اجایل (agile) چیست؟ | 12 اصل کلیدی رویکرد چابک

اجایل (agile) چیست؟ | 12 اصل کلیدی رویکرد چابک

عبارتی پرکاربرد که عده کمی از معنی واقای آن اطلاع دارند؛ اما به راستی اجایل چیست؟ در دنیای کسب و کار های امروزی، نیاز به تطبیق دادن سریع  با اوضاع موجود ضروری است. دپارتمان منابع انسانی با حل سریعتر مشکلاتی که با مدرن سازی و دیجیتالی کردن کارها به وجود می آید، روبرو می شوند. به عبارت دیگر، منابع انسانی باید فوراً یک رویکرد چابک و سریع برای تغییر دنیای کار اتخاذ کند.

درباره اجایل

در حال حاضر، رویکردهای اجایل به طور پراکنده در فرآیندهای مختلف منابع انسانی، مانند کسب استعداد یا مدیریت عملکرد ظاهر می‌شوند. با این حال، این رویکرد، به آرامی شروع به نفوذ به مناطق دیگر نیز می کنند. اجایل HR درابتدا می تواند یک موضوع پیچیده به نظر برسد. با این حال، ما تمام عناصر درگیر شدن را برای ارائه مراحل عملی برای اعمال در محل کار تجزیه و تحلیل کرده ایم.

اجایل HR چیست؟

ابتدا باید ببینیم روش شناسی اجایل HR چیست و چگونه به منابع انسانی ربط پیدا می کند.

اجایل HR  یک رویکرد مهم برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است که به تیم‌ها کمک می‌کند خدمات را سریع‌تربه مشتریان خود ارائه دهند.

به عبارتی “به جای ریسک انجام کمالگرایانه و یکباره کار ها که مانند انفجار صدا کند، یک تیم چابک سازی سعی در برتری خفیف در مقیاس کار های کوچک دارد”

اجایل
چابک
اجایل چیست
اجایل به چه معناست؟

12 اصل کلیدی رویکرد چابک

1.روش شناسی اجایل بر مبنای 12 اصل استوار است:

2.جلب رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر

3.تغییر برنامه، مبتنی بر نیاز ها حتی در واپسین مراحل تحویل پروژه

4.ارئه محصول و خدمت به مشتری به صورت مکرر

5.ارتباط کاری پیاپی توسعه دهندگان با صاحبان تجارت

6.جذب افراد با انگیزه برای پروژه هایی که نسبت به انها اشتیاق دارند

7.انتقال اطلاعات از طریق گفتگوی حضوری

8.یک نرم افزار برای پیشرفت کار ضروریست

9.وجود ثبات سرعت کاری و تداوم همیشگی آن

10.توجه مستمر به برتری فنی محصول

11.ساده سازی: به حداکثر رساندن میزان کار انجام نشده

12.سیستم سازی در سازمان

13.بازبینی و بازنگری روند تیم


روش اجایل زمانی پا به عرصه گذاشت که توسعه دهندگان نرم افزار شروع به کار بر روی برنامه های کاربردی اینترنتی کردند. نیاز به تولید قابلیت‌های جدید به بازار با سرعتی بیشتر، تا آن زمان بی‌سابقه بود. در نتیجه، تیم‌ها، ابزارها و پلتفرم‌ها متناسب با این سبک کار، تغییر کردند و در نتیجه باعث تولد رویکرد اجایل شدند. در این روش، تمرکز بیشتری بر تکرار، همکاری، خود سازماندهی و نوآوری وجود دارد.

از این فرآیند، به نام روش شناسی اجایل متولد شد که به مانیفست اجایل KDC مشهور شد.

اصول متدولوژی چابک سازی، ابتدا در تولید نرم افزار شروع شد و شروع به گسترش در زمینه های دیگر مانند ساخت و ساز، کشاورزی، تحقیقات، حوزه پزشکی و غیره کرد.

سازمان‌هایی که رویکرد چابک منابع انسانی را در اولویت قرار می‌دهند، به احتمال زیاد بهتر از سازمان‌هایی که این کار را نمی‌کنند، با تغییرات برخورد خواهند کرد.

چابک سازی HR

نحوه اعمال روش چابک برای منابع انسانی ممکن است مستقیماً به چشم نیاید. این یک طرز فکر چابک است که منابع انسانی می توانند آن را اتخاذ کنند و از آن بیاموزند. این مقاله برای دسته محیط های کاری  که همیشه در حال تغییراند و به طور مداوم به راه حل های سریع نیاز داردن، ضروری است. چابک سازی HR  مبتنی بر چند اصل است:

1- ساختار منابع انسانی را طوری معماری کنید که برای پاسخ، انطباق و انعطاف پذیری بیشتر وسریع تر با موقعیت ها سازگار باشد.

2- رویکردی انعطاف‌پذیر به منابع انسانی داشته باشید، به گونه ای که به محض تغییر کسب و کار، رویکردتان نیز عوض شود.

3- در شرکتتان، عملکردی را در HR پیش بگیرید که در نتیجه آن، واحدی که از نیاز های مشتری حمایت می کند بیشتر مورد توجه قرار گیرد.

اصول اجایل HR

روش چابک بیش از یک رویکرد متفاوت به فرآیندهای منابع انسانی مختلف  است و متخصصان منابع انسانی را مجبور می‌کند تا ذهنیت و در نهایت عملکرد متفاوتی را اتخاذ کنند:

تغییر طرز فکر شماره 1: از خوشه به ساقه! همکاری!

