آنچه در این مقاله می خوانید
شما چه کسب و کار کوچکی با 10 کارمند داشته باشید و چه شرکتی با بیش از 100 کارمند، نیاز به نرم افزار های مدیریت پروژه دارید. به طوری که امروز، داشتن یک نرم افزار جامع کنترل پروژه تبدیل به یک ضرورت برای هر شرکتی شده است. این نرم افزار ها به شما این امکان را می دهند تا هر کارمند و کارفرمای سازمان، به غیر از دانستن و تنظیم برنامه های کاری خود، بتواند دیدی کلی نسبت به پروژه ها و تسک های کاری کل مجموعه داشته باشد. ما در این مقاله به غیر از نرم افزار های خارجی، دو نرم افزار ایرانی که خودمان از آنها استفاده میکنیم را هم به شما معرفی خواهیم کرد.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه ( Project Management Software ) شامل نرم افزار هایی است که به مدیران پروژه‌ها کمک میکند تا بتوانند به بهترین شکل به نیاز های یک پروژه پاسخ دهند. نیاز هایی از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن کار. البته این نرم افزار ها فقط برای مدیر پروژه نیست و کار اصلی اش تسهیل گردش کاری بین افراد تیم نیز هست؛ بطوریکه بتواند به بهبود عملکرد تیم و مدیریت تمام امور کاری کمک کند.
کارکرد ها و مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار کنترل پروژه این امکان را دارد تا پروژه‌های متعدد را مدیریت کنند و عملکرد اجزا تیم را تجزیه و تحلیل و پیشرفت هر فرد یا کل تیم را رصد کنند. نرم افزار کنترل پروژه به تقسیم پروژه‌ها در قالب وظایف متعدد، تجزیه و تحلیل بهره وری کارکنان، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم کمک میکند. به این صورت که شما برای هر فرد و هر کدام از کارکنانتان یا برای یک مجموعه افراد (مثلا برنامه نویسان)، یک وظیفه با بازه ی زمانی تعیین می کنید و به محض تمام شدن، می توانند تیک انجام کار را بزنند و اگر تسک در بازه ی زمانی تمام نشد، به آنها آلارم دهد.
نرم افزار های مدیریت پروژه هم برای کسب و کار های کوچک و هم برای ابر پروژه هایی که نیاز است چندین تیم روی آن کار کنند، مناسب است. اما باید بدانید چه نوع نرم افزاری مناسب کار شماست.
6 نرم افزار برتر مدیریت پروژه
Trello
ترلو یکی از محبوب ترین نرم افزار های رایگان مدیریت پروژه در جهان است. ابتدا بیایید فلسفه ترلو را بررسی نماییم. ژاپنی ها در حوزه مدیریت کارها و پروژه‌هایشان اصطلاحی به نام کنبان(Kanban) دارند. به این صورت که ابتدا لیست کارهای لازم را به صورت ستونی مرتب(sort) می‌کنند تا آسان تر بتوانند درک درستی از کارها و وظایفشان داشته باشند و سپس اقدام به انجام فعالیت های خود می کنند. این فعالیت درواقع اصلی‌ترین ایده برای طراحی و توسعه نرم افزار ترلو بود تا افراد بتوانند پروژه‌های فردی و گروهی خودشان را با بازدهی بیشتری همراه کرده و فعالیتشان را به خوبی جلو ببرند.
ترلو یک نرم افزار مبتنی بر وب و اپلیکیشن همه فن حریف است که بیش از 50 میلیون کاربر دردنیا دارد و به غیر از انجام کارهای مدیریت پروژه، می تواند پروژه های شخصی هر فرد را هم پوشش دهد.
ویژگی های Trello
1.کاربر پسند (user friendly)
ترلو نیاز به آموزش ندارد و با طراحی کاربری بسیار ساده ای که دارد، هر شخصو شرکتی می تواند از آن استفاده کند
2.انعطاف پذیری بالا
شما هر مدل روش اتوماسیونی که دلتان می‌خواهد را می‌توانید در بورد ترلو اجرا کنید. از تقسیم کار بین اعضای تیم گرفته تا موعد مقرر تعریف کردن برای هر نوع تسک. ترلو به اندازه کافی ابزار برای انواع و اقسام مدیریت‌ها دارد.با اینکه این نرم افزار قابلیت های بسیار متنوعی دارد اما همچنان با توجه به نیاز کاربران، در حال رشد و توسعه است
3.امکان کار با نرم افزار در تجهیزات و سیستم های مختلف
از دیگر امکانات خوبی که برای نرم افزار ترلو تدارک دیده شده است، این است که این نرم افزار بر روی هرگونه لپ تاب، گوشی هوشمند و حتی انواع ساعت‌های مچی هوشمند قابل استفاده است.
4.کار با آن رایگان است
با اینکه ترلو 2 نسخه پولی هم دارد اما همچنان بیشتر ویژگی هایش رایگان است و شاید دلیل اقبال عمومی به آن همین باشد. اما متاسفانه این شرکت ip های ایران را بسته و برای استفاده باید از فیلتر شکن کمک بگیرید.
