KPI چیست؟ | تنظیم شاخص عملکرد کلیدی برای 1403

KPI یا شاخص عملکرد کلیدی  از اصطلاحات مربوط به حوزه مدیریت عملکرد و کسب و کار است.ورود این مفهوم در فضای کسب و کار و مدیریتی ایران نسبتا تازه است. اگر برای شما هم سوال پیش آمده که KPI چیست ؛ در ادامه تلاش کرده ایم به این سوال پاسخ دهیم.

شاخص عملکرد کلیدی چیست؟

 KPI چیست ؟ به زبان ساده KPI یا شاخص عملکرد کلیدی یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر به طور موثر به اهداف تجاری خودش دست یافته است. سازمان ها از این شاخص برای ارزیابی عملکرد ، پیشرفت و موفقیت خود در دستیابی به اهداف سازمان استفاده می کنند.

بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی  | HRMS برای کسب و کار | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟ 

به زبان ساده، این شاخص هدفی است که باید برای رسیدن به آن تلاش می کنید. برای ساده سازی این مفهوم، بیایید به این مثال نگاه کنیم: شما صاحب یک غرفه سیب هستید و برای سودآوری در این ماه، باید 1000 سیب بفروشید.

بنابراین، شما شاخص خود را تعیین می کنید : فروش 1000 سیب در ماه. مقدار فروشتان چه 250 سیب در هفته باشد و چه تمام 1000 سیب را در 3 روز اول، KPI شما باید به آن عدد مورد نظر برسد. هنگامی که هفته دوم بهمن است و 550 سیب فروخته اید، می توانید به شاخص خود نگاه کنید و بدانید که آیا در مسیر رسیدن به هدف خود هستید؟

تعریف شاخص عملکرد کلیدی (KPI)

تعریف این شاخص، “مقدار قابل اندازه گیری است که برای ارزیابی میزان موفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به هدف استفاده می شود.”
در کسب‌وکارها، شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند سطح بالایی داشته باشند یا برای یک بخش یا فرد خاص مشخص شوند. KPIهای سطح بالا معمولاً به عملکرد کسب و کار شما به عنوان یک کل نگاه می کنند، مانند دستیابی به 1 میلیون دلار درآمد سالانه در سال مالی جاری. وقتی فرآیندهایی را بررسی می‌کنید که مختص بخش‌ها، تیم‌ها یا افراد هستند، در حقیقت به میکرو KPI های خرد توجه میکنید.

یک شاخص عملکرد کلیدی خوب چه ویژگی هایی دارد؟

ویژگی های ضروری برای یک شاخص عملکردی یا KPI چیست؟ یک شاخص خوب، واقع بینانه و به راحتی قابل اندازه گیری می باشد.
در اینجا چند نکته برای تنظیم شاخص خوب وجود دارد:

همسو بودن KPI

شاخص های کلیدی عملکرد باید با استراتژی کلی کسب و کار و نتایج مشخص شده همسو باشند. استراتژی کسب و کار فراگیر باید همان چیزی باشد که شاخص های عملکرد کلیدی های شما را مشخص می کند. به عنوان مثال، فرض کنید هدف کسب و کار شما افزایش 20 درصدی درآمد تکرارشونده ماهانه یا (MRR) تا پایان سال مالی است. (یک کی پی آی ماکرو) اگر در تیم فروش هستید، کی پی آی شما ممکن است تا پایان سه ماه سوم (یک کی پی آی میکرو) لید های ورودی را تا 50 درصد افزایش دهد. این سنجه به هدف کلی کسب و کار کمک می کند زیرا:
سرنخ های جدید = پتانسیل درآمد

قابل اجرا بودن شاخص کلیدی عملکرد

شاخص عملکرد کلیدی باید قابل اجرا باشند. هنگامی که تنظیمش کردید، باید مراحلی را برای رسیدن به آن تعیین نموده و معیارهایی که در طول مسیر اندازه گیری خواهید کرد را مشخص کنید. یک هدف چه فایده ای دارد اگر راهی برای رسیدن به آن نداشته باشید؟ فایده ی یک KPI چیست اگر نتوان در راستای آن اقدام نمود؟

اگر هدف شما افزایش سرنخ‌های ورودی است، باید برنامه‌ای برای انجام آن داشته باشید. این کار راه حل عملی شما را برای موفقیت در دستیابی به های خود آماده می کند. همچنین شایان ذکر است که سنجه های شما نباید با طرح سوالات اضافه وقت را از بین ببرند، آنها باید دقیقا برعکس عمل کنند: اقدامات الهام بخش باشند.

