کتاب های توسعه و رشد شخصی، بخشی از مطالب خود را به آن اختصاص می دهند.( برای مشاهده لیست کتاب های توسعه فردی کلیک کنید.)
بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟
دلایل اهمیت مدیریت زمان
داشتن مدیریت زمان به دلایل مختلف در زندگی انسان تاثیر زیادی می‌گذارد. با کمک آن می‌توانید بهره‌وری روزانه خود را افزایش دهید، سطح استرس را پایین بیاورید، به اهدافتان نزدیک‌تر شوید و در کنار یک زندگی سالم، توسعه فردی را تجربه کنید. برخی از دلایل مهم بودن مدیریت وقت را خدمتتان بیان می‌کنیم:
- افزایش راندمان: با مدیریت زمان این فرصت را دارید که وظایف خودتان را اولویت بندی کرده و زمان مناسب برای هر کار تخصیص دهید. با کمک مدیریت وقت زمان‌های طلایی خودتان در شبانه روز را برای کارهایی در نظر می‌گیرید که فشار زیادی به شما وارد کنند. از طرفی می‌توانید وقت‌های مرده خود را زنده کرده و از آنها برای پیشرفت استفاده کنید.
- تصمیم گیری: وقتی روی زمان خودتان کنترل داشته باشید، فرصت کافی برای فکر کردن و تصمیم‌گیری به دست خواهید آورد.یعنی بخشی از روز را برای این کار اختصاص می‌دهید و از تصمیمات عجولانه که معمولاً نتایج خوبی به همراه ندارند دور خواهید شد.
- هدف:اگر نمی‌توانید زمان خودتان را مدیریت کنید، هدف‌گذاری خاصی هم در زندگی نداشته باشید. وقتی شما اهداف بزرگ خودتان را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید و برای آنها برنامه داشته باشید می‌توانید یک راه طولانی را به سلامت طی کنید و به آن چیزی که می‌خواهید برسید( هدف گذاری اسمارت چیست؟ بخوانید). شاید انگیزه کافی برای رسیدن به اهدافتان داشته باشید اما وقتی مسیر رسیدن به هدف را منظم و مستمر طی نکنید نتیجه خوبی نخواهید گرفت.
- تعادل: برای موفقیت و رسیدن به اهداف باید بین کار و زندگی شخصی تعادل ایجاد کنید. کنترل زمان به شما کمک می‌کند تا برای هر کدام از این موارد زمان اختصاصی در نظر بگیرید. با کمک کنترل وقت، برنامه‌های کار و زندگی شما با هم تداخل پیدا نمی‌کنند و با روحیه و شادابی کافی به سمت اهداف خودتان حرکت خواهید کرد.
- اثربخشی: در کنترل زمان بیشتر دنبال کیفیت هستیم تا کمیت. می‌خواهیم زمان‌های پرت و اضافی که کارایی ندارند را حذف کرده و به جای آنها از زمان مفیدی که در طول روز داریم نهایت استفاده را ببریم. به این شکل اگر در گذشته برای برنامه خاصی ۵ ساعت زمان در نظر می‌گرفتید الان می‌توانید آن را در دو ساعت با بالاترین کیفیت انجام دهید.
یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت زمان در سازمان ها محاسبه بازده کاری کارمندان مجموعه است.برای این کار می توان از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده نمود. با استفاده از این نرم افزار، با کمترین هزینه و بدون نیاز به خرید دستگاه می توان ورود و خروج پرسنل را ثبت و بازده عملکرد آنان را محاسبه کرد.
علائم ضعف در مدیریت زمان
هر کدام از ما به دلایل مختلفی ممکن است در مدیریت زمان ضعیف باشیم. بسیاری از دلایل ضعف در مدیریت و کنترل زمان مشترک هستند. برای اینکه در آینده بتوانیم کنترل بهتری روی وقت ارزشمند خودمان داشته باشیم باید دلایل ضعف را بشناسیم و نسبت به برطرف کردن آنها اقدام کنیم. تا زمانی که نقاط ضعف خودمان را ندانیم و آنها را برطرف نکنیم، می‌توانیم مدیریت خوبی روی اصلی‌ترین سرمایه زندگی خودمان داشته باشیم. همیشه به این مورد فکر کنید که از دست رفتن هر چیزی را در این دنیا می‌شود جبران کرد اما عمر رفته را نمی‌شود برگرداند. به همین دلیل باید برای تک تک لحظات عمرمان ارزش قائل شویم و اگر در مدیریت آن مشکل داریم، ایرادمان را برطرف نماییم.
