بهترین نرم افزار مدیریت اسناد در سال 2022

داده‌ها بخش حیاتی کسب‌وکارهای پر رونق امروزی را تشکیل می‌دهند، زیرا آنها وارد دنیای دیجیتال شده اند. شرکت ها باید با انبوهی از داده ها سر و کار داشته باشند و همه آنها باید در اسناد فشرده شده و در پایگاه های ایمن داده ذخیره شوند.

حجم عظیمی از داده ها به طور منظم و مرتب در اسناد پردازش می شوند. در چنین شرایطی بسیار بیش از پیش نیاز شما به نرم افزار های مدیریت اسناد احساس می شود. بنابراین، ما می‌خواهیم با فهرست کردن برخی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد موجود به شما کمک کنیم.

پس از تحقیقات قابل توجه و بر اساس تجربیات خودمان بر این ابزارها، 10 نرم افزار زیر بهترین نظر را جلب کردند. شما 10 مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد (DMS) را در ادامه مقاله خواهید شناخت.

نرم افزار مدیریت اسناد یا (DMS) چیست؟

document management system یا (DMS) به نرم افزار های جمع آوری، رمز گذاری و سطح بندی اسناد گفته می شود. نرم افزار های مدیریت اسناد می‌توانند به شما کمک کنند سوابق کاغذی خود را به راحتی به فایل‌های دیجیتال تبدیل کرده و آنها را بدون دردسر سازماندهی کنید.

بنابراین به جای بررسی در اقیانوسی از پرونده ها و مقادیر بی شمار کاغذ، با این ابزارها یک آرشیو الکترونیکی ایجاد می کنید که به شما کمک می کنند اسناد ارزشمند خود را ذخیره کنید.

علاوه بر آرشیو، ویژگی نمایه سازی بصری ارائه شده توسط آنها به بازیابی فایل های مهم در هر زمان که بخواهید کمک می کند. امیدواریم این لیست به شما کمک کند تا نرم افزار مناسبی برای مدیریت و سازماندهی کارآمد اسناد خود پیدا کنید.

نکته های مهم:

نکات زیر را در نظر بگیرید تا به شما کمک کند نرم افزار مورد نظر خود را پیدا کنید:

اولین چیزی که باید قبل از انتخاب یک نرم افزار DMS در نظر بگیرید، قابلیت استفاده از آن است. ابزار باید دارای یک رابط کاربر پسند باشند تا به راحتی قابل پیمایش شوند.

اکثر ابزارها با چنین ماهیتی به کاربران خود این امکان را می دهند که فایل ها را برای همکاری با دیگران به اشتراک بگذارند. این یک ویژگی عالی است که در آن شما و تیمتان می توانید همزمان فایل ها را به صورت آنلاین مشاهده و ویرایش کنید.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد به شما این امکان را می دهد که تغییراتی را که در سند هایتان اتفاق می افتد در زمان حال ردیابی کنید. از آنجایی که نرم‌افزار های DMS نسخه‌های قدیمی فایل‌های شما را نیز بایگانی می‌کند، می‌تواند به فایل‌های تغییر یافته شما اجازه دهد تا با دستور مستقیم به نسخه قدیمی خود بازگردند.

یک ابزار حرفه ای ابزاریست که از OCR استفاده می‌کند تا متن فایل‌های دیجیتالی شما را برای دسترسی آسان قابل جستجو کند. این نرم افزار ها همچنین باید اسکن آسان را برای دیجیتالی کردن فوری فایل های کاغذی در اختیارتان قرار دهند.

لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد

در اینجا لیستی از بهترین نرم افزارهای DMS برای مدیریت کارآمد اسناد شما آمده است.

1. 1- PaperSave
2. 2- ClickUp
3. 3- Templafy
4. 4- M-Files
5. 5- Bit.AI
6. 6- Alfresco
7. 7- DocuWare
8. 8- XaitPorter
9. 9- OnlyOffice
10. 10- Google Drive
11. 11- LogicalDoc

اجازه دهید بهترین نرم افزار مدیریت اسناد را با جزئیات بررسی کنیم.

Papersave

Papersave بهترین نرم افزار برای ضبط هوشمند اسناد و ساده‌سازی فرآیندهای تجاری است.