Taskulu
تسکولو نرم افزاری تقریبا مشابه ترلو است و دقیقا همان طراحی و کارکرد ها را دارد. البته مزایای بیشتری مانند چت بین اعضای گروه را هم واجد است. همانگونه که گفتیم به علت فیلتر شدن ترلو و محیط انگلیسی زبانش، بسیاری از کسب و کار های ایرانی از این نرم افزار استفاده می کنند.
اگر با آی پی ایران وارد سایت تسکولو بشوید، منوها و محیط به زبان فارسی در می آید.
قابلیت های سایت مدیریت پروژه تسکولو | taskulu
1.ساده شدن کار ها و پروژه ها
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار تسکولو، ساده‌سازی پروژه‌ها است. این ابزار، به شما این امکان را می‌دهد تا با ایجاد پروژه‌های مختلف و شکستن و تقسیم کردن آنها به تخته، صفحه، لیست و کار، تمام پروژه‌ها را با هر پیچیدگی یا ساختار سازمانی به‌صورت کاملاً چابک مدیریت کنید.
2. تعیین سطوح دسترسی
به‌عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانید سطوح مختلفی از دسترسی را به هر کدام از اعضا تیمتان بدهید تا مطمئن شوید محیط کاری خاص خود را در اختیار دارند. در حالی که به همه کارها و افراد مرتبط در یک بخش دسترسی دارید و به راحتی پروژه را مدیریت می‌کنید.
3. امکان تهیه گزارش عملکرد به صورت روزانه
گزارش عملکرد یکی از مهم‌ترین کارهایی است که در انجام پروژه‌ها باید به آنها توجه کنید. با داشتن نرم افزار مدیریت تسکولو این کار به شکل دقیق تر و مطابق با تاریخ روز انجام می گیرد. بنابراین یک آرشیو مناسب از گزارش کارها خواهید داشت که تاریخ دقیق فارسی آنها مشخص است.
از دیگر مزایای تسکولو می توان به این موارد اشاره کرد:
سیستم جستجو برای پیداکردن سریع فایل های هر پروژه
درون سازی با نرم افزارهایی مانند Dropbox، Google Drive، Google Calendar
گزارش گیری از عملکرد و بهره وری سازمان
تقویم شمسی و میلادی
برگزاری جلسات آنلاین تصویری به صورت گروهی
دارا بودن نسخه اندروید و IOS
wrike
نرم افزار رایک (Wrike)، یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است که دارای نسخه موبایل (Android, iOS) نیز می باشد. این نرم افزار فضای همکاری بیشتر بین افراد پروژه را تقویت میکند. حتی این قابلیت را دارد که مشتری ها را نیز در این فضا سهیم کند. این نرم افزار از سه جزء اصلی تشکیل شده است که عبارتند از پروژه ها، پوشه ها و وظاییف. این نرم افزار دارای فضای کاری قابل تنظیم و متناسب با حجم کار است و قابلیت‌هایی چون ارتباطات تیمی، فرم‌های کاربردی، داشبوردسازی و گزارش‌های وضعیت در این نرم افزار پشتیبانی می‌شوند. همچنین الگوهای اسپرینت به صورت پیش فرض در آن تعریف شده است.
قابلیت های سایت مدیریت پروژه رایک | wrike
۱. امکان نظارت مدیر پروژه بر وضعیت پروژه ها با استفاده از گزارشات آنلاین
۲. قابلیت تدوین و هدف گذاری تسک ها و تبدیل آنها به برنامه های عملیاتی
۳. همه از مدیر پروژه تا کارمندان جزء می توانند به پروژه ها دسترسی داشته باشند
۴. ردیابی و مدیریت جزئیات همه ی وظایف تعریف شده
۵. نمودارهای مختلف برای نمایش زمان بندی پروژه
۶. امکان نمایش خلاصه پیشرفت پروژه ها در قالب گزارشات داشبورد. در این خصوص رایک ادعا کرده است که می توانم اطلاعات مهم یک پروژه را در کمتر از ۳۰ ثانیه مرور کنیم.
7. رایک مجهز به ابزارهایی است که پایان یک پروژه را تسریع می کند.
8. دارای گزارشاتی برای ردیابی پروژه ها و عملکرد تیم و انجام کارهای باقیمانده توسط آنهاست.
9. این نرم افزار می تواند اعضای تیم را از برنامه های کاریشان مشخص کند. به این ترتیب هیچ عذری برای فراموش کردن کارها نخواهد بود. 10.در رایک امکان تعریف و تخصیص کار برای هر کارمند وجود دارد.
ASANA
یکی از نرم‌افزارهای شناخته شده در دنیا در زمینه ی مدیریت پروژه، نرم افزار آسانا (Asana) است (www.asana.com). این نرم‌افزار به خوبی گردش کار را مدیریت میکند و برای مدیریت تسک‌ها و گردش کاری، ابزار بسیار مناسب و انعطاف‌پذیری است.
