آنچه در این مقاله می خوانید
اگر کمی به کلمه کنترل پروژه دقت کنید متوجه تعریف آن می‌شوید. وقتی بخواهیم روی پروژه برای رسیدن به هدف نظارت داشته باشیم و وظایف را تقسیم کنیم، درگیر کنترل پروژه شده‌ایم. کسی که به عنوان کنترل کننده پروژه فعالیت می‌کند باید تولیدات را مدیریت و ردیابی نماید. او وظیفه دارد منابع مورد نیاز را تامین کرده و زمانبندی کارها را مشخص کند. یکی دیگر از وظایف مسئول کنترل آن است که بودجه را ارزیابی کرده و برای تامین آن با مدیران شرکت مذاکره نماید. اگر کنترل کننده پروژه وظیفه خود را به خوبی انجام ندهد، پروسه موفقیت کارخانه با اختلال مواجه خواهد شد و نتیجه جذابی به دست نخواهد آمد.در ادامه این مقاله بیشتر در این مورد صحبت خواهیم نمود و برخی اصطلاحات کنترل پروژه را به شما معرفی می نماییم.
برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟
به فرایندی که در آن دیتاها را برای تجزیه و تحلیل جمع آوری می‌کنیم و از آنها برای کنترل هزینه و تنظیم برنامه‌ها جهت رسیدن به هدف استفاده می‌نماییم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌گویند.
هر مدلی که برای کنترل کردن پروژه از آن استفاده کنید شامل اصول مشخصی است. این اصول عبارتند از آغاز، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، ایجاد ارتباط، تخمین هزینه و زمانبندی. در واقع می‌توانیم این فرایند را نوعی عملیات تکراری و از پیش تعیین شده بدانیم که می‌خواهد وضعیت پروژه را مورد بررسی قرار دهد. البته در کنار آن با کمک اطلاعاتی که به دست می‌آوریم می‌توانیم نتایج را پیش بینی کنیم و راندمان کار را بالاتر ببریم. کسی که به عنوان کنترل کننده پروژه کار می‌کند باید آن را با اهداف اصلی سازمان تطبیق دهد. این شخص از قدرت مدیریت ریسک باید برخوردار باشد و برای رسیدن به نتایج عالی استراتژی‌های پروژه را مدام بهینه‌سازی کند.
بازدهی عملکرد کارکنان در بخش نظارت و کنترل پروژه مورد بررسی قرار می گیرد. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یکی از ابزارهایی است که به راحتی و با کمترین هزینه می توان از آن برای ثبت ورود و خروج پرسنل و محاسبه بازده کاری کارمندان کمک گرفت.
رایج ترین اصطلاحات کنترل پروژه
در فرایندهای کنترل پروژه با اصطلاحات زیادی مواجه می‌شویم که برخی از آنها متداول‌تر هستند. اگر می‌خواهید در حوزه کنترل فعالیت داشته باشید بهتر است با اصطلاحاتی که خدمتتان بیان می‌کنیم بیشتر آشنا شوید:
- PCM: مدیر کنترل پروژه را با این اصطلاح خطاب می‌کنند.
- PMT: تیم مدیریت معمولاً این اصطلاح را دارند.
- WBS: این اصطلاح به معنای ساختار شکست کار است.
- TBE:در شرایطی که پروژه نیاز به ارزیابی بسته فنی داشته باشد از این اصطلاح کمک گرفته می‌شود.
- IFC:طبیعتاً برخی کارها در پروژه نیاز به تایید افراد بالادستی دارند. برای ارجاع آنها به مدیران از این اصطلاح کمک می‌گیریم.
- PO: اگر می‌خواهید سفارش خرید در پروژه داشته باشید باید سراغ این اصطلاح بروید.
منبع : Aliresources.Hexagon | project-control
بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟
تفاوت مدیریت پروژه با کنترل پروژه
احتمالاً با اصطلاح مدیریت پروژه آشنا هستید. امیدواریم آن را با کنترل پروژه اشتباه نگیرید. کنترل پروژه در واقع زیر مجموعه مدیریت پروژه محسوب می‌شود. مدیر پروژه در این فرایند بیشتر روی هزینه‌ها و انجام برنامه‌ها مدیریت می‌کند. مدیر یک پروژه وظیفه دارد گروه را برای رسیدن به هدف هدایت کند. این در حالی است که کنترل کننده پروژه فقط باید موارد مربوط به هزینه‌ها و برنامه‌ریزی پروژه را انجام دهد. مدیریت پروژه علاوه بر اطلاعات مربوط به هزینه‌ها باید تمامی داده‌های دیگر پروژه را جمع آوری کرده و در مورد آنها تصمیم مناسب بگیرد. برای مطالعه بیشتر در مورد این تفاوت ها می توانید مقاله تفاوت مدیریت و کنترل پروژه را بخوانید.
