آنچه در این مقاله می خوانید
افزایش بهره وری کارمندان با نرم افزارهای حضور و غیاب. با تغییر نوع فعالیت‌های شغلی و نیاز به بهبود بهره‌وری، کسب‌وکارها جهت مدیریت بهتر گردش کار به استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی روی آورده‌اند. امروزه، نرم‌افزارهای منابع انسانی، که سیستم‌های حقوق و دستمزد، استخدام و مدیریت زمان کار را مدیریت می‌کنند، در بازار با تقاضای بالایی مواجه شده‌اند.
چالش‌هایی مثل خطاهای اطلاعاتی و بوروکراسی‌های طولانی و وقت‌گیر، کسب و کارها را مجبور به سرمایه‌گذاری بر نرم‌افزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب کرده است. در این مقاله مروری خواهیم داشت بر برخی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت زمان و حضور و غیاب:
پیگیری زمان
با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان، مدیران منابع انسانی دیگر نیازی به پر کردن دستی برگه‌های ورود و خروج کارکنان ندارند. در طول سال‌ها، پیگیری زمان کار به صورت دستی علاوه بر زمان‌بر بودن، هزینه زیادی را به سازمان‌ها تحمیل کرده است. یکی از ویژگی‌های پیگیری زمان با استفاده از نرم‌افزار این است که در تمام ساعات شبانه روز می‌توان ورود و خروج کارمندان را ردیابی و ثبت کرد.
برنامه‌ریزی زمانی
امروزه، سازمان‌ها کارمندان زیادی دارند که هرکدام به شیوه‌ای خاص (در زمان و مکان متفاوت) با یک سازمان همکاری می‌کنند. مدیران و کارمندان برای مدیریت بهتر ساعات کاری از برنامه‌ریزی زمانی استفاده می‌کنند. نرم‌افزار مدیریت زمان به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا برنامه‌های منحصر به فرد هر کارمند ثبت و پیگیری شوند. در این نرم‌افزارها همه به‌روزرسانی‌ها از جمله اعلان‌ها، ایمیل‌ها و تغییرات زمان‌بندی در لحظه پیگیری می‌شوند، بنابراین فرایندهای گردش کار در سازمان به فرایندی ساده تبدیل می‌شود.
برنامه‌ای همراه
این نرم‌افزارها به کارمندان این امکان را می‌دهد تا ورود و خروج خود را با دستگاه تلفن همراه خود ثبت کنند. زمانی که کارمندی به مأموریت می‌رود، می‌تواند هزینه‌های سفر و برنامه‌های کاری خود را در این برنامه ثبت کند تا سازمان نیز از هزینه‌های آن مأموریت مطلع باشد. از همه مهم‌تر، نرم‌افزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب برای مدیران منابع انسانی این امکان را فراهم می‌کند که بدون حضور در دفتر کار به راحتی بتوانند وظایف خود در مدیریت زمان کارکنان را انجام دهند.
حقوق و مزایا
استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری منابع انسانی، باعث ورود خودکار اطلاعات مربوط به زمان‌کاری کارمندان می‌شود، در واقع دیگر هیچ کاری به صورت دستی انجام نمی‌شود. در نتیجه با استفاده از این نرم‌افزارها دیگر خطاهای اطلاعاتی رخ نخواهد داد.
اعلان‌ها و اطلاعیه‌ها
قابلیت اعلان‌های خودکار در نرم‌افزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب باعث می‌شود که مدیر از خروج زود هنگام یک کارمند و یا اضافه کار کارمندان مطلع شود. همین امر کمک شایانی به پیگیری کار مفید کارکنان و کنترل هزینه‌های شرکت می‌کند.
ویژگی‌های حسابرسی
سیستم‌های نرم‌افزاری، در یک جدول زمانی نمای کاملی از اطلاعات مربوط به کارکنان را به مدیر ارائه می‌دهند. در واقع، این نرم‌افزارها اطلاعاتی را که کاملا مورد نیاز فرآیند حسابرسی است، ارائه می‌کنند.
سیستم‌های مدیریت زمان و حضور و غیاب از روش‌های متفاوت و قابل اعتمادی مثل اثر انگشت، شناسه مجاز و یا حتی گوشی هوشمند برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کارمندان استفاده می‌کنند. همه این روش‌ها در نهایت سبب کاهش هزینه‌ها، حجم کارهای اداری و بهبود بهره‌وری کارکنان می‌گردد.
هزینه‌ها
هزینه‌های مرتبط با مدیریت زمان و حضور و غیاب به این تصمیم شما بستگی دارد که شما کدام روش را انتخاب می‌کنید، یک سیستم نرم‌افزاری یا سیستمی سنتی و دستی؟ در مقایسه این دو روش، سیستم‌های نرم‌افزاری مزایای بیشتری دارند که یکی از آنها صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌باشد.
اگر شما راه حل سنتی و حضوری را انتخاب می‌کنید، بدانید که باید تمام هزینه‌های مربوط به وسایل فیزیکی و یا جلسات آموزشی را هم پرداخت کنید. در واقع شما باید میلیون‌ها تومان را صرف هزینه سخت‌افزار، نرم‌افزار و نصب آن کنید. با این حال، این هزینه‌ها شامل پشتیبانی مداوم از این سیستم‌ها نمی‌شود. در مقابل، سیستم‌های نرم‌افزاری معمولا به صورت ماهانه یا سالانه شارژ می‌شوند، حتی می‌توانید فقط ماژول‌های (قسمتی از امکانات سیستم) مورد نیاز خود را خریداری کنید. علاوه بر این، معمولا، تمام هزینه‌های مربوط به ارتقا نرم‌افزاری و خدمات پشتیبانی در همان هزینه شارژ گنجانده شده است. با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری، سازمان‌ها دیگر نگرانی درباره هزینه‌های راه‌اندازی سخت‌افزاری و یا هزینه‌های نگهداری اطلاعات، نخواهند داشت.
مزایای خودکار سازی مدیریت زمان و حضور و غیاب
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب مزایای فراوانی دارد، که ما در اینجا به مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم:
- محاسبه حقوق و مزایا بدون خطا
- مشاهده کامل هزینه‌های نیروی کار
- ذخیره متمرکز اطلاعات مربوط به کارمندان
- افزایش روحیه و رضایت کارمندان
- عدم استفاده از کاغذ
- ثبت سوابق مرخصی کارکنان
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌تواند به ساده‌سازی مدیریت زمان و حضور و غیاب کمک کرده و در عین حال امکان کنترل کامل بر فرآیند کاری کارکنان را برای مدیر فراهم کند.
