آنچه در این مقاله می خوانید
اگر دانشجوی رشته مهندسی یا سایر گرایشهای ریاضی بوده باشید احتمالاً نام درسی به عنوان کنترل پروژه را در دانشگاه شنیدهاید. هدف از آن درس این بود که شما برای مدیریت پروژه اطلاعاتی دریافت کنید. البته در گذشته افراد زیادی برای این کار انتخاب نمیشدند و اساساً چیزی تحت عنوان مدیر پروژه وجود نداشت. فقط در برخی از پروژههای مهم عمرانی میدیدیم که چنین رده شغلی تعریف شود. با تغییر و تحولاتی که در دنیا رخ داده مدیران پروژه اهمیت بیشتری پیدا کردند و در حال حاضر این شغل به عنوان یکی از پرتقاضاترین مشاغل جهان شناخته میشود.
مدیریت پروژه چیست؟
قوانینی که یک گروه باید بر اساس آن برای یک پروژه برنامهریزی کنند، آن را شروع نمایند و به اتمام برسانند مدیریت پروژه نامیده میشوند. کسی که به عنوان مدیر پروژه منصوب میشود وظیفه دارد از امکانات و منابع برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده کند. البته مدیر پروژه اهداف را مشخص نمیکند و فقط مجری آنها خواهد بود. در مدیریت پروژه استفاده مناسب از منابع و تنظیم وظایف برای رسیدن به اهداف موضوع مهمی محسوب میشود.
بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی به انگلیسی | HRMS برای کسب و کار | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟
پروژه چیست؟
در بحث مدیریت پروژه خوب است با خود مفهوم پروژه هم بیشتر آشنا شویم. بیشتر ما پروژه را یک فرایند کاری میدانیم که طی آن قرار است هدف خاصی محقق گردد. اگر بخواهیم تعریفی آکادمیک برای پروژه بیان کنیم باید آن را برنامه خاصی جهت رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده بدانیم. موفقیت پروژه در گرو آن است که اهداف از پیش تعیین شده محقق شوند. برای رسیدن به این هدف باید زمان، هزینه و کیفیت را مد نظر قرار داد. مدیر پروژه باید بتواند زمانبندی خوبی برای انجام کارها داشته باشد و هزینهها را کاهش دهد. او باید خروجی با کیفیتی هم از پروژه به دست آورد.
منبع : pmi.org
۴ مفهوم کلیدی در شغل مدیریت پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه با مفاهیم مختلفی مواجه میشویم. برخی از این مفاهیم اهمیت بیشتری دارند و کلیدی محسوب میشوند. باید این مفاهیم را به خوبی بشناسید و در هنگام کنترل پروژه از آنها به بهترین شکل استفاده کنید. مفاهیمی که در مدیریت پروژهای کلیدی محسوب میشوند را خدمتتان بیان خواهیم کرد.
۱) زمان:
زمانبندی مناسب در موفقیت پروژه نقش مهمی ایفا میکند. شما باید هدف کلی پروژه را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید و برای همه آنها برنامهریزی داشته باشید. در این حالت میتوانید روی تک تک وظایف خودتان زمانبندی تنظیم کنید و نهایتاً به آن چیزی که در مدیریت پروژه میخواهید برسید. به این ترتیب میتوانیم نتیجه بگیریم که مفهوم زمان برای مدیران پروژه چقدر کلیدی خواهد بود.
یکی از ابزارهایی که برای مدیریت زمان می توان از آن کمک گرفت نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است. با استفاده از این نرم افزار ها می توان بدون نیاز به دستگاه ورود و خروج پرسنل را ثبت نموده و بر میزان بازده کاری آن ها نظارت داشت.
۲) بودجه:
بودجه در مدیریت پروژه طبیعتاً نقش مهمی دارد. طبیعتاً هر مدیر پروژهای دوست دارد بودجه کافی و مناسب برای اهداف خود داشته باشد. با این حال در اکثر مواردی که ما بررسی کردهایم چنین چیزی اتفاق نمیافتد و اصلاً هنر مدیر، کنترل بودجه محدود است. مدیری در کنترل پروژه موفق ظاهر خواهد شد که بتواند بودجه خود را به خوبی بین قسمتهای مختلف تقسیم کند.
