شاخص های ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟ +مدل های ارزیابی عملکرد

موفقیت و رسیدن به اهداف کلان و خرد در جهان امروزی به هیچ وجه تصادفی نیست. تقریبا هر سازمان و کسب و کاری که در رسیدن به اهداف خود موفق بوده قطعا مجموعه ای از اقدامات را در این راستا انجام داده است. یکی از اقداماتی که اکثر کسب و کارها و سازمان های موفق از آن چشم پوشی نمی کنند؛ ارزیابی عملکرد سازمان است. این فرآیند در واقع بررسی عملکرد سازمان است که به صورت جامع و دقیق انجام می شود.در ادامه در رابطه با سنجش عملکرد سازمان ، شاخص های ارزیابی عملکرد سازمان و مدل های متعدد آن صحبت می کنیم.

ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟

ارزیابی عملکرد سازمان یک فرآیند است که به منظور تجزیه و تحلیل کارکرد و عملکرد کارمندان سازمان برای رسیدن به موفقیت در اهداف سازمان و پیشی گرفتن در رقابت با سایر رقبا صورت می گیرد. طی فرآیند ارزیابی، یک گزارش از اوضاع عملکرد کارمندان یک سازمان تهیه می گردد. نکته مهم در ارزیابی عملکرد این است که این ارزیابی به گذشته نگاه دارد و از جنس برنامه ریزی برای آینده سازمان نیست.بلکه اقدامات و عملکرد کارمندان را تا به اینجا می سنجد.

ارزیابی عملکرد سازمان نوعی از  فیدبک دادن است که به صورت دوره ای انجام می گردد. این بازخورد یا فیدبک در مورد عملکرد کارمندان سازمان  در یک بازه زمانی مشخص تهیه می شود. این فرآیند یکی از مراحل و اقداماتی است که در مدیریت عملکرد سازمان انجام می شود. این گزارش منجر به بالا رفتن سطح شفافیت در مجموعه و فضای کار، ارتقا کارکرد کارمندان و بهبود و قوی تر شدن ارتباط بین کارمندان و کارفرمایان می شود.

سنجش عملکرد سازمان یک متد رسمی و نوین اداری و سازمانی است.این ارزیابی با توجه به وظایف کاری کارمندان در مجموعه یا سازمان معرفی می شود. زمان انجام آن نیز، انتهای هر بازه زمانی مشخص است. محتوای آن نیز گزارش میزان و سطح کوشش و فعالیت های هر یک از کارمندان مجموعه، در جهت رسیدن به موفقیت کل مجموعه و تحقق اهدافی که سازمان از پیش برای خود تعیین نموده است.

برای مطالعه در مورد فرآیند ارزیابی عملکرد  و فرم ارزیابی عملکرد می توانید مقالات ما با همین نام را بخوانید.

بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی به انگلیسی | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟ 

سنجش عملکرد های یک سازمان چه مزایایی دارد؟

1. ارزیابی عملکرد سازمان می تواند با ارائه فیدبک های مثبت و نشان دادن نقاط قوت، کارمندان را برای ارتقا دادن عملکرد و توانایی های خود در فضای کار تشویق نماید.
2. زمانی که کارمندان از لحاظ عملکرد خود مورد سنجش قرار گیرند و تلاش ها، توانایی ها و نقاط قوت آن ها مورد توجه قرار بگیرد انگیزه گرفته و بیش از پیش برای ارتقا خود در سازمان تلاش خواهند کرد.
3. ارائه گزارش ازوضعیت عملکرد کارکنان و سازمان یک ابزار حرفه ای توسعه است و بدون آن افراد سردرگم خواهند بود و وقتی ندانند چه چیزی را باید بهبود دهند قطعا راه پیشرفت برای آنان بسته خواهد بود.
4.  فرآیند سنجیدن عملکرد به کارمندان کمک می‌کند تا بتوانند آینده شغلی خود را بهتر ترسیم کرده و برای توسعه دادن و پیشرفت خود در آن جهت برنامه ریزی نمایند.
5. سازمان‌ها و وکسب و کارها قادر می شوند با کمک گرفتن از گزارش ارزیابی عملکرد، در تصمیم گیری هایی که باید در مورد بالا بردن دستمزد، ترفیع دادن، پاداش و تشویقی برای کارمندان را اصولی تر و دقیق تر اتخاذ کنند.
6. سنجش عملکرد با به وجود آوردن فرآیندی که در آن مدیران و کارمندان با هم ارتباط برقرار می کنند، روابط در فضای کاری را ارتقا می دهد.
7. ارزیابی عملکرد سازمان به کارفرمایان این امکان را می‌دهد تا قادر باشند بهتر و با سرعت بیشتری نسبت به چالش‌ها و مسائلی که با آن ها روبه برو می شوند، واکنش دهند و حتی بتوانند اقدامات پیشگیرانه نسبت به وقوع آن ها داشته باشند.