اغلب کمبود انرژی را تجربه میکنید
بسیاری از ما وقتی با مفهوم مدیریت زمان آشنا می‌شویم، سعی می‌کنیم آن را برنامه‌ریزی کرده و در زندگی خودمان اجرا نماییم. زمانی که می‌خواهیم اولین برنامه‌ریزی خودمان را اجرا کنیم معمولا با مشکلی به نام کاهش انرژی مواجه می‌شویم. اصلاً به این فکر نکنید که کمبود انرژی مشکل خاص شما است و نمی‌توانید آن را برطرف سازید. اکثر افراد در اجرای اولین برنامه خود کمبود انرژی را احساس می‌کنند و دلیل آن هم کاملاً مشخص است. متاسفانه وقتی اولین برنامه زمانی خودتان را تنظیم میکنید برای استراحت و مراقبت از سلامتی هیچ تایمی را در نظر نمی‌گیرید. مثلاً برای خواب شب برنامه خوبی ندارید و همین موضوع باعث می‌شود هنگام اجرای برنامه‌های صبح انرژی کافی نداشته باشید. گاهی اوقات هم بیش از حد به خودتان فشار می‌آورید و همین موضوع سبب می‌شود در اجرای برنامه‌های آتی فرسوده شوید. برای مقابله با این مشکل توصیه می‌کنیم حتماً در برنامه‌ریزی خودتان، تایم استراحت و مراقبت از سلامتی را تنظیم نمایید.
همیشه دیر میرسید
یکی از مشکلات دیگری که معمولاً در مدیریت زمان با آن مواجه می‌شویم، دیر رسیدن به برخی از برنامه‌ها است. گاهی اوقات شما در برنامه خودتان تنظیم میکنید که در ساعت مقرری به محل خاصی بروید اما هر چقدر تلاش میکنید همیشه دیر میرسید. اولویت بندی ضعیف مهم‌ترین دلیل بروز این مشکل می‌باشد. متاسفانه بسیاری از افرادی که دنبال مدیریت زمان هستند به این فکر نمی‌کنند که کدام کار آنها ارزش بیشتری دارد. اولویت‌بندی ضعیف باعث می‌شود آنها کارهای مهم را به تعویق بیندازند. به تعویق انداختن کارهای مهم همیشه نتیجه بخش نیست و در اکثر اوقات باعث می‌شود نتوانید آنها را در زمان مقرر انجام دهید.
گاهاً زمان زیادی را برای کارهای بی‌اهمیت صرف میکنید و وقتی سراغ کارهای بزرگ می‌خواهید بروید زمانی برای آنها ندارید. حتماً در برنامه‌ریزی خودتان به این فکر کنید که کدام کار اولویت بیشتری برای شما دارد. مثلاً اگر فردا امتحان دارید و در کنار آن می‌خواهید یک فیلم سینمایی جذاب تماشا کنید، اولویت اول شما باید امتحان فردا باشد. در صورتی که پس از آماده شدن برای امتحان، زمان اضافی داشتید آنگاه می‌توانید به تماشای فیلم سینمایی بنشینید. ضمناً اگر در طول روز مجبور هستید در مکان‌های متفاوتی حاضر شوید، در زمانبندی خودتان حتماً برای حمل و نقل هم تایم مناسب در نظر بگیرید. این موضوع سبب می‌شود سریعتر حرکت کنید و دچار کمبود زمان برای انتقال از یک محل به محل دیگر نشوید.
تا دیر وقت کار میکنید
اگر تا دیر وقت کار میکنید احتمالاً نمی‌توانید مدیریت خوبی روی زمان خودتان داشته باشید. کار کردن تا دیر وقت روی یک پروژه خاص برای مواقع اضطراری ایرادی ندارد اما در دراز مدت می‌تواند انگیزه و نشاط شما را کاهش دهد. نمی‌توانیم کتمان کنیم که مشاوره‌های غلط برخی افراد هم در این زمینه موثر هستند. به توصیه افرادی که می‌گویند بدون برنامه و روی یک موضوع تا جایی که می‌توانید کار کنید اصلاً اعتنا نداشته باشید. باید برای همه برنامه‌های زندگی خودتان تایم در نظر بگیرید و اگر بخواهید همه وقت را صرف کار تا دیر وقت کنید، برای دیگر امور نه انرژی خواهید داشت و نه انگیزه.