PaperSave یک ابزار هوشمند و کاربر پسند است که به کسب‌ و کارها در هر اندازه‌ ای اجازه می‌دهد تا اسناد خود را به طور کارآمد مدیریت کنند.

PaperSave با راه حل های پیشرو ERP و CRM ادغام شده است که به کاربر اجازه می دهد اسناد را مستقیماً از رابط کاربری ضبط کند. مقادیر شاخص به صورت پویا از رکورد ERP/CRM برای نمایه سازی خودکار استخراج می شوند. این امکان، همراه با قابلیت جستجوی شهودی، بازیابی اسنادی را که نیاز دارید در هر زمان که بخواهید به آنها دسترسی داشته باشید، راحت می کند.

PaperSave همچنین به شدت بر امنیت داده ها تأکید دارد. بنابراین، به کاربران اجازه می دهد تا تمام تغییراتی که در اسناد اتفاق می افتد را نظارت و پیگیری کنند و همچنین به شما این امکان را می دهد که نقش ها و مجوزهای خاصی را به سایر کاربران اختصاص دهید.

ویژگی های Papersave

ادغام یکپارچه با راه حل های پیشرو ERP و CRM.

عملکرد جستجوی هوشمند برای راحت کردن بازیابی اطلاعات.

گردش کار منسجم

امنیت داده قابل اعتماد، صرف نظر از حجم و ظرفیت آن

قضاوت نهایی: افرادی که پشت PaperSave هستند، چالش‌های ناشی از چیزی به ظاهر ساده مانند مدیریت اسناد را درک می‌کنند. از این رو، این ابزار یک موتور پیشرفته را ارائه می دهد که به طور موثر اسناد را ضبط می کند، اطلاعات را به طور خودکار فهرست می کند و فرآیندهای تجاری را ساده سازی  می کند. این نرم افزارهمه این کارها را برای کمک به کسب و کارها انجام می دهد تا ضمن کاهش هزینه ها، بر وظیفه دست و پا گیر مدیریت اسناد هم غلبه کند.

Clickup

ClickUp برای ساختن اسناد داخلی و خارجی، ویکی ها، پایگاه های دانش و غیره بهترین است.

ClickUp Docs بستری برای ایجاد اسناد است. این ویژگی های کاربردی برای همکاری کارآمد همراه با ویرایش چند نفره را فراهم می کند. این امکان مشاهده اشخاصی  را فراهم می کند که به طور فعال یک سند را مشاهده می کنند و امکان ویرایش را در همان زمان فراهم می کند.

ویژگی های Clickup

ClickUp ویژگی هایی را برای به اشتراک گذاری سند با هر شخصی فراهم می کند.

می توانید مجوزها را برای مشاهده، نظر دادن و ویرایش سند تنظیم کنید.

هنگام اضافه کردن نظر، می توانید متن را نیز برجسته کنید.

قضاوت نهایی: نرم افزار ClickUp Docs یک مکان را برای همه اسناد شما فراهم می کند. این یک پلتفرم با قابلیت ها و ویژگی های غنی ویرایش متن برای گذاشتن نظرات و همکاری است.

Templafy

بهترین نرمافزار برای ایجاد سند با الگوهای سفارشی.

Templafy یک نرم افزار مدیریت اسناد کاربردی  است. تمام اسناد تجاری را جمع آوری می کند و آنها را در یک کتابخانه منسجم ذخیره می کند که در آن می توان به راحتی تنها با یک کلیک به آنها دسترسی داشت. از اینجا، کاربران می توانند با دیگران در تیم خود همکاری کنند و تغییرات را در زمان واقعی پیگیری کنند.

با این حال، Templafy همچنین با ارائه توانایی ایجاد طیف گسترده ای از اسناد تجاری با کمک قالب های سفارشی، یک قدم فراتر می رود. این نرم‌افزار ایجاد اسناد مهم مانند NDA، قراردادهای منابع انسانی و ایمیل‌های خدمات مشتری را خودکار می‌کند.