هدف سنجش عملکرد سازمان چیست؟

اصلی ترین هدف ارزیابی عملکرد سازمان ، یاری رساندن به سازمان و کارمندان برای رسیدن به اهدافی است که برای خود در نظر گرفته اند. فرآیند ارائه گزارش از اقدامات و فعالیت ها موجب ارائه بازخورد سازنده و مثبت به کارکنان و تشویق و انگیزه دادن به آن ها برای پیشرفت در زمینه های کاری و حرفه ‌ای و همکاری بیشتر و باکیفیت تر در پروژه‌ها و مسئولیت های شغلی آنان می شود .ارزیابی عملکرد سازمان برای استراتژی‌ های مجموعه نیز بسیار با اهمیت است. یکی از پر اهمیت ترین مرحله ها در مدیریت استراتژیک یک سازمان، ارائه گزارش و سنجیدن عملکرد است. این گزارش به کارفرمایان، سرپرستان و مسئولین کمک نموده تا از وضع موجود عملکردهای سازمان مطلع شده و در موقعیت مناسب از لحاظ استراتژیک، تغییراتی را اعمال کنند که مورد نیاز سازمان است.

با کمک گرفتن از سنجش عملکرد مؤثر، سازمان‌ها همچنین می‌توانند از منابع محدود خود به بهترین شکل و با بیشترین بازده استفاده نموده واز آن ها برای ارتقا و بهبود مجموعه به صورت موثر و بهینه بهره ببرند.همچنین تنها با انجام چنین فرآیندی که در آن تمام اقدامات انجام شده در سازمان مورد بررسی می گیرد می توان اثر بخشی استراتژی های سازمان را سنجید و اهدافی که سازمان دارد را محقق نمود. از دیگر مزایای این فرآیند این است که می توان کارمندان را با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ کرد.

منبع : CKJU.net

مدل های ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟

سنجش عملکرد سازمان ، بر اساس نحوه و پروسه ای که انجام می گردد و اهدافی که در نظر دارد؛ متدها و شیوه های متفاوتی دارد. در ادامه به بیان معروف ترین و رایج ترین آن ها پرداخته ایم:

مدیریت بر اساس هدف / MBO

این مدل از ارزیابی عملکرد سازمان یک شیوه سنجش استراتژیک است. هدف مدل مدیریت بر اساس هدف، ارتقا و پیشرفت عملکرد سازمان ازطریق تعیین و مشخص کردن یک سری اهداف در یک بازه زمانی است که کارفرمایان و کارمندان باهم در رابطه با آن اهداف به توافق رسیده اند. این مدل ریشه در این باور دارد که اگر کارمندان در تعیین و در نظر گرفتن اهداف و برنامه های استراتژیک و عملی سازمان نقش داشته باشند؛ انگیزه بیشتری برای رسیدن به آن اهداف خواهند داشت.

ارزیابی 360 درجه

در این روش ارزیابی عملکرد سازمان، از افراد و مراجع مختلف در رابطه با عملکرد و نقاطی که باید بهبود داده شوند، بازخورد دریافت می شود. در این مدل از سنجش از افرادی که در سازمان رابطه کاری و تعامل نزدیک با کارمند دارند مانند همکاران، سرپرستان و ناظران مستقیم بازخورد گرفته شده و خواسته می شود که به عملکرد وی رتبه دهند. همچنین از خود فرد نیز خواسته می شود که خود را ارزیابی کرده و به خود رتبه بدهد. همچنین می توان از منابع و مراجع خارج از سازمان مانند مشتریان نیز بازخورد گرفته شود.

در ارزیابی 360 درجه به جای اینکه صرفا بر اهداف و دستاوردها متمرکز باشیم از دیدگاه های گوناگون به عملکرد افراد و سازمان نگاه کرده و آن ها را به صورت جامع تری مورد سنجش قرار می دهیم.