کار کردن تا دیر وقت، باعث می‌شود زمان طلایی صبح فردا را از دست دهید هیچ بهره‌ای از آن نبرید. این در حالی است که بهترین و با کیفیت‌ترین زمان در دسترس شما، تایم صبح است. وقتی تایم صبح را از دست دهید برنامه شما به طور کامل متلاشی می‌شود و دیگر نمی‌توانید آن را تا شب ادامه دهید. به همین دلیل توصیه می‌کنیم حتماً طبق برنامه‌ای که دارید، کار خودتان را در زمان مناسب تمام کنید و در تایم ایده‌آل به خواب روید.
بهترین تکنیک های مدیریت زمان
برای همه انسان‌ها نمی‌توانیم یک فرمول مدیریت زمان پیشنهاد کنیم. هر کدام از اهالی این کره خاکی شرایط متفاوتی نسبت به یکدیگر دارند و تنها کسی که می‌تواند برای آنها برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشد خودشان هستند. یک دانشجوی کارشناسی ارشد با مادر شاغلی که باید فرزندان خود را هم حمایت کند، شرایط متفاوتی خواهد داشت. حتی دو دانشجوی کارشناسی ارشد که یکی شاغل و دیگری بدون شغل است، شرایط متفاوتی برای مدیریت زمان دارند.
به جای اینکه بخواهیم یک برنامه نامناسب برای مدیریت وقت به شما پیشنهاد کنیم، تکنیک و استراتژی‌هایی را برای مدیریت زمان با هم بررسی خواهیم کرد. هر انسانی در هر شرایطی که باشد با کمک این تکنیک‌ها می‌تواند، زمان خودش را به خوبی تقسیم کرده و از آن برای اجرای وظایف و کارهای روزمره کمک بگیرد. تکنیک‌هایی که با هم بررسی خواهیم کرد از بهترین روش‌های مدیریت زمان در جهان هستند.
منبع : Corporatefinanceinstitute
تابلوی کانبان
تابلوی کانبان تکنیکی رایج در مدیریت زمان است. این تابلو را می‌توانید روی هرگونه تخته سفید، آهنربایی یا حتی نرم‌افزارهای کامپیوتری ایجاد کنید. در روش تابلو کانبان باید وظایف روزانه خودتان را روی کارت‌هایی بنویسید و آنها را در یک ستون قرار دهید. ستون‌هایی که کارت‌ها روی آنها قرار می‌گیرند مراحل پیشرفت شما را نشان خواهند داد. البته قبل از ایجاد تابلو کانبان توصیه می‌کنیم حتماً تمامی کارهای خودتان را مشخص کنید و اطلاعات کافی در مورد آنها جمع آوری نمایید. با کمک این تابلو می‌توانید خیلی سریعتر به اهداف خودتان برسید و درک عمیق‌تری نسبت به جزئیات کارهایی که انجام داده‌اید داشته باشید.
ماتریس آیزنهاور
یکی دیگر از تکنیک‌هایی که می‌تواند در مدیریت زمان به شما کمک کند ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس به افتخار دوایت آیزنهاور که زمانی رئیس جمهور آمریکا بوده به این نام شهرت پیدا کرده است. البته ماتریس آیزنهاور مربوط به زمانی می‌شود که دوایت فرمانده متفقین در ایالات متحده بود. در شرایط جنگی آیزنهاور مجبور بود تصمیماتی را بگیرد که به شدت پیچیده و دشوار بودند. همین موضوع باعث شد او چیزی تحت عنوان ماتریس آیزنهاور را طراحی کند. آیزنهاور وظایف خود را در ۴ ربع جداگانه سازماندهی کرده و آنها را بر اساس مهم در برابر غیر مهم و فوری در برابر غیر فوری مرتب می‌کرد. اگر می‌خواهید از این ماتریس استفاده کنید باید کارهای فوری را فوراً انجام دهید. وظایف مهم شما در ماتریس آیزنهاور آنهایی هستند که ارزش بلند مدت دارند. در این ماتریس فقط شما باید روی وظایف مهم و فوری کار کنید. وظایف غیر مهم و غیر فوری به افراد دیگری محول می‌شوند یا به طور کلی حذف می‌گردند.