کنترل کردن پروژه چه مراحلی دارد؟
کنترل پروژه فقط در یک مرحله انجام نمی‌شود و باید آن را در مراحل متفاوتی پشت سر بگذارید. با فرایندهایی که قرار است در کنترل یک پروژه روی آنها نظارت داشته باشید بیشتر آشنا می‌شویم:
۱. برنامه‌ریزی برای پروژه
اولین و مهمترین مرحله کنترل پروژه برنامه‌ریزی است. در این مرحله کنترل کننده‌ها و مدیران با یکدیگر همکاری دارند و به دنبال هدف واحدی حرکت می‌کنند. برنامه‌ریزی در ایجاد طرح، برنامه، ساختار شکست کار و برآورد هزینه موثر است. به کمک آن می‌توان یک ساختار و پایه و اساس محکم برای پروژه ایجاد کرد. برنامه‌ریزی شما باید بر اساس واقعیت‌ها باشد. یعنی فقط به آرزوها و اهداف پروژه فکر نکنید. ما باید بر اساس آن چیزی که وجود دارد و توانایی پرسنل خودتان بهترین برنامه‌ریزی را انجام دهید تا در آینده هنگام اجرای ساختن آن سردرگم نباشید.
۲. تعیین بودجه یا به اصطلاح بودجه‌بندی
بودجه‌بندی یکی از مهمترین کارهایی است که کنترل کننده پروژه باید انجام دهد. کنترل کننده پروژه باید روی هزینه‌ها نظارت کامل داشته باشد و اگر آنها از برآورد اولیه بیشتر شدند موضوع را سریعاً بررسی نماید. کنترل کننده باید بودجه‌بندی را اصلاح کرده و اطلاعات آن را به صورت شفاف در اختیار مدیران ارشد قرار دهد. سعی کنید بودجه‌بندی را دقیقاً انجام دهید و برای هر بخش به اندازه نیاز آن بودجه تعیین کنید. با یک بودجه‌بندی اصولی می‌توانید از کمترین سرمایه برای رسیدن به بزرگترین اهداف خودتان کمک بگیرید. اگر بودجه‌بندی اصولی نباشد و بی دلیل برای برخی بخش‌ها بودجه بیشتری در نظر گرفته باشید در آینده آسیب آن را متوجه خواهید شد.
۳. شناسایی و مدیریت ریسک
با کمک کنترل پروژه می‌توانید ریسک را بهتر مدیریت کنید. شما می‌توانید خطرات را از پیش شناسایی کرده و آنها را کنترل نمایید. همچنین امکان بررسی مداوم ریسک‌های جدید را خواهید داشت. به این ترتیب می‌توانید در هر حالتی خطرات احتمالی را کاهش دهید و مانع از تاثیر گذاشتن آنها بر بودجه و برنامه شوید. کنترل کننده پروژه می‌تواند از بروز برخی ریسک‌ها در آینده هم جلوگیری به عمل آورد. مدیریت ریسک را دست کم نگیرید و در رعایت آن نهایت دقت را خرج کنید. همیشه به این فکر کنید که کاهش ضرر خود نوعی سود خواهد بود. بهتر بگوییم شما اول باید جلوی ضرر را بگیرید تا به سود برسید.
۴. مدیریت تغییرات
قرار نیست همیشه اتفاقات طبق پیش‌بینی ما رقم بخورند. در کنترل پروژه باید برای هرگونه تغییری که در برنامه اتفاق می‌افتد آماده باشیم. در واقع با کمک مدیریت تغییرات می‌توانیم اتفاقات جدید و تاثیر آنها در عملکرد سازمان را ردیابی کرده و خیلی سریع برای انتقال پروژه به مسیر درست اقدام کنیم. تا وقتی پروژه در مسیر صحیح خود قرار نگیرد نمی‌توانیم انتظار برآورده شدن هدف را داشته باشیم.