واقع گرایی

واقع بینی در تجارت بسیار مهم است. توصیه خوب این است که از شاخص های کوچک شروع کنید. اهداف کلیدی بزرگ و بلند – اگرچه ممکن است روی کاغذ خوب به نظر برسند اما اگر از ابتدا غیرواقعی باشند، هیچ لطفی به شما یا تیمتان نمی کنند.

قابل اندازه گیری بودن KPI

KPI ها باید قابل اندازه گیری باشند. هنگامی که آنرا را تنظیم می کنید، از خود بپرسید: برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید؟ نتیجه نهایی مطلوب چیست؟ جدول زمانی چیست؟ به یاد داشته باشید که این موارد را اضافه کنید:
چگونه شاخص های خود را اندازه گیری کنیم؟ اغلب اوقات، یک ابزار تجزیه و تحلیل، راهی عالی برای ردیابی پیشرفت شما در همان شاخص هایتان است. به این ترتیب، می توانید یک معیار (مانند سرنخ ها) ایجاد کنید و به راحتی و به سرعت پیشرفت خود را در تجسم داده ها مشاهده کنید.

تفاوت بین متریک و KPI چیست؟

شاخص عملکرد کلیدی و متریک تفاوت ظریفی دارند. البته شایان ذکر است که علیرغم تفاوت های آنها، اغلب برای بهره وری بیشتر به هر دو نیز دارید.
در اینجا یک مقایسه جانبی آورده شده است که در آن به روشنی مشخص شده که تفاوت های معیار و KPI چیست :

نحوه تنظیم KPI چیست؟

اکنون که ما تعاریفی از مفهوم مورد بحث داریم، بیایید نگاهی به اصول اولیه تنظیم آن بیندازیم.
در عین حال که می‌توانید از صنعت های بزرگ الهام بگیرید، تمام آنچه که تعیین می‌کنید باید برای کسب و کار و اهداف شما منحصر به فرد باشند.
مهم است که به یاد داشته باشید که ماهیت KPI چیست ؛ شاخص های کلیدی عملکرد در واقع نوعی ارتباط هستند. هنگامی که در حال طراحی یکی از آنها هستید، باید قوانین اساسی ارتباط را در نظر داشته باشید: اطلاعات مختصر، واضح و مرتبط بیشترین تأثیر را دارند.

شاخص نامناسب

برای مثال شاخص عملکرد کلیدی مانند :«امسال پول زیادی کسب کنید.» را در نظر بگیرید؛
علت نامناسب بودن این  KPI چیست ؟ برای شروع، فوق العاده مبهم است. آیا “پول زیاد” 10 هزار دلار است یا 1 میلیون دلار؟ هیچ اقدام قطعی وجود ندارد که بتوانید آن را به KPI خود گره بزنید، اگر مقدار مشخصی را ندارید که روی آن کار می کنید، هیچ یعنی مقدار مشخصی وجود ندارد که بدانید به هدف خود رسیده اید، و نمی توانید هیچ متریکی را به آن نسبت دهید تا بتوانید پیشرفت خود را پیگیری کنید.

شاخص قابل قبول

در این ماه، درآمد ماهیانه تکراری را 25 هزار دلار افزایش دهید.
علت قابل قبول بودن این KPI چیست ؟ این شاخص از یک جهت خاص است؛
مقدار دلار و بازه زمانی که در آن امیدوارید به آن هدف برسید را مشخص می کند. با یک KPI دقیق مانند این، شما یک متریک مرتبط MRR (افزایش درامد مستمر) دارید که می‌توانید آن را در برابر پیشرفت خود ارزیابی کنید و می‌توانید اقدامات خاصی را که قرار است برای دستیابی به KPI خود انجام دهید، مشخص کنید، مانند دنبال کردن MRR توسعه برای مشتریان فعلی تان.

استراتژی مبتنی بر اصول KPI چیست؟

اگر بدانید اهداف سازمانی شما چیست، چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید و چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند. با تکرار و توسعه، درک بهتری از این که کدام فرآیندهای تجاری می توانند در داشبورد KPI باشند و چه کسانی باید آن داشبورد را به اشتراک بگذارید، به دست خواهید آورد.

چگونه KPI یا شاخص عملکردی را تعریف کنیم؟

به راحتی می توان KPI ها را با معیارهای تجاری اشتباه گرفت. KPI ها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با یک معیار عملکرد به یک نتیجه کسب‌وکار خاص مرتبط باشند.
بیایید مثالی بزنیم
هدف کسب و کار شما افزایش درآمد ماهانه تکراری شماست، بنابراین، تیم شما KPI رشد فروش را تعیین می کند.

استفاده از چهارچوب هدف گذاری SMART برای تعریف KPI شرکت

ممکن است از خود بپرسید: چگونه شاخص های کلیدی عملکرد شرکت خود را اندازه گیری کنم؟  راه‌های اندازه‌گیری عملکرد KPI چیست ، یکی از این راه ها،  استفاده از چارچوب SMART است.

