مدیریت منابع انسانی الکترونیک چیست ؟(راهنمای جامع ۱۴۰۳)

آنچه در این مقاله می خوانید

امروزه همه ی مشاغل و فرآیند ها به سمت الکترونیک شدن و همگام شدن با تکنولوژی های به روز حرکت کرده اند. مدیریت منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. مدیریت منابع انسانی الکترونیک برای ساده تر کردن و بهینه نمودن فرآیند های منابع انسانی امروزه بسیار مورد توجه قرارا گرفته است. در ادامه این مقاله به بررسی و تعریف رویکرد مدیریت الکترونیک منابع انسانی، مزایا، چالش ها و معایب آن پرداخته ایم.

تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک ؛ مدیریت منابع انسانی مبتنی بر وب یا به اختصار (E-HRM) ، به بهره مندی از فناوری اطلاعات، اپلیکیشن ها و ابزارهای مبتنی بر وب و آنلاین برای نظارت، مدیریت و اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی و نیروی انسانی گفته می شود. هدف این رویکرد جدید به مدیریت منابع انسانی مواردی چون افزایش بازده و کارآمدی، بهینگی و کاهش دادن هزینه‌های سازمان، مدیریت و بهبود روابط محیط کار و … است. رویکرد الکترونیک به مدیریت منابع انسانی در سال‌های اخیر توجه فراوانی به خود جلب کرده است.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک به زبان ساده استفاده از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مبتنی بر وب و آنلاین را جایگزین روش‌های کاغذی و قدیمی مدیریت منابع انسانی نموده است.

اهداف مدیریت الکترونیکی منابع انسانی

در ادامه برخی از اهداف اصلی مدیریت منابع انسانی آورده شده است:

دستیابی به اهداف استراتژیک و کلان سازمان
به حداقل رساندن هزینه ها
اتوماسیون فرآیند ها و افزایش دقت
بالابردن کارآمدی و بازدهی سازمان
افزایش رضایت شغلی کارمندان و بهبود تجربه ی آنان در محیط کار
تحلیل اطلاعات و داده های مربوط به سازمان و کارمندان با دقت بالا
انعطاف پذیری کسب و کار

مدیریت الکترونیک منابع انسانی و عملکرد سازمانی (حوزه های عملکردی E-HRM)

مدیریت منابع انسانی الکترونیک ازعناصر مختلفی به وجود آمده که تضمین کننده یکپارچگی و کارآمدی سازمان هستند.در ادامه این عناصر را معرفی می نماییم.

پورتال کاربری / Employee Self-Service Portal

پورتال کاربری یک سیستم مبتنی برر وب و آنلاین در مدیریت منابع انسانی الکترونیک است که به کارمندان امکان می دهد تا دسترسی آسانی به اطلاعات شخصی، دستمزد و مزایا، درخواست های مختلف از جمله درخواست مرخصی، ثبت ورود و خروج و ساعات کار و… داشته باشند. این سیستم بسیاری از فرآیند های سازمانی را به شکل اتوماسیون در آورده و نیاز به کاغذ بازی و درگیری نیروی انسانی را کاهش می دهد.وجود چنین سیستمی معمولا به دلیل تسریع و سهولت امور کارکنان به آنان احساس رضایت بیشتری می دهد.

مدیریت زمان و کنترل حضور و غیاب پرسنل

مدیریت الکترونیک منابع انسانی به دلیل ثبت دقیق اطلاعات مربوط به امور مختلف از جمله ساعت ورود و خروج کارمندان، مرخصی ها، اضافه کاری و… امکان نظارت بر این امور و مدیریت زمان را بیشتر فراهم می نماید. همچنین با استفاده از این رویکرد، به دلیل اینکه ثبت داده ها به صورت دستی انجام نمی شود خطاهای انسانی به حداقل می رسد.