بنابراین، زمان قابل توجهی که صرف نوشتن اسناد تجاری پیچیده می شود، صرقه جویی می شود

این نرم افزار نیز فوق العاده هوشمند است. به طوری که  کل فرآیند شروع را با مجموعه ای از ابزارهای تنظیم و ویژگی های پیشرفته بهینه می کند. همچنین می تواند خطاها یا ناهماهنگی ها را در یک سند شناسایی کرده و به طور خودکار آنها را بدون دخالت کاربران تصحیح کند.

ویژگی های Templafy

سیستم مدیریت اسناد متمرکز

ایجاد خودکار اسناد با الگوهای سفارشی

قابلیت جستجوی پیشرفته

رفع خودکار خطاها و ناهماهنگی های شناسایی شده

قضاوت نهایی: Templafy ابزاری است که اگر می‌خواهید در ایجاد اسناد تجاری بسیار حیاتی صرفه‌جویی کنید، باید آن را لحاظ کنید. این نرم افزار فرآیند ایجاد را شخصی  سازی می کند و به کاربران کمک می کند اسنادی را با الگوهای پر شده توسط آرم، ابرداده و اطلاعات سلب مسئولیت مرتبط مستقیماً با شرکت ایجاد کنند.

M-FILES

بهترین نرم افزار برای اتوماسیون گردش کار و مدیریت جامع اسناد.

M-Files یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت اسناد بصری است که اتوماسیون و امنیت را با هم ترکیب می کند تا ابزاری فوق العاده کارآمد را ارائه دهد. این نرم افزار به راحتی تمام اسناد تجاری را از بخش های مختلف در یک آرشیو الکترونیکی قوی گرد آوری می کند

به این صورت، تیم شما می‌تواند به هر اطلاعاتی که نیاز دارد، هر زمان که به آن نیاز داشته باشد، دسترسی فوری داشته باشد.

این نرم افزار همچنین فراتر از این کاررا هم انجاممی دهد تا اطمینان حاصل کند که فقط به روزترین فایل ها را ذخیره شوند  و اطمینان یابد  که فقط یک نسخه مرتبط از فایل برای دسترسی وجود دارد. علاوه بر این، این نرم افزار همچنین به پیاده سازی مجوزهای پیشرفته و مکانیک های رمزگذاری برای کنترل افرادی که به این فایل های اغلب حساس دسترسی پیدا می کنند، کمک می کند.

علاوه بر این، نرم افزار M-Files در مورد اتوماسیون گردش کار بسیار پیچیده است. این به شما این امکان را می دهد که اسناد را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید، آنها را ویرایش کنید و مطابق دستورالعمل های شرکت آنها را برای تأیید بررسی کنید. شما عملاً می توانید گردش کار را برای اسناد، پروژه ها و کارمندان با M-Files تنظیم کنید.

ویژگی های M-FILES

همه اسناد را در بخش های مختلف کسب و کار خود وصل می کند.

گردش کار خودکار دارد.

مجوزهای پیشرفته و پروتکل های رمزگذاری را پیاده سازی می کند.

فقط جدیدترین نسخه های مرتبط اسناد شما را ذخیره می کند

قضاوت نهایی:

M-Files ترکیب کاملی از اتوماسیون پیشرفته و امنیتی فوق العاده است که امروزه برای مدیریت کارآمد اطلاعات به شدت مورد نیاز است. ماهیت آن بسیار جامع است و کاملاً قادر است مسائل مربوط به مدیریت اسناد شما را بدون دردسر برطرف کند.

BIT.AI

بهترین نرم افزار برای همکاری اسناد و ایجاد سفارشی سازی.

Bit.AI چشم انداز مدیریت اسناد و همکاری را به لطف رابط کاربری بصری آن بسیار روان و قانع کننده کرده است . این نرم افزار عملا اسناد مهم را در کل سازمان شما جمع آوری می کند و آنها را زیر یک سقف در دسترس همه قرار می دهد.

اگرچه جنبه مدیریت اسناد Bit.AI عالی است، اما در نهایت این ویژگی همکاری پیشرفته نرم افزار است که توانایی آن را ثابت می کند. این به تیم ها، دانش آموزان، مشتریان و شرکا اجازه می دهد تا بر روی یک فایل در هر زمانی کار کنند.