۳) عملکرد:
مدیر پروژه باید با امکانات محدودی که دارد بهترین عملکرد را از خود نشان دهد. او باید بیشترین بازدهی را از افراد تحت امر خود دریافت کند و با کمک آنها بتواند هدف نهایی پروژه را محقق سازد. تمامی مفاهیم دیگری که در مدیریت پروژه مطرح میشوند نهایتاً در عملکرد مدیر تاثیرگذار هستند.
۴) پذیرش مشتری:
جذب مشتری و افزایش فروش از جمله اهدافی است که مدیریت پروژه باید آن را دنبال کند. هرچه یک پروژه مشتریان بیشتری داشته باشد یعنی بودجه بالاتری در اختیار خواهد داشت. حال خودتان قضاوت کنید، مدیری که بتواند مشتریان بیشتری جذب کند موفقتر است یا مدیری که با چند مشتری معمولی پروژه را پیش ببرد.
مراحل مدیریت پروژه چیست؟ از آغاز تا پایان
برای موفقیت در مدیریت پروژه باید مراحل مختلف آن را بشناسید. شما باید مدیریت خودتان را تحت این مراحل از آغاز تا پایان تنظیم کنید. این مراحل به شما کمک میکنند تا گام به گام مدیریت پروژه را انجام دهید و مشکلات زیادی پیش روی شما قرار نگیرند:
شروع:
اولین کاری که مدیر پروژه باید انجام دهد تبدیل یک ایده هنی به هدفی واقعی و حقیقی است. او باید پروژه خودش را تعریف کند و برای آن دنبال سرمایهگذار بگردد. پس از پیدا کردن سرمایهگذار، مدیر پروژه باید افراد متخصص و حرفهای را کنار خود گرد آورد تا با کمک آنها بتواند به هدفی که در ذهن دارد برسد.
برنامهریزی:
گام دومی که مدیر پروژه باید بردارد برنامهریزی است. او باید محدوده کار را تعریف کند و بر اساس آن به دنبال منابع و امکانات بگردد. همچنین مشخص کردن وظایفی که افراد گوناگون در پروژه باید بر عهده بگیرند در این مرحله انجام میشود. زمانبندی یکی از عناصر کلیدی در برنامهریزی پروژه محسوب میشود و مدیر باید برای آن وقت کافی بگذارد. مفهوم مدیریت ریسک چیزی است که مدیر در این مرحله نباید به راحتی از کنار آن عبور کند و برای ارتباط گرفتن با سرمایهگذاران و افراد ذینفع در پروژه هم باید برنامه ارتباطی خاصی داشته باشد.
اجرا:
گام سوم مدیر پروژه اجرای برنامهها و وظایفی است که از قبل مشخص شدهاند. مدیر پروژه باید روی نحوه عملکرد اعضای تیم خود نظارت کامل داشته باشد و آنها را در مسیر پیشرفت قرار دهد. او باید نسبت به این موضوع اطمینان حاصل کند که در اجرای پروژه هیچ مشکلی وجود ندارد و همه چیز طبق برنامه پیش میرود.
نظارت و کنترل:
مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با اجرای آن باید انجام شود. در این مرحله روی دو فاکتور کلیدی تحت عنوان نیروی انسانی و هزینه متمرکز میشوید. مدیر پروژه باید از بروز هزینههای اضافی پیشگیری به عمل آورد و روی عملکرد نیروی انسانی نظارت داشته باشد. او باید به اندازه پولی که خرج میکند از نیروی انسانی بازدهی دریافت کرده و پروژه خود را به سمت موفقیت حرکت دهد.
پایان:
در آخرین مرحله از مدیریت پروژه شما باید نتیجه نهایی را به اطلاع ذینفعان برسانید. اگر قرار است محصولی تولید کنید باید آن را به سرمایهگذاران خود نشان دهید و برای دریافت استانداردهای کیفی تلاش نمایید. پس از پایان پروژه در صورتی که قرار است پروژه دیگری را آغاز کنید حتماً اعضای تیم خودتان را بررسی کرده و افراد ضعیف را کنار بگذارید. با خاتمه یک قرارداد عملاً پروژه به آخرین نقطه خود میرسد و تمام میشود.