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین (کلیک)

مدیریت و نظارت بر دستمزد

با استفاده از سیستم ها و ابزارهای آنلاین می توان کاملا بر اساس قوانین و مقررات و با محاسبه دقیق ساعات کار کارمندان، دستمزد و مزایای آنان را تعیین نموده و حتی دستمزد ماهانه را به صورت مستقیم به حساب آنان پرداخت نمود. علاوه بر این تمامی پرداخت ها و اطلاعات مالی ثبت و قابل دسترس است.

مدیریت و ارزیابی عملکرد

با استفاده از ابزار مبتنی بر وب در مدیریت منابع انسانی الکترونیک سازمان ها قادر به تعیین اهداف و شاخص های عملکردی مشخص برای سازمان و کارمندان هستند و می توانند میزان پیشرفت در جهت تحقق این شاخص ها و اهداف را توسط کارمندان و کل مجموعه پیگیری نمایند و به صورت آنلاین بازخوردهای دقیقی به هریک از افراد مربوطه بدهند.

مدیریت توسعه و آموزش کارمندان

مدیریت الکترونیک منابع انسانی به سازمان امکان می دهد تا بر فرآیند توسعه و آموزش کارمندان به صورت آنلاین نظارت داشته و بتوانند میزان کارایی و اثر بخشی آموزش های ارائه شده به کارمندان را ارزیابی نمایند. هم چنین با استفاده از سامانه ها و سیستم های یکپارچه این رویکرد مدیریتی می توان به نیاز های آموزشی کارمندان نیز پی برد.

مدیریت فرآیند های جذب و استخدام نیرو

در مدیریت منابع انسانی الکترونیک می توان صفر تا صد جذب نیرو و استخدام را از مرحله انتشار آگهی، دریافت رزومه ها، مصاحبه تا مرحله ارزیابی متقاضیان و گزینش نهایی را به صورت آنلاین اجرا نمود.

ثبت انواع گزارش و تحلیل داده ها

یکی از مهمترین مزیت های رویکرد الکترونیک به مدیریت منابع انسانی، ثبت گزارش و برخورداری از داشبورد های مدیریتی است. با استفاده از این داشبورد ها به راحتی می توان تمام اطلاعات و داده های مربوط به کارمندان را بررسی و تحلیل نمود. تحلیل داده ها در سازمان به پیش بینی نیازهای آینده کمک می نماید.

حفظ امنیت داده ها

با استفاده از سیستم های آنلاین می توان برای هر فردی سطحی از دسترسی به اطلاعات را تعیین نمود و از اطلاعات و داده های کارمندان محافظت نمود. در حالی که در نسخه دستی و کاغذی ثبت اطلاعات، چنین امکانی فراهم نیست.

در مورد انواع نرم افزار منابع انسانی بیشتر بدانید.

انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک

سیستم‌های مدیریت الکترونیک منابع انسانی در انواعی گوناگون و با ویژگی های کلیدی متفاوت، طراحی و اجرا می گردند هر یک از این انواع بسته به نیاز و اهداف سازمان، کاربردهای ویژه خود را دارند. در ادامه به تعدادی از این انواع مدیریت منابع انسانی با رویکرد الکترونیک پرداخته ایم:

1. مدیریت منابع انسانی الکترونیک عملیاتی (Operational E-HRM)

این نوع از مدیریت منابع انسانی بر اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی مانند نظارت بر حضور و غیاب پرسنل، دستمزد، مزایا، درخواست مرخصی و … تاکید دارد. هدف اصلی در این رویکرد به حداقل رساندن هزینه‌ها، افزایش سرعت و دقت فرآیندها و کاستن از حجم کاری واحد منابع انسانی است.

2. مدیریت منابع انسانی الکترونیک تحول‌گرا (Transformational E-HRM)

این نوع ازمدیریت منابع انسانی هدف و تمرکز خود را بر چیزی بیش از اتوماسیون فرآیندها قرار داده و تاکید اصلی آن بهبود فرهنگ سازمانی و عملکرد کارمندان است. با استفاده از رویکرد الکترونیک تحول‌گرا می‌توان اهدافی چون افزایش و بهبود تعامل بین کارمندان و ارتباطاتات درون سازمانی، توانمندسازی و افزایش سطح مهارت محقق نمود.