هدف آسانا توانمند ساختن کسب وکارها برای پیشبرد اهداف به صورت برنامه ریزی شده در جهت رشد و پیشرفت آنها است.
با Asana هر تیم می تواند یک فضای کاری ایجاد کند. فضاهای کاری شامل پروژه ها و وظایف است. در هر فضا، کاربران می توانند یادداشت ها، نظرات، پیوست ها و برچسب ها را اضافه کنند. کاربران می توانند پروژه ها و وظایف را دنبال کنند، و هنگامی که وضعیت یک پروژه یا کار تغییر می کند، به کلیه به روزرسانی ها در مراحل مختلف پروژه دسترسی داشته باشند.
قابلیت های سایت مدیریت پروژه رایک | ASANA
1. پلن رایگان دارد
یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار را فراهم میکند.
2. امکان همگام سازی با دیگر نرم افزارها
همگام سازی و ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات نرم افزار آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.
3. افزونه ها و ویژگی های کارا
آسانا افزونه‌هایی دارد که کمک میکند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایمان تعدیل کنیم. از نمودارهای کانبان ( Kanban) و گانت Gantt) ) گرفته تا مدیریت گزارش دهی از جمله این ویژگی ها است.
4. سهولت در ارتباط بین اعضای تیم و مدیریت کل پروژه
5. دیدن تمام کارها و پروژه ها در یک جا
6. افزایش مسئولیت پذیری و شفافیت
میزیتو
یکی دیگر از نرم افزار های ایرانی بسیار خوب در زمینه ی مدیریت پروژه، میزیتو است.
میزیتو برای مدیریت پروژه‌های گروهی و حتی بعضا شخصی، ابزاری بسیار کاربردی به شمار می‌رود. این ابزار تحت وب بوده و می‌توانید آن را روی کامپیوتر شخصی، لپ تاپ، گوشی هوشمند یا تبلت خود نصب نمایید. با استفاده از این ابزار آنلاین قادر خواهید بود که مدیریت پروژه‌ها را به شکلی کاملا متحول، پیش برده و برنامه ریزی‌ها و فرآیند کارها را کاملا ساماندهی شده و بهینه صورت دهید.
قابلیت های سایت مدیریت پروژه رایک | میزیتو
1. داشبورد: مشاهده آخرین وضعیت میزِکارهای شما در یک نگاه که شامل آخرین پیام‌ها و نامه‌ها، وظایف روز و یا تسک های دارای تأخیر است.
2. میزِکار: شما می توانید تیم‌های مختلف خود را در قالب میزِکارهای متفاوت و جدا از هم ایجاد نمایید و برای هر کدام یک تسک مشخص کنید.
3. گفتوگو: میزیتو امکان چت و گفت و گو به صورت آنلاین و شخصی، گروهی و یا در قالب یک پروژه، امکان ارسال انواع فایل‌ها و عکس‌ها را برای شما فراهم می کند.
4. وظایف: تعریف وظیفه برای شخص و افراد داخل تیم و همچنین تعیین زمان، یادآوری و دسته بندی مرتبط با هر وظیفه.
5. صورت جلسات: یادآوری جلسات به افراد حاظر در جلسه و امکان ثبت صورت جلسات و ثبت مصوبه برای هر کارمند و مدیر پروژه.
6. پرونده مشتریان: وارد کردن تمام اطلاعات مشتری و گفتوگو پیرامون پروژه مشخص شده برای مشتری و ایجاد صورت جلسه الکترونیکی
7. مانیتورینگ تیم: مشاهده وضعیت کلی کارهای انجام شده و سرویس‌های استفاده شده در تیم به تفکیک اعضا و به طور کلی دریافت آمار و گزارشات دقیق در رابطه با پیشرفت کارها.
تی تایم | titime (جایزه شما)
تی تایم یک نرم افزار مدیریت پروژه نیست؛ در عوض به شما کمک می کند تمرکزتان روی مدیریت پروژه باقی بماند. تصور کنید به عنوان مدیر شرکت یا HR:
چه میزان از زمانتان را صرف امور اداری حضور وغیاب کارمندانتان می کنید؟
چه مقدار کاغذ صرف پر کردن درخواست های اداری و فرمالیته می کنید؟
چه میزان خطا در محاسبات حقوق بر اساس نیروهای ساعتی و قراردادی می کنید؟
چقدر خوشحال خواهید بود اگر کارمندانتان وقتتان را برای توضیحات مرخصیشان نگیرند؟
تی تایم، خیلی ساده عمل می کند. کافیست روی تلفن همراه کارمندان و مدیر نصب شود. اگر کارمندان در محل مقرر در نرم افزار وارد شوند، برای آنها حضور ثبت می شود و در هنگام خروج، باید به راحتی یک دکمه از سیتم خود خارج شوند. هزینه ای که در ماه باید برای اشتراک این اپلیکیشن بپردازید، کمتر از یک فنجان قهوه اسپرسوست.
برای اطلاعات بیشتر به صفحه تی تایم مراجعه کنید.