مثال برای مدیریت پروژه؛ مدیریت پروژه ساختمانی
در این مثال ، فرآیند مدیریت پروژه را در یک پروژه ساختمانی بررسی می نماییم. در این پروژه قصد داریم یک آپارتمان مسکونی بسازیم. فرض کنید شما به عنوان مدیر این پروژه در نظر گرفته شده اید. در ادامه تمام مراحل و گام هایی که برای مدیریت پروژه ساختمانی باید طی کنید را ذکر نموده ایم :
تعیین دامنه و محدوده پروژه
در اولین گام مدیریت پروژه، باید حد و مرز و دامنه پروژه معین شود. تعیین حدود و دامنه یک پروژه به این معناست که اهداف پروژه، نکات ضروری، الزامات و نتایج نهایی مورد انتظار از پروژه به صورت شفاف و دقیق تعیین گردد. در مورد پروژه ساخت آپارتمان مسکونی ممکن است مواردی چون کیفیت بالای ساخت، تحویل ساختمان نهایی در زمان تعیین شده و صرف هزینه مطابق با بودجه بندی به عنوان اهداف پروژه در نظر گرفته شود. الزامات پروژه در این مثال نیز به مواردی چون تعداد طبقات مجاز برای آپارتمان، متراژ تعیین شده برای هر واحد و کل آپارتمان، امکانات در نظر گرفته شده برای هر واحد، اشاره دارد. نتیجه نهایی در پروژه نیز ساختمان تکمیل شده آپارتمان مسکونی بر اساس شرایط پروژه است.برای مثال اگر طبق الزامات یک پروژه مجاز باشیم که 110متر به هر واحد اختصاص دهیم؛ در این صورت نتیجه نهایی که تحویل می شود باید یک آپارتمان مسکونی باشد که هر واحد آن 110 متری است.
برنامه ریزی برای اجرای پروژه
پس از اینکه دامنه، اهداف و الزامات پروژه تعیین شد باید برای تحقق آن ها برنامه ریزی کنیم. برنامه ریزی در این مورد به این معناست که تعیین کنیم برای اینکه طبق الزامات ومحدودیت های پروژه، قادر به تحویل نتیجه نهایی در زمان و بودجه بندی تعیین شده باشیم؛ چه مراحل و گام هایی باید طی گردد. بنابراین در این مرحله باید تعیین کنیم که برای تح.یل نتیجه نهایی چقدر زمان، بودجه، منابع و نیروی انسانی در اختیار داریم؛ پس از آن باید گام های اجرایی برای ساخت یک آپارتمان مسکونی را تعیین کرده و تقسیم وظایف نماییم.همچنین باید جدول زمانی برای ریز فعالیت ها و اقدامات اجرایی تدوین کنیم تا بتوانیم طبق زمان بندی عمل کنیم.
برای مثال این اقدامات و فعالیت ها برای ساخت یک آپارتمان مسکونی شامل، اخذ پروانه و مجوز های لازم برای شروع به ساخت و ساز، طراحی ساختمان مورد نظر، تهیه مصالح، اجرا و بازرسی و نظارت بر فرآیند ساخت و ساز است.
شما باید زمان مورد نیاز برای اجرای هر یک از این فعالیت ها را محاسبه نموده و جدول زمانی بر اساس آن تنظیم نمایید که ترتیب شروع و پایان و همزمانی اقدامات اجرایی مختلف را نشان دهد. هم چنین باید برای اجرای هریک از این اقدامات نیروی انسانی مناسب مانند طراحان، پیمانکاران و… در نظر گرفته و منابعی که برای به کار گرفتن آن مورد نیاز است را نیز محاسبه نمایید و دقت نمایید که همه هزینه ها مطابق با بودجه بندی پروژه باشد.