این ویژگی فقط با بیش از 90 الگو تقویت می شود که می توانید از آنها برای ایجاد اسناد استفاده کنید. این ابزار شما را با مجموعه ای از ویجت ها، رنگ ها، تم ها و ادغام ها برای شخصی سازی و خودکارسازی ایجاد اسناد پیچیده مسلح می کند.

ویژگی های BIT_AI

همکاری بلادرنگ با تیم ها در زمینه اسناد

هزاران الگو، ویجت و تم برای انتخاب

پیوند اسناد با سایر اسناد

ردیابی تغییرات اسناد

بیش از 100 ادغام غنی

قضاوت نهایی:

Bit.AI بیش از هر ابزار دیگری در این لیست بر ویژگی همکاری تأکید دارد. همه ابزارهایی را که برای ایجاد، ویرایش و ردیابی تغییراتی که در اسناد تجاری حیاتی در زمان واقعی اتفاق می‌افتند، در اختیار کاربران قرار می‌دهد. ما این نرم افزار را به کسانی که به دنبال نرم افزار DMS برای تجربه همکاری تیمی آنلاین بی عیب و نقص هستند توصیه می کنیم.

Alfresco

بهترین نرم افزار برای مدیریت محتوا برای شرکت های بزرگ

Alfresco به عنوان نرم افزار مدیریت محتوا و اسناد به کاربران خود خدمات ارائه می دهد. این ابزاری است که بیشتر بر عملکرد روان و ساده سازی گردش کار تأکید دارد. ویژگی‌های ضروری مدیریت اسناد مانند اسکن اسناد، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری فایل و موارد دیگر را در Alfresco خواهید یافت که همه آنها بدون مشکل انجام می‌شوند.

چیزی که واقعاً آلفرسکو را در این لیست آورده است، هوش مصنوعی قدرتمند آن است. Alfresco با کمک هوش مصنوعی پیشرفته خود، هر زمان که به آن نیاز داشته باشید، بینش و اطلاعات ارزشمندی را در مورد اسنادی که مدیریت می کند، ارائه می دهد. قابلیت جستجوی پیشرفته آن بازیابی اسناد را بسیار آسان می کند.

این ابزار همچنین به اندازه کافی هوشمند است که فایل های مشابه را در زیر یک پوشه برای کشف آسان گروه بندی می کند. این ابزار همچنین یکپارچه سازی یکپارچه با برنامه های کاربردی دیگر مانند Salesforce، Google Drive و Microsoft Office را ارائه می دهد تا سیستم مدیریت اسناد را به میزان قابل توجهی راحت تر کند.

Alfresco همچنین با نرم افزار مدیریت اسناد منبع باز عرضه می شود که می تواند محتوای کمتر مهم برای تجارت شما را مدیریت کند

ویژگی ها Alfresco

اسکن و ضبط اسناد

هوش مصنوعی قدرتمند

ادغام های متعدد با برنامه های کاربردی اصلی

ایجاد پوشه هوشمند

قضاوت نهایی:

Alfresco یک سیستم مدیریت محتوا و اسناد قوی با چندین ویژگی عالی ارائه می دهد. با ادغام های متعدد و انبوهی از شایستگی های اصلی که باید روی آنها حساب کرد، این یک ابزار ایده آل برای شرکت های بزرگ است.

Docuware

بهترین نرمافزار برای مدیریت اسناد مبتنی بر cloud.

DocuWare یک نرم‌افزار مدیریت اسناد مبتنی بر cloud است که اهداف مختلفی غیر از عملکرد اصلی خود دارد. این ابزاری است که می تواند برای پردازش فاکتور، مدیریت کارکنان، بازاریابی و فروش و غیره استفاده شود.

به عنوان یک نرم افزار DMS است که به تنهایی، می تواند به شما کمک کند تا فایل های فیزیکی را به هر شکلی ضبط کرده و آنها را دیجیتالی کنید. فایل‌ها بعداً می‌توانند در آرشیوهای الکترونیکی امن ذخیره شوند. جدای از محاسن فوق، این نرم افزار همچنین به طور خارق العاده ای کار می کند تا گردش کار را خودکار کند و فرآیندهای مدیریت خسته کننده را قابل درک تر کند.