استفاده از لیست کارها
برای مدیریت زمان قوی باید لیست کارهای خودتان را مشخص کنید. در این لیست باید طبقه‌بندی مناسبی داشته باشید و کارها را از نظر اهمیت و ارزش گذاری دسته‌بندی نمایید. کارهایی که مهمتر هستند را بهتر است اول این لیست بنویسید. شما اول باید برای آنها برنامه‌ریزی زمانی داشته باشید و بعد سراغ کارهایی بروید که اهمیت کمتری دارند. اگر بخواهید عمده وقت خود را روی کارهای بی‌اهمیت بگذارید برای کارهایی که در آینده شما نقش مهمی ایفا خواهند کرد، وقت کم می‌آورید. نوشتن لیست کارها به شما کمک می‌کند تا در برنامه‌ریزی‌های بعدی برای زمان خودتان اطلاعات آماده داشته باشید.
عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید
تکنیک دیگری که برای مدیریت زمان به شما معرفی می‌کنیم از بین بردن عوامل حواس پرتی است. برای این کار اول باید چیزهایی که حواس شما را در طول روز پرت می‌کنند و تمرکز شما را از بین می‌برند بشناسید. اینستاگرام یا تلگرام می‌تواند یکی از عوامل حواس پرتی شما باشد. این دو شبکه اجتماعی و به ویژه اینستاگرام بیشتر حالت تفریحی دارند و شاید در ابتدا برای چند ثانیه وارد آنها شوید اما در هنگام خروج متوجه می‌گردید که ساعت‌های زیادی را در آنها تلف نموده‌اید. شما باید عوامل حواس پرتی خودتان را پیدا کنید و با از بین بردن آنها بخش عمده زمان تلف شده را نجات دهید.
هر روز برنامه‌ریزی کنید
در مدیریت زمان روی این موضوع تاکید داریم که برنامه‌ریزی روزانه را هیچ وقت فراموش نکنید. البته شما باید برنامه‌ریزی سالانه و ماهانه هم داشته باشید. بعد از اینکه برنامه سالانه و ماهانه خودتان را مشخص کردید باید آن را به صورت روزانه تقسیم بندی کنید. با برنامه‌ریزی روزانه می‌توانید کارهایی که قبلاً توانسته‌اید انجام دهید را مجدداً در برنامه خودتان بیاورید. ضمناً به این هم توجه داشته باشید که ممکن است امروز متوجه شوید که فردا کارهای جدیدی برایتان به وجود خواهد آمد. وقتی هر روز برنامه‌ریزی جداگانه انجام دهید می‌توانید کارهای جدید را هم سازماندهی نمایید.
مدیریت زمان و برنامه ریزی
مدیریت زمان و برنامه ریزی دو مهارت بسیار مفید هستند که با هم ارتباط نزدیکی داشته و یکدیگر را تکمیل می کنند. به این صورت که بدون برنامه ریزی نمی توان از زمان خود به نحو احسن استفاده نمود و بدون مدیریت زمان نمی توان برنامه ریزی را پیاده کرد. در کنار هم این دو مهارت به شما کمک می کنند تا بتوانید به اهدافی که برای خودتان تعیین کرده اید؛ برسید.
برنامه ریزی به استفاده موثر و بهینه از زمان کمک می کند. تنها در صورتی که دست به برنامه ریزی بزنید؛ می توانید ببینید که چقدر می توانید برای هر کار زمان در نظر بگیرید و زمان خود را متناسب با کارهایتان به هر کدام اختصاص دهید. برنامه ریزی به این صورت می تواند به شما کمک کند تا بخش زیادی از زمان خود را با انجام کارهای غیر مهم هدر ندهید و در نهایت تیز به برخی از کارهای نرسید.
با کمک مدیریت زمان می توانید به برنامه ای که برای خود در نظر گرفته اید پایبند باشید. بی نقص ترین برنامه نیز اگر اجرایی نشود بیهوده و بی فایده خواهد بود. با مدیریت زمان می توانید از هدر رفت زمان جلوگیری کنید و اجازه ندهید که برای هر کار، بیش از آنچه لازم دارد زمان صرف شود.