اجرا
پس از برنامه ریزی، وارد عمل شوید و به اجرای پروژه بپردازید. در این مرحله از مدیریت پروژه باید بر روند پیشرفت پروژه نظارت کنید و در صورت بروز هر گونه مشکل در مسیر اجرای پروژه به برطرف کردن آنبپردازید تا بتوانید طبق برنامه ریزی زمانی و بودجه بندی، نتیجه نهایی پروژه را تحویل دهید. این شامل نظارت بر پیشرفت، مدیریت منابع و حل هرگونه مشکلی است که ممکن است پیش بیاید. برای اینکه بتوانید به دقت بر روند اجرا نظارت داشته باشید باید مرتب با تیم خود ملاقات کرده و نسبت به وضعیت پروژه از آنان گزارش بگیرید. در مرحله اجرا شما به عنوان مدیری پروژه باید بتوانید منابع خود را مدیریت نموده و اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم شما به آن چه برای پیشبرد پروژه مورد نیاز است؛ دسترسی دارند. برای مثال تیم اجرا تمام مصالح مورد نیاز برای ساخت قسمت های گوناگون ساختمان را در اختیار داشته باشند.
نظارت و کنترل پروژه
برای مدیریت پروژه در این مرحله باید روند اجرای پروژه را زیر نظر داشته و مرتبا شاخص های عملکردی پروژه را با اهداف مقایسه نموده و در صورت بروز مشکل در صدد رفع آن برآمده و تغییرات لازم را در روند اجرا ایجادد نمایید. همه این اقدامات به این جهت است که مدیریت کنید پروژه از جدول زمانی و بودجه بندی خود خارج نشده و قادر به تحویل نتیجه نهایی پروژه باشید. برای مثال اگر در پروسه ساخت آپارتمان مسکونی، متوجه شدید که نیروی انسانی شما نمی تواند در تاریخ مقرر ساختمان نهایی را تحویل دهد باید تلاش کنید که در مواردی چون تعداد نیروی انسانی، جدول زمانی پروژه و… تغییراتی ایجاد نمایید که در نهایت منجر برگرداندن پروژه به مسیر اصلی خود گردد.
پایان پروژه
هنگام پایان پروژه باید میزان موفقیت پروژه را بررسی نموده به این معنا که معین نمایید تا چه حد به اهداف پروژه رسیده اید. سپس فرآیند پروژه را مستند نموده و از نتایج آن در پروژه های بعد استفاده نمایید. سپس و در نهایت محصول نهایی را به ذینفعان تحویل دهید و از آنان بازخورد دریافت کنید.
انواع شیوه های مدیریت پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه با روش و شیوههای متفاوتی روبرو میشویم. اگر شما هم میخواهید مدیریت یک پروژه را بر عهده بگیرید بهتر است با انواع شیوههای مدیریت پروژه بیشتر آشنا شوید.
آبشاری (Waterfall Project Management)
اگر به مدیریت پروژه سنتی علاقهمندید باید سراغ روش آبشار بروید. در این شیوه سنتی تمامی مراحل در یک مرحله و به صورت متوالی انجام میپذیرند. این روش مدیریت پروژه بیشتر برای حالتی مناسب است که بخواهید چیزی شبیه یک خانه را بسازید.
چابک (Agile Project Management)
مدیریت پروژه به روش چابک برای افرادی خوب است که میخواهند انعطاف پذیری بالایی در کار خودشان داشته باشند. در این مدل مدیریت همه چیز بر اساس مراحل کوچک و افزایشی طراحی میشود. مدیریت چابک بیشتر برای پروژههای صنعتی مناسب است. مخصوصاً برای پروژههایی که احتمال نوسان در آنها زیاد است یا نمیشود همه جزئیات را از ابتدا فهمید.
اسکرام (Scrum Project Management)
دیگر شیوهای که برای مدیریت پروژه میتوانید سراغ آن بروید، اسکرام نام دارد. مدیر پروژه در اسکرام از تیمهای کوچک و چرخههای توسعه کوتاه استفاده میکند. او باید ارتباطات مکرر با دیگران داشته باشد و نقش کارکنان خود را به خوبی تعیین کند. مدیریت پروژه به این سبک بیشتر برای زمانی مناسب است که پروژه صنعتی نیاز به تغییرات مکرر پیدا میکند.