۵. پیش‌بینی کردن آینده ی پروژه
وقتی روی پروژه نظارت دائمی داشته باشید اطلاعات دقیقی از آن به دست می‌آورید. به این ترتیب می‌توانید تحلیلی عمیق‌تر و صحیح‌تر روی کار خودتان داشته باشید. تحلیل عمیق و درست کمک می‌کند تا آینده را صحیح‌تر پیش‌بینی کنید و برای آن برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشید. به این ترتیب با برنامه‌ریزی مناسب و شناخت روش‌ها و فرمول‌های استاندارد می‌توانید به اهدافی که دارید برسید و از آنها ابراز رضایت نمایید.
مزایا و اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه
کنترل پروژه برای به موفقیت رساندن هر برنامه‌ای اهمیت زیادی دارد. برای اینکه اهمیت این کار را بهتر متوجه شویم باید مزایای آن را با هم مورد بررسی قرار دهیم:
- هماهنگی:کنترل کردن پروژه نوعی تضمین هماهنگی و تطابق برای شما خواهد بود. با این کار می‌توانید بین استراتژی‌ها و برنامه‌های گوناگون هماهنگی ایجاد کنید و آنها را در راه رسیدن به هدف خودتان همگام نمایید. وقتی کنترل خوبی روی پروژه داشته باشید می‌توانید پیشرفت روزانه را محقق سازید.
- تطبیق با تغییرات:وقتی یک پروژه را آغاز می‌کنید احتمالاً منابع و نیازهایی برای آن تعریف می‌نمایید. با این حال در مسیر اجرای پروژه بارها و بارها مجبور هستید شرایط را تغییر داده و منابع جدیدی را به کار اضافه کنید. همچنین شاید مجبور باشید نیروی انسانی خود را تغییر دهید و با تحولات جدید دیگری هم روبرو شوید. در تمامی این موارد کنترل کننده پروژه می‌تواند وضعیت کار را با تغییرات جدید به خوبی تطبیق دهد. یعنی عملاً با کنترل پروژه در کار خودتان انعطاف خواهید داشت.
- تحلیل مشکلات:هیچ کسی نمی‌تواند تضمین دهد که تا پایان پروژه بدون مشکل پیش بروید. مهم این است که هنگام بروز مشکلات تجزیه و تحلیل دقیقی از آنها داشته باشید و خیلی سریع بتوانید آنها را برطرف سازید. اگر ارتباط خوبی بین کنترل کننده و مدیر پروژه وجود داشته باشد آنها می‌توانند ریشه مشکلات را کشف کرده و با یک برخورد اصولی آن را اصلاح نمایند.
- سرعت تصمیم گیری: مدیران پروژه اگر از کنترل کننده کار مشورت بگیرند خیلی سریع می‌توانند در مواجهه با مسائل اضطراری تصمیمات فوری بگیرند. یعنی آنها می‌توانند خیلی سریع تصمیمات اصلاحی را اجرا کرده و منتظر تاثیر آنها روی پروژه باشند.تصمیم گیری سریع به مدیران پروژه این اجازه را می‌دهد که خیلی زودتر به اهداف خود برسند و از بروز حوادث ناخوشایند جلوگیری به عمل آورند.
وظایف کنترل پروژه
کسی که مسئولیت کنترل پروژه را بر عهده می‌گیرد، طبیعتاً وظایف گوناگونی دارد و برای انجام آنها باید برنامه‌ریزی نماید. به طور کلی کنترل کننده پروژه باید وظایف زیر را انجام دهد:
- او باید به این پرسش حیاتی پاسخ دهد که وضعیت پروژه اکنون چگونه است. همچنین باید بررسی کند که آیا مشکل و خطری حول و حوش پروژه احساس می‌شود یا خیر.
- وظیفه دیگری که می‌توانیم برای این فرد تعیین کنیم، بررسی کارهای انجام شده در پروژه است.کنترل کننده باید وضعیت کارکنان و نیروی انسانی را بررسی کرده و نسبت به حسن انجام کار آنها اطمینان حاصل کند.
- کنترل کننده از نظر کیفی هم باید تولیدات را چک کند. او باید مطمئن شود چیزی که تولید می‌شود دقیقاً همان محصولی است که مشتری انتظار دارد.
- دیگر وظیفه مهمی که کنترل کننده بر عهده خواهد داشت، ردیابی پیشرفت پروژه است. کنترل پروژه مشخص می‌کند که آیا زمان تعیین شده برای رسیدن به هدف مناسب است یا نیاز به افزایش آن وجود دارد.