چارچوب SMART چیست؟
برای این که بدانید چگونه می توانید هدف گذاری اسمارت داشته باشید؛ می توانید به مقاله هدف گذاری اسمارت رجوع کنید. حال بیایید SMART را بشکافیم:

– آیا هدف شما مشخص است؟
– آیا می توانید پیشرفت در رسیدن به هدف خود را اندازه گیری کنید؟
– آیا این هدف واقع بینانه، قابل دستیابی است؟
– هدف، چقدر به سازمان شما مرتبط است؟
– بازه زمانی دستیابی به این هدف چه مقدار است؟

SMART goal چیست؟

SMART درواقع یک اصطلاح است و به رویکردی اشاره دارد که از آن برای تعیین و مشخص کردن  اهداف (goal) کمک گرفته می شود. این اصطلاح  پنج اصل کلیدی دارد که هریک از این اصل ها به شما در تمکز کردن بر اهدافتان کمک می کند و در نتیجه با احتمال بیشتری قادر به تحقق آن ها خواهید بود.این پنج اصل شامل:

1. مشخص / Specific : هدف های مشخص دارای نتایج و پیامدهایی  هستند که به طور کامل روشن، شفاف و واضح هستند.نکته ی گنگ و مبهمی در باره ی این اهداف نباید وجود داشته باشد. برای مثال میزان فروش مدنظر کسب و کاری در مدت زمان یک ماه یک هدف مشخص است.
2. قابل اندازه گیری / Measurable : هدف شما باید قابلیت سنجش پذیری داشته باشد. باید بتوانید آن را اندازه گیری کنید در غیر این صورت چطور قادر به ارزیابی خودتان خواهید بود؟  شما باید هدفتان را سنجش کنید تا بتوانید در مسیر پیشرفت، عملکرد خود را ارزیابی کنید.
3. قابل به دست آوردن / Achievable :هدف شما باید قابل دستیابی و بر اساس نگاهی واقع بینانه تعیین شود.اهدافی که به صورت افراطی و اغراق آمیز در نظرگرفته شوند به احتمال قریب به یقین شکست خواهند خورد. علاوه بر آن اعتماد به نفس شما را نیز در هم شکسته و انرژیتان را می گیرند.بنابراین هیچ سودی برای شما ندارد اگر ایده آل گرایانه و بدون توجه به واقعیت هدف گذاری کنید.
4. مربوط و هماهنگ / Relevant : اهدافی که در نظر می گیرید باید با اهداف کلی شخصی یا خط مشی شرکت و سازمان شما هماهنگ و مرتبط باشد. زیرا اصلا بهینه نیست اگر اهدافی انتخاب کنید که از مسیر اصلی شما فاصله زیادی داشته باشد.
5. دارای محدودیت زمانی / Time-bound : هدف ها باید در بازه های زمانی تعریف شوند. درغیر این صورت ارزیابی پیشرفت تقریبا غیر ممکن می گردد. چطور خواهید توانست پیشرفت خود در کسب مهارت در کاری ارزیابی کنید اگر زمان انجام آن کار را در نظر نداشته باشید؟

اهدافی که با رعایت اصول پنج گانه ای که ذکر کردیم تعیین می شوند، اهداف SMART هستند.

اگر می‌خواهید چارچوب هدف گذاری SMART را گسترش دهید، می‌توانید با ا ارزیابی پیوسته آن را هوشمندتر کنید. KPI ها نباید یکبار مصرف باشند؛ شما باید به طور مداوم آنها را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که آنها قابل دستیابی اند و در مسیر درست قرار دارند.هم چنین رصد نمایید که تاثیر تنظیم KPI چیست.

مزایای استفاده از KPI چیست؟

KPI در شرکت شما، تمام کارمندان را مسئول عملکرد خود می کند.
عملکرد های این هدف سنجر، به کارکنان کمک می‌کنند تا تأثیر کار خود را اندازه‌گیری و مشاهده کنند و بدانند چگونه فعالیت‌های روزانه‌شان، موفقیت اهداف سازمانی و نقش خودشان را ارتقاء می بخشد. شاخص‌های کلیدی عملکرد همه را در یک جهت و یک هدف هدایت می‌کنند.
اگر اهل خواندن مقالات انگلیسی هستید، این مقاله را در مورد KPI بخوانید.
تی تایم امیدوار است که این مقاله به شما کمک کرده باشد. اگر میخواهید به بهبود مقالات این سایت کمکی کرده باشید، کامنت کنید که چه مطالبی برایتان مفید است؟ تا ما به سرعت مقاله اش را برایتان می نویسیم.