ناب (Lean Project Management)
یکی از روشهای شناخته شده مدیریت پروژه تحت عنوان ناب معروف شده است. از این روش برای بالا بردن کارایی و کیفیت در سازمانها کمک گرفته میشود. با کمک روش ناب سازمان تلاش میکند برای مشتریان خود ایجاد ارزش کند و فرایندهای آنها را به صورت بهینه انجام دهد. هدف از این سبک آن است که یک سازمان با ساختار ساده ایجاد شود و روی مشتریان خود تمرکز داشته باشد.
کانبان (Kanban)
روش کانبان در مدیریت پروژه نوعی سیستم ژاپنی است که برای تجسم گردش کار استفاده میشود. در این سیستم وظایف یک پروژه به صورت کارتهایی روی برد فیزیکی یا دیجیتالی تقسیم میگردند. هرچه مسیر پروژه جلوتر برود کارتها برای تکمیل شدن به ستونهای بعدی انتقال پیدا میکنند. کانبان برای پروژههایی که قرار است چندین کار را به صورت همزمان دنبال کنند مناسب است.
۶ سیگما (Six Sigma)
مدیریت پروژه به روش ۶ سیگما را برای اولین بار کارشناسان موتورولا مورد استفاده قرار دادند. آنها به دنبال این بودند که تعداد خطاها را کاهش دهند و کیفیت را بالاتر ببرند. برای این هدف آنها مواردی که در پروژه مفید نیستند را شناسایی کرده و نسبت به حذف آنها اقدام مینمودند. این روش مدیریت پروژه برای افرادی که روی دادههای آماری کار میکنند یا پروژه تجربی را در دست دارند به شدت مفید خواهد بود.
روش مسیر بحرانی (CPM)
اگر برای انجام پروژه نیاز به تکنیکی دارید که وظایف ضروری را شناسایی کرده و زمانبندیها را منعطف کند باید سراغ روش مسیر بحرانی بروید. از این روش میتوانید برای کوتاه کردن مسیرهای خودتان استفاده کنید و پروژههای طولانی را در کوتاهترین زمان به اتمام برسانید. با کمک این روش میتوانید اطلاعات ارزشمندی در مورد فرایند برنامهریزی و تخصیص منابع به دست آورید.
زنجیرهی بحرانی مدیریت پروژه (CCPM)
تمرکز اصلی در مدیریت پروژه به روش زنجیره بحرانی روی منابع مورد نیاز است. این روش را میتوانیم در مقابل روشهای سنتی و مسیر بحران قرار دهیم. در این سیستم ما منابع غیر بحرانی را نگه میداریم و تا زمانی که منابع بحرانی وجود دارند سراغ آنها نمیرویم. زنجیره بحرانی در بسیاری از کارهای روزمره مورد استفاده قرار میگیرد و به عنوان یکی از روشهای پرکاربرد مدیریت پروژه شناخته میشود.
مدیریت ریسک
به فرایندی که در آن مشکلات و زیانهای پروژه را شناسایی کرده و نسبت به تجزیه و تحلیل آنها اقدام میکنیم مدیریت ریسک میگویند. کنترل ریسک در مدیریت پروژه نقش مهمی دارد و میتواند ضرر و زیان یک کار را به خوبی کنترل کند. البته مدیریت ریسک فقط در حوزه پروژههای گوناگون تعریف نمیشود و حتی اگر بخواهید یک معامله ساده در بورس یا دیگر بازارهای مالی داشته باشید هم نیاز به این قابلیت پیدا خواهید کرد. اگر بتوانید ریسک پروژه را کاهش دهید و آن را کنترل کنید، احتمالاً با موفقیت آن را تمام خواهید کرد.
شغل مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه شغلی است که دارای شرح وظایف مشخصی میباشد. یک مدیر پروژه باید اهداف را شناسایی کرده و برای رسیدن به آنها برنامه مناسبی تنظیم کند. او باید توانایی مدیریت ریسک و هزینه را داشته باشد و وضعیت پروژه را به سرمایهگذاران و ذینفعان ارائه کند. البته این مدیر اختیاراتی هم در مورد برآورد زمان و هزینه پروژه دارد. هرچند اختیارات او وسیعتر از این مواردی هستند که خدمتتان بیان کردیم.