- همچنین کنترل کننده باید بررسی کند که آیا زمان رفتن به مرحله بعدی پروژه رسیده است یا کماکان باید برای آن صبر کرد.
- دیگر موضوعی که در کنترل پروژه مطرح می‌شود بررسی تغییرات ایجاد شده است. کنترل کننده باید بررسی کند که متناسب با زمانبندی و بودجه چه تغییراتی اتفاق افتاده است.
چه چالش هایی در مسیر کنترل پروژه وجود دارد؟
در کنترل پروژه با چالش‌های مختلفی مواجه خواهید شد و بهتر است برای آنها آماده باشید. اولین چالشی که احتمالاً با آن برخورد کنید محدودیت‌ها و تغییر بودجه است. این موضوع سبب می‌شود پروژه شما مسیر متفاوتی پیدا کند و برای کنترل شرایط نیاز به استراتژی جدید داشته باشید. کسی که به عنوان کنترل کننده پروژه کار می‌کند باید با تمامی اعضای شرکت ارتباط خوبی داشته باشد. البته این ارتباط به معنای آن نیست که کم کاری آنها را نادیده بگیرد و روی عملکردشان نظارت نداشته باشد.
این احتمال هم وجود دارد که هنگام انجام کار درگیری‌های بین افراد رخ دهد. مسئول کنترل پروژه خیلی سریع باید درگیری‌ها را خاتمه دهد و اعضا را به مسیر کاری خودشان برگرداند. چالش دیگری که شاید در این حرفه با آن مواجه شوید تطبیق نداشتن مهارت‌های افراد حاضر در پروژه است. برای به نتیجه رساندن پروژه شما باید از افرادی استفاده کنید که مهارت‌های لازم را داشته باشند. در صورتی که بین مهارت‌های افراد هماهنگی ایجاد نشود، موفقیتی رخ نخواهد داد. در کنترل کردن پروژه مدیریت ریسک بسیار مهم و سخت است اما متاسفانه بسیاری از مدیران نسبت به آن غافل می‌شوند. این موضوع هم چالش دیگری است که کنترل کننده پروژه باید روی آن دقت داشته باشد.
از دیگر چالش های کنترل پروژه، می توان عدم تعهد و پشتیبانی مدیریت ارشد را نام برد. برای اینکه بتوان هر پروژه ای را با موفقیت به پایان رساند، برخورداری ازحمایت و تعهد مدیریران ارشد ضروری است. چنانچه مدیران ارشد اهمیت کافی به پروژه ندهند یا از آن به طور کامل حمایت نکنند؛ زیرا اگر تیم پروژه با معضلاتی مثل کمبود بودجه، ابزار و نیروی انسانی روبه رو شوند؛ در صورتی که مدیران ارشد از آن ها حمایت نکنند؛ قادر به برطرف کردن مسایل خود نخواهند بود.
تقریبا تمام پروژه‌ها با تغییرات غیرمنتظره و غیرقابل پیش بینی رو به رو می شوند. این یک قاعده طبیعی است که آینده را نمی توان به طور کامل پیش بینی کرد. هر چقدر هم تلاش کرد، نمی توان بسیاری از مواردی که دخیل در فرآیند پروژه هستند را کنترل نمود. مثلا ممکن است برخی از نیروهای کار در حین فرآیند دچار آسیب شوند یا هزاران حالت نامعلوم دیگر.
ارتباطات بین اعضای تیم پروژه و مدیران مسئول در هر رده ای که باشند می تواند چالش بر انگیز شود. ناکارآمد بودن این ارتباطات و یا سوء تفاهم‌ها سوئ برداشت ها می تواند فرآیند پروژه را شدیدا مختل نماید. در نتیجه باید تلاش شود تا ارتباطات شفاف و واضح باشد.
جمع بندی
بسیاری از پروژه‌ها نیاز به کنترل و نظارت دارند. بدون وجود کنترل پروژه پیشرفت و موفقیت در هیچ کاری رخ نمی‌دهد. البته در کنترل یک برنامه باید به پارامترهای خاصی دقت کرد و شرح وظایف را در نظر گرفت. کسی که به عنوان کنترل کننده پروژه کار می‌کند باید روی تمام مراحل دقت نظر داشته باشد. اگر در این شغل فعالیت دارید همیشه به این فکر کنید که وظایف شما چیست و اصلاً قرار است چه کاری در پروژه انجام دهید.