DocuWare همچنین ابزاری است برای به اشتراک گذاری اسناد که همکاری را به سطح دیگری ارتقا می دهد. می توانید از DocuWare برای ارتباط با کارمندانی که از راه دور کار می کنند هم استفاده کنید. به این ترتیب، کارمندان شما می توانند برای ویرایش بیشتر  محتوا از هر کجای دنیا دسترسی داشته باشند.

ویژگی های Docuware

اتوماسیون گردش کار

اسکن و ضبط اسناد

اشتراک گذاری و همکاری فایل ها مبتنی بر cloud

پردازش فاکتور

قضاوت نهایی:

DocuWare به دلیل اتوماسیون هوشمند و ویژگی همکاری مبتنی بر ابر کار می کند. این ابزاری است که می‌توانیم آن را به مشاغل در هر اندازه توصیه کنیم، به خصوص اگر به نرم‌افزاری نیاز دارند که همکاری از راه دور روی اسناد را نسبتا راحت‌تر کند.

XaitPorter

بهترین نرم افزار برای اتوماسیون تولید اسناد.

اکنون در اینجا یک نرم افزار کاملاً بهینه مبتنی بر cloud وجود دارد که نه تنها یک ویژگی همکاری هوشمند را ارائه می دهد، بلکه نقاط قوت خود را بر بهبود کیفیت اسناد شما متمرکز می کند. این نرم افزار بسیار انعطاف پذیر و ساده برای کار است.

عملکرد قدرتمند  این نرم افزار مبتنی بر ابر،  به شما این امکان را می دهد که از راه دور به طور همزمان با همکاران خود بر روی یک فایل کنید و با آنها همکاری کنید. شما می توانید به راحتی بازخورد ها را به اشتراک بگذارید، خطاها را اصلاح کنید و قالب بندی و طرح بندی فایل را در زمان واقعی تنظیم کنید.

همچنین ابزاری است که تولید اسناد تجاری مهم را خودکار می کند. شما مجموعه ای از ابزارها را در اختیار دارید تا سندی حرفه ای ایجاد کنید که به افزایش بهره وری شرکت شما کمک کند.

ویژگی های XaitPorter

تولید خودکار اسناد

ادغام با Salesforce و سایر برنامه های اصلی

اشتراک گذاری و همکاری روی فایل ها از راه دور

گردش کار را خودکار می کند

قضاوت نهایی:

XaitPorter برای موتور جست و جو کاملاً بهینه سازی شده است؛ همچنین به واسطه رایانش ابری و فرآیند اتوماسیون گردش کار، یکی از بهترین نرم افزارهای تولید اسناد است.

Only office

بهترین نرمافزار برای همکاری آنلاین در اسناد برای مشاغل کوچک و متوسط.

OnlyOffice مخازن امنی را برای نهادهای تجاری به منظور ذخیره، اشتراک گذاری و همکاری در اسناد، صفحات گسترده و ارائه  پاورپوینت در فضای ابری ایجاد می کند. جنبه ویرایش این ابزار دقیقاً دلیل قرار گرفتن آن در این لیست است، زیرا استفاده از آن بسیار جامع و انعطاف پذیر است.

شما می توانید آزادانه قالب، فونت و متن محتوای خود را تنظیم کنید، متن را برجسته کنید و بازخورد خود را در زمان کم با تیم خود به اشتراک بگذارید. شما به معنای واقعی کلمه می توانید هر کاری را که ممکن است روی یک سند استاندارد، برگه اکسل یا فایل PPT وجود دارد، انجام دهید. این تضمین می کند که کیفیت اسناد شما همیشه درجه یک است و اطلاعات درون آن همیشه مرتبط هستند.

OnlyOffice از طیف گسترده ای از فرمت های اسناد پشتیبانی می کند، بنابراین مدیریت و همکاری اسناد را موثرتر و عملی تر می کند.

Google drive

بهترین برای ذخیره سازی رایگان، اشتراک گذاری و ویرایش اسناد.

لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد را نمی توان بدون ذکر یکی از بهترین ابزارهای رایگان موجود تکمیل کرد. Google Drive  به دلیل ماهیت بسیار جامع و عملی آن  یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریت اسناد است .