مدیر پروژه کیست؟
کسی که مسئولیت کنترل یک پروژه را بر عهده میگیرد مدیر آن پروژه نامیده میشود. او وظیفه دارد تیم تحت هدایت خودش را به سمت موفقیت حرکت دهد و از عناصر گوناگونی مثل زمان، هزینه، ریسک و کیفیت برای پروژه خود بهره ببرد. البته در پروژههای کوچک معمولاً مدیر پروژه فقط یک نفر است. وقتی وسعت پروژه بیشتر شود احتمالاً مسئولیت آن به چندین نفر واگذار خواهد شد. در این حالت احتمالاً هر کدام از مدیران پروژه وظایف مجزایی را بر عهده خواهند گرفت.
چگونه یک مدیر پروژه برجسته شویم؟
اگر به شغل مدیریت پروژه علاقه دارید و میخواهید در آن به موفقیت برسید باید به چند مورد مهم دقت داشته باشید. درست است که علم و دانش به تنهایی نمیتوانند انسان را به موفقیت برسانند اما وجود آنها لازم است. بهتر است به صورت آکادمیک یا غیر آکادمیک دورههای مرتبط با مدیریت پروژه را پشت سر بگذارید. پس از این کار باید مهارتهای گوناگونی که یک مدیر نیاز دارد را فرا بگیرید. مثلاً باید برنامهریزی اصولی را یاد بگیرید و با مدیریت ریسک آشنا شوید. نهایتاً میتوانید با حضور در دورههای کارآموزی مختلف تخصص خودتان را با تجربه آمیخته کنید و تبدیل به یک مدیر قدرتمند و برجسته شوید.
مدیریت پروژه اجایل
اجایل متدی از مدیریت پروژه برای توسعه مکرر است. در این شیوه ارتباطات و فیدبک انسانی، منطبق شدن با تغییر و ایجاد نتایج کاری بسیار ارزشمند است. ارکان اصلی مدیریت پروژه اجایل عبارت است از:
تاکید اصلی اجایل بر تکرار است ومدیریت پروژه در این متد در بخش های کوچک یا اسپرینت صورت می گیرد و در ایجاد هر اسپرینت و طی فرآیند آن تلاش می شود تا از آن چه از اسپرینت قبل آموخته شده استفاده گردد.
نکته مهم دیگر در مورد مدیریت پروژه اجایل، اسکرام است. اسکرام اصطلاحی است که برای یک چارچوب گردش کار استفاده می شود. چارچوب اسکرام به این صورت است که طی اسپرینت هایی که می سازیم و تحلیل و بررسی هایی که نسبت به هر اسپرینت انجام می دهیم؛ مدیریت پروژه اجایل را ارتقا می دهیم.
شاید تا اینجا برایتان سوال شده باشد که تفاوت اسکرام و مدیریت پروژه اجایل چیست؟ برخلاف اسکرام، اجایل در واقع یک طرز فکر و اصولی کلی است:
افراد و تعاملات آن ها نسبت به فرآیند ها و ابزارها برتری دارد.
استفاده از نرم افزار های کارآمد نسبت به مستند سازی های وسیع برتری دارد.
همکاری کردن با مشتری نسبت به مذاکره کردن و قرارداد بستن با مشتری برتری دارد.
همگام بودن با تغییرات نسبت به یک پاسخ همواره ثابت به مسایل برتری دارد.
برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله ما در مورد اجایل را مطالعه نمایید.
جمع بندی
مدیریت پروژه برای به موفقیت رسیدن هر کاری ضروری است. افرادی که میخواهند به عنوان مدیر پروژه وارد یک برنامه مهم شوند باید مهارتهای گوناگونی داشته باشند. انواع مختلفی از سبکها در مدیریت پروژه استفاده میشوند که هر کدام کاربرد متفاوتی دارند. اگر میخواهید یک مدیر پروژه موفق باشید باید هر کدام از این سبکها را بشناسید و فرمول موفقیت آنها را کشف کنید.
منبع: Aliresources.hexagon.com