مقیاس رتبه‌بندی رفتاری  یاBARS

این مدل  یکی از متد های جدید ارزیابی عملکرد سازمان است. در این مدل، ابعاد ویژه ای از عملکرد کارمند در موقعیت شغلی اش بررسی شده و مورد سنجش قرار می گیرد. رفتارها و ویژگی های عملکرد کارمندان به صورت خاص و به روشنی توصیف شده و سپس از این توصیفاتی که از عملکرد کارمندان به دست آمده  به عنوان شاخصی برای سنجش و ارزیابی استفاده می گردد.

مراحل مدل ارزیابی BARS

1. نخست رفتارهای اساسی هر مسئولیت و وظیفه شغلی مشخص می گردد.
2. تعدادی از رفتارهای اساسی هر موقعیت شغلی که در مرحله قبل مشخص شد را برای سنجش انتخاب می کنیم.
3. برای هر یک از رفتار های کلیدی که برگزیده شده، توصیف و تصویر و تعیبر ذهنی شفاف و مشخصی در نظر گرفته می شود.
4.  به کمک مقیاس BARS  براساس توصیف هایی که در مرحله قبل برای هریک از رفتار ها در نظر گرفته شده است؛ عملکرد کارمندان را سنجیده و نمره دهی می کنیم.
5. نمراتی که به هر رفتار داده شده را جمع نموده و نمره کلی عملکرد محاسبه می گردد.

ارزیابی رتبه‌ای

در این شیوه از ارزیابی عملکرد سازمان، عملکرد کارمندان را در مقایسه با سایر کارمندان سنجیده و با توجه به این رتبه‌بندی، در رابطه با ترفیع، پاداش و افزایش حقوق تصمیم گیری می کنیم.

ارزیابی رویه‌ای /BOS

در این شیوه  کارمندان بر اساس معیارهای مشخص حرفه ای و شغلی از جمله  سرعت، دقت و توجه به جزئیات و… مورد سنجش قرار می گیرند.

ارزیابی و سنجش خود

در این مدل ارزیابی عملکرد سازمان از کارمندان خواسته می شود تا عملکرد خود را ارزیابی نمایند.این شیوه به کارمندان کمک می کند تا به صورت عمیق نقاط قوت و ضعف خود را ببینند و برای پیشرفت و توسعه حرفه ای خود برنامه ریزی و هدف گذاری کنند.

بررسی و سنجش همتا

در این روش کارمندان، عملکرد همکاران خود را مورد بررسی و سنجش قرار می دهند.از فواید این شیوه از ارزیابی، به وجود آمدن فرهنگ انتقاد پذیری و بازخورد در فضای کار و در بین همکاران است.

  انواع شاخص های ارزیابی عملکرد سازمان

با توجه به شاخص ‌های ارزیابی عملکرد سازمان یا KPI قادر به سنجش مهارت ها و توانمندی ها و میزان نزدیک شدن به اهداف تعیین شده‌ی مجموعه خواهیم بود. این شاخص‌ها در واقع معیار و ابزاری است که بر اساس آن ها به  ارزیابی و سنجش و ارائه بازخورد می پردازیم( KPI چیست ؟بخوانید).

در ادامه شاخص ‌ها و معیارهایی که غالبا در فرآیند ارزیابی مورد بررسی قرار می گیرند را ذکر نموده ایم:

معیار های مالی ارزیابی عملکرد سازمان

سودآوری  یا Profitability که به معنای نسبت سودی که به دست آمده به کل در آمد است.

درآمد ناخالص یا Gross Revenue  به معنای تمام درآمدی است که از فروش حاصل شده است.

نقدینگی یا Cash Flow که به جریان نقدینگی ای که درون سازمان وجود دارد گفته می شود.اذ

شاخص‌ های عملیاتی ارزیابی عملکرد سازمان

کارایی تولید یا Production Efficiency که به معنای  نسبت محصولاتی که تولید شده به منابعی است که مصرف شده است.

تولید به‌ موقع یا On-Time Delivery  به نسبت تعداد محصولاتی که تحویل داده شده به کل محصولات گفته می شود.

معیار های رضایت مشتری

نرخ تبدیل  یا Conversion Rate  به معنای نسبت تعداد مشتریانی که جدید هستند به تعداد مشتریان کنونی می باشد.

رضایت مشتری  یا Customer Satisfaction  که به فرم ها یا هر مدل دیگری از نظرسنجی‌ و دریافت بازخورد از مشتریان در رابطه با خدمات و محصولات گفته می شود. این شاخص یکی از پر کابرد ترین معیارها برای ارزیابی عملکرد سازمان است.