3. مدیریت منابع انسانی الکترونیک استراتژیک (Strategic E-HRM)

مدیریت منابع انسانی الکترونیک استراتژیک در سطح کلان تر وارد شده و متمرکز بر یکپارچه‌ کردن استراتژی های سازمان با فناوری اطلاعات است. هدف اصلی این رویکرد مدیریتی تحقق اهداف بلند مدت سازمان و به وجود آوردن مزیت رقابتی پابدار برای مجموعه است.

4. مدیریت منابع انسانی الکترونیک مبتنی بر اینترنت (Cloud-based E-HRM)

این رویکرد E-HRM، از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی مستقر بر سرور های ابری و مبتنی بر وب استفاده می کند؛ کارمندان با استفاده از اینترنت به این ابزارها متصل می شوند و امور خود را انجام می دهند. مزیت این رویکرد انعطاف‌ پذیری فوق‌العاده و کاهش هزینه‌های نگهداری است.

5. مدیریت منابع انسانی الکترونیک موبایل (Mobile E-HRM)

برخی سازمان‌ها به دلیل گسترش استفاده از گوشی های هوشمند و سهولت در استفاده از آن، ارائه خدمات منابع انسانی را با استفاده از اپلیکیشن‌های موبایل به اجرا در می آورند. این رویکرد به کارمندان امکان می دهد تا در هر زمان و مکانی به اطلاعات و خدمات منابع انسانی دسترسی داشته باشند.

کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک (E-HRM)

مدیریت منابع انسانی الکترونیک یا E-HRM با استفاده از فناوری اطلاعات، قادر به بهینه نمودن فرآیندهای منابع انسانی سازمان شده و برای سازمان‌ها این فرصت را به وجود می آورد که با بازده بالاتر و کارآمد تر به اهداف تعیین شده خود دست یابند. تا با بهره‌وری بیشتر و اثربخشی بالاتر به اهداف خود دست یابند. در ادامه کاربردهای مدیریت منابع انسانی با رویکرد الکترونیک را ذکر نموده ایم :

ثبت حضور و غیاب کارمندان و محاسبه اضافه کاری و مرخصی به صورت خودکار
محاسبه و پرداخت دستمزد کارمندان
درخواست و ثبت مرخصی ها
ارائه انواع گزارش از امور و فرآیندهای کارمندان ها و سازمان
به وجود آوردن فضایی برای تعامل و ارتباط کارمندان با یکدیگر
دریافت بازخورد و نظرسنجی از کارمندان و مدیران سازمان
تحلیل داده‌ ها و اطلاعات کارمندان و سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان، کارمندان و مدیران
جذب و استخدام نیرو

مزایا و معایب به کارگیری E-HRM

مزایا :

کاهش مدت زمان لازم برای نجام کارها
وقوع کمتر خطاهای انسانی
افزایش دقت
حذف هزینه‌های کاغذی
به حداقل رساندن هزینه‌های نیروی انسانی
استفاده بهینه از منابع
به وجود آمدن شفافیت در فرآیندها
سهولت در دسترسی به اطلاعات
کمک به تصمیم‌گیری از طریق تحلیل اطلاعات و داده های سازمان
قابلیت دسترسی داشتن به اطلاعات از هر جا و در هر زمانی
فراهم کردن فرصت برای دورکاری

معایب:

هزینه اولیه ای که باید برای اجرا و نگهداری سیستم ‌های E-HRM صرف شود ممکن است بالا باشد.
برای این که کارمندان سازمان بتوانند از سیستم ها استفاده نمایند باید به آن ها آموزش داد.
اطلاعات سازمان و کارمندان آن در برابر حملات سایبری آسیب پذیر خواهد بود.حفاظت از اطلاعات حساس کارکنان در برابر تهدیدات سایبری بسیار مهم است.
در صورت بروز مشکلات فنی در سیستم ها عملکرد سازمان با اختلال مواجه خواهد شد.
احتمال دارد در صورت بروز مشکلات فنی در سیستم ها، اطلاعات و اسناد مهم از دست بروند.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک در ایران

مدیریت منابع انسانی الکترونیک در ایران نیز اخیرا با استقبال فراوانی مواجه شده است. اما اجرای چنین فرآیندی با چالش‌ها و فرصت‌های ویژه ای همرا است که در ادامه به آن ها پرداخته ایم:

چالش‌ها:

زیرساخت‌های فناوری مناسب از جمله اینترنت پرسرعت و تجهیزات سخت‌افزاری به اندازه کافی وجود ندارد.
در حال حاضر در برابر تغییر و پذیرش روش ها و رویکردهای جدید مقاومت وجود دارد و افراد مایل به تغییر نیستند.
به سیستم های الکترونیکی اعتماد چندانی نسبت به امنیت اطلاعات شخصی کارمندان و اطلاعات محرمانه و سری سازمان، وجود ندارد.
هزینه بالایی برای راه اندازی و نگهداری از ابزار اکترونیکی و تجهیزات مدیریت منابع انسانی الکترونیک وجو دارد. این هزینه به خصوص برای شرکت های کوچک و متوسط چالش بر انگیز است.
نیروی متخصص در حوزه فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی الکترونیک کمیاب است.

روند رو به رشد مدیریت منابع انسانی الکترونیک در ایران

با وجود اینکه در مسیر E-HRM چالش های فراوانی وجود دارد اما روند پیشرفت این رویکرد در ایران رو به رشد است.تعداد فراوانی از سازمان‌های بزرگ و متوسط ایرانی، علی الخصوص سازمان های خصوصی به سمت استفاده از سیستم های الکترونیک کشیده شده اند.

چندین نمونه از راهکارهای برطرف کردن چالش‌ها و سرعت بخشیدن به روند پیشرفت مدیریت منابع انسانی الکترونیک را ذکر می نماییم.:

سرمایه‌گذاری کردن برای گسترش دادن زیرساخت‌های فناوری اطلاعاتی چون اینترنت پرسرعت، مراکز داده و…
سرمایه گذاری بر روی ارائه آموزش به کارمندان در جهت استفاده از نرم افزارها، ابزارها و سیستم های مدیریت منابع انسانی الکترونیک
به وجود آوردن فرهنگ سازمانی ای که تمایل به تغییر و انعطاف در آن بالا باشد.

در نهایت می توان گفت، پیاده سازی و اجرای با موفقیت مدیریت منابع انسانی الکترونیک در ایران و برطرف نمودن چالش های بسیار به یک رویکرد همه جانبه و یکپارچه و همچنین همکاری بین سازمان های دولتی و خصوصی نیاز خواهد داشت.

جمع بندی :

مدیریت منابع انسانی الکترونیک یک رویکرد جدید و مبتنی بر فناوری اطلاعات و تکنولوژی های به روز برای بهینه کردن فرآیندهای بخش منابع انسانی است. این رویکرد اخیرا مورد توجه بسیاری از سازمان ها و شرکت ها قرار گرفته است. علی رغم مزایای بسیاری که مدیریت الکترونیک منابع انسانی به همراه دارد؛ با چالش ها و هزینه هایی نیز رو به رو است. اما با وجود نیاز به سرمایه گذاری برای برطرف نمودن چالش ها و موانعی که در برابر الکترونیکی کردن مدیریت منابع انسانی وجود دارد؛ این سرمایه گذاری پر بازده بوده و منجر به نتایج و فواید پایداری برای سازمان و کارمندان می گردد.

منبع : personalmanagement.info