این ابزاری است که هر کسی می تواند بلافاصله بدون منحنی یادگیری، با آن شروع به کار کند. از زمان آغاز به کار، Google Drive برای ایجاد، ذخیره و به اشتراک گذاری فایل های مختلف در قالب های مختلف از سیستم ابری خود استفاده میکند.

این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که اسناد، صفحات گسترده و موارد دیگر را تنها با یک کلیک ایجاد کنید. علاوه بر این، می توانید به راحتی اسناد جدید ایجاد کنید، آنها را با همکاران و دوستان خود از طریق Gmail به اشتراک بگذارید، و اسناد را در زمان حال با ابزارهای فراوانی که در اختیار دارید ویرایش کنید.

ویژگی های Google drive

ایجاد فایل های Doc، صفحات گسترده و فایل های PPT به صورت آنلاین

به اشتراک گذاری  فایل ها با همکاران آنلاین

ساخت پوشه برای ذخیره سازی در فضای ابری

دسترسی از هر نقطه از طریق تلفن همراه یا دسکتاپ

قضاوت نهایی:

اگر شما فردی مقتصد با بودجه نسبتا کم هستید، گوگل درایو یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد رایگان برای کاربران ویندوز و اندروید است. این نرم افزار بسیار اعتیاد آور، فوق العاده جامع و قابل اعتماد در عملکرد خود است.

Logical doc

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد بین پلتفرمی

هدف LogicalDoc این بوده که با چندین سیستم عامل و دستگاه سخت افزاری سازگار باشد. جدا از این، به دلیل عملکرد مبتنی بر فضای ابری، این ابزار در هر زمان و از هر جایی که دوست دارید قابل دسترسی است.

LogicalDoc به‌عنوان یک نرم‌افزار مدیریت اسناد، تقریباً در همه زمینه‌ها خدمات ارائه می‌دهد. این نرم افزار به شما کمک می کند که فایل هایتان را در یک مخزن امن آپلود و ذخیره کنید. همچنین می‌تواند فایل‌های شما را به‌طور خودکار فهرست‌ بندی کند تا در صورت نیاز، به راحتی قابل بازیابی باشند. لازم به ذکر است که این DMS امکانات کمتری نسبت به بقیه دارد.

ویژگی های Logical doc

ضبط و اسکن اسناد

به اشتراک گذاری و ویرایش فایل ها در فضای ابری

انطباق مؤثر با مقررات

کار در چندین دستگاه نرم افزاری و سخت افزاری

قضاوت نهایی:

اگر به دنبال یک نرم افزار مدیریت اسناد شخصی ساده هستید که قادر به انجام تمام وظایف لازم باشد، LogicalDoc نرم افزار ایده آلی برای شماست.

سوالات متداول:

1) مزایای نرم افزار مدیریت اسناد سازمانی چیست؟

پاسخ: نرم افزار DMS خوب اهداف زیادی را دنبال می کند. می تواند اسناد را ذخیره کند، آنها را به صورت آنلاین با اعضای تیم برای ویرایش راحت به اشتراک بگذارد و تغییرات سند را ردیابی کند. آنها همچنین می توانند یک گام فراتر بروند و به شما کمک کنند تا مجوز و محدودیت لازم برای اسناد حساس را تنظیم کنید.

2) برخی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

پاسخ: ویژگی‌های کلیدی مانند ذخیره‌سازی اسناد، اشتراک‌گذاری و همکاری، کنترل نسخه و امنیت قابل اعتماد برای واجد شرایط بودن به عنوان یک ابزار مدیریت اسناد ضروری است.

3) نرم افزار مدیریت اسناد دقیقا چگونه کار می کند؟

پاسخ: یک سیستم مدیریت اسناد استاندارد ابتدا فایل های فیزیکی شما را اسکن و دیجیتالی می کند. بعداً، فایلی که اخیراً دیجیتالی شده است را نمایه دار می‌کند تا هر زمان که نیاز باشد به راحتی برایتان جست و جویش کند. در نهایت، اسناد سازماندهی شده و در یک پایگاه داده امن ذخیره می شوند.