معیار ‌های کیفیت

نسبت خطای محصولات یا Defect Rate که به تعداد محصولات یا خدماتی که خطا داشته اند به تعداد کل محصولات و خدمات گفته می شود.

رضایت کارمندان یا  Employee Satisfaction که به معنای هرگونه نظرسنجی و گرفتن بازخورد از کارمندان سازمان در مورد فضای کار، نحوه مدیریت و… است.

شاخص‌ های ارزیابی عملکرد شخصی

تعداد پروژه ‌های کامل شده یا Number of Projects Completed که به تعداد پروژه‌ ها یا اقداماتی که به صورت کامل انجام شده اند اشاره دارد.

ارتقا در مهارت ها و توانمندی‌ ها  یا Skills Improvement به میزان پیشرفت و بهبود در توانایی ها، مهارت‌ها و اطلاعات حرفه ای کارکنان اشاره دارد.

معیار های توسعه و نوآوری

تعداد ایده‌های جدید  یا Number of New Ideas  در واقع تعداد پیشنهاد ها و ایده های جدید و نوآورانه ای است که در یک بازه مشخص ارائه می گردند.

میزان اجرای ایده‌ها یا Implementation of Ideas به  نسبت ایده ‌ها و پیشنهاد هایی که عملیاتی شده اند به تعداد کل پیشنهاد ها و ایده‌ هایی که ارائه شده اند؛ اشاره می کند.

شاخص ‌های مدیریتی

شاخص استفاده از منابع  یا Resource Utilization  به معنای میزان بهره وری و استفاده مفید از منابع  سازمان است. این منابع شامل منابع انسانی، منابع فنی، تجهیزات و منابع مالی است.

میزان موثر بودن رهبری یا Leadership Effectiveness به سنجش توانایی های مدیریتی و رهبری مدیران و میزان اثرگذاری آن ها اشاره دارد.

عوامل موثر در ارزیابی عملکرد

برخی ازعواملی که می توانند در ارزیابی عملکرد تاثیرگذارباشد؛ عبارتند از:

تعریف مقصود از ارزیابی: اینکه ما با چه اهدافی دست به ارزیابی عملکرد می زنیم می تواند تاثیر بسیاری برانتخاب متد ارزیابی ، در نظر گرفتن شاخص های ارزیابی داشته باشد. در نتیجه تعیین اهداف مدنظر بر ارزیابی یکی از مهم ترین عوئاملی است که بر ارزیابی اثر می گذارد.

نوع داده ها : اینکه ما از چه نوع داده هایی برای فرآیند ارزیابی استفاده می کنیم نیز بسیار تعیین کننده است. انواع مختلفی از داده ها را می توان برای ارزیابی عملکرد به کار برد؛ از جمله : نمرات، گزارش های روزانه سرپرستان، بازخورد ها و فیدبک ها و…

استراتژی : استراتژی های کلان سازمان بر همه فرآیند ها از جمله فرآیندهای ارزیابی تاثیر گذارند.مثلا اگر استراتژی ما، افزایش سود از طریق جذب بیشتر مشتری باشد؛ برای ارزیابی عملکرد باید به بازخورد مشتریان بیشتر توجه نمود. اگر استراتژی ما کاهش هزینه از طریق بهینگی فرآیند های درون سازمانی باشد؛ طبیعتا به مسایل دیگری در ارزیابی عملکرد باید توجه ویژه نمود.

آگاه کردن کارمندان از اهداف ارزیابی : به وجود آوردن یک فضای شفاف نسبت شاخص های مورد ارزیابی، بیان کردن هدفی که از ارزیابی مدنظر دارید به کارمندان انگیزه می دهد. ضمن اینکه این فضای شفاف، هرگونه نگرانی کارمندان نسبت به ارزیابی عملکرد را از بین می برد.

جمع بندی:

ارزیابی عملکرد سازمان یکی از اقدامات مدیریتی نوین است که برای بررسی وضع فعلی سازمان و برنامه ریزی موثرتر برای رسیدن به اهداف بلند مدت سازمان استفاده می شود. انواع گوناگونی از مدل های ارزیابی عملکرد سازمان وجود دارد که در هریک از آن ها مواردی که مورد سنجش قرار گرفته و افرادی که سنجش عملکرد سازمان را انجام می دهند؛ متفاوت است.در نهایت بدون بررسی، ارزیابی و ارائه بازخورد قادر به ارتقا و بهبود سازمان نخواهیم بود.