در اغلب موارد، منابع انسانی در بخش‌ها (به عنوان مثال، استخدام، مدیریت منابع انسانی، مدیریت استعداد یابی، متخصصین منابع انسانی و غیره) به صورت کاملا ایزوله فعالیت می کنند. علاوه بر این، منابع انسانی اغلب از دیگر بخش های  کسب و کار حذف می شوند.

رویکرد چابک منابع انسانی مستلزم این است که تیم ها باید چند مهارت داشته باشند. به عنوان نمونه ، یک متخصص منابع انسانی می تواند در یک اتاق با یک مدیر تجاری، بانکدار سرمایه گذاری و مدیر بازاریابی بنشیند تا روی نیازهای مدیریت افراد کار کند.

تیمی از این افراد را تصور کنید که روی موضوعی مانند فرهنگ سازمانی کار کنند. این راه ‌حل‌های بسیار مؤثرتر و جامع‌تر از رویکرد سنتی به دست می‌دهد که در آن فقط متخصصان منابع انسانی روی این موضوع کار می‌کنند. این امر هم‌آفرینی را تشویق می‌کند و نشان داده است راه‌ حل‌های نوآورانه ‌تری نسبت به رویکرد خوشه‌ای ارائه می‌دهد.

اجایل
چابک
اجایل چیست
اجایل به چه معناست؟

تغییر ذهنیت شماره 2: از استحکام به تزلزل! شکست خوردن!

یکی از قوی‌ترین جنبه‌های رویکرد چابک به منابع انسانی، سرعتی است که در آن توسعه فرآیند را ممکن می‌سازد. این نکته به معنای افزایش شکست احتمالی است که البته اصلا چیز بدی نیست. اما باید هدفمان این باشد که فرآیندها سریعتر اجرا می شوند تا راه حل یک مشکل، بسیار مؤثرتر ایجاد شود. یک رویکرد سنتی منابع انسانی دیدی ثابت دارد، وغالبا به گونه ای طرح ریزی شده که از تغییر استقبال نمی‌شود، و یک سیستم باید قبل از پیاده سازی، باید بسیار کمال گرایانه درسدد اثربخشی تنظیم شود.

این تغییر طرز فکر همچنین فعالیت ساخت پروتوتایپ را نیز افزایش می دهد.

تغییر ذهنیت شماره 3: از سال به هر روز!

منابع انسانی در بسیاری از سازمان ها اغلب از یک چرخه سنتی سالانه پیروی می کند؛ به گونه ای که فرآیندهای مختلف را در یک تقویم قرار می دهد. پاداش، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و سایر فرآیندهای منابع انسانی معمولاً به صورت سالانه بررسی می شوند.

با این حال، یک دید اجایل به منابع انسانی، شرایط را هر روز ارزیابی می‌کند و سپس از روش‌های مناسب برای توسعه راه‌حل‌های لحظه‌ای پیروی می‌کند. این رویکرد به منابع انسانی اجازه می دهد تا اطلاعات را از محیط نزدیک دریافت و برهمان اعمال کند.

مزایای رویکرد اجایل HR

بهبود همکاری های تیمی

با رویکرد چابک سازی، ارتباط و کار تیمی بهتری بین کارکنان بخش‌های مختلف سازمان شکل می گیرد. AGILE HR همچنین بر شفافیت تأکید می کند و بنابراین اعتماد بیشتری را در کل تیم تزریق می کند.

بازخورد مستمر

بازخورد به طور منظم و سازگارتر دریافت می شود. این کار منابع انسانی را قادر می‌سازد تا راه‌ حل‌هایی را توسعه دهد که مرتبط و مؤثر هستند.

سازگاری بهتر

همه گیری کرونا، نیاز به تطابق تیم ها با شرایط متغیر و بحرانی را برجسته تر کرده است. هدف روش چابک سازی “آزمایش، یادگیری و بهینه سازی” است و به تیم ها اجازه می دهد در صورت نیاز به سرعت جابجا شوند.

اندازه‌ گیری خروجی بهینه تر کار :

AGILE بر نتایج تأکید می‌کند، که در داشبوردها و تجسم‌های کنونی مشهود است. در نتیجه، بخش منابع انسانی می تواند نتایج مستقیم مربوط به زمان، هزینه و عملکرد هر ابتکاری را نشان دهد.

نحوه اعمال مدیریت اجایل در منابع انسانی

تیم شما مجبور نیست تمامیت روش اجایل را بپذیرد تا موثر باشد. شما می توانید ویژگی های خاصی را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید.

در متن زیر مراحل کلی وجود دارد که می‌توانید هنگام اعمال روش اجایل برای منابع انسانی انتخاب کنید

1. مشکل را تعریف کنید

قبل از اینکه بتوانید از هر روشی برای بهبود فرآیند منابع انسانی استفاده کنید، ابتدا باید دقیقاً مشکلی را که سعی در بهبود آن دارید شناسایی کنید. بهترین راه برای یافتن این موضوع، مشورت با همه ذینفعان مربوطه است.

 2. در مورد منابع خود تصمیم بگیرید و نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کنید.

وقتی مشکل را فهمیدید، گام بعدی این است که تیمی را تشکیل دهید که بتواند با آن مقابله کند. تیم های چابک معمولا کوچک هستند و مهارت های مکمل دارند.

این تیم از یکی از متدولوژی های چابک سازی را برای طراحی و اجرای راه حل مورد نظر استفاده خواهد کرد. می توانید از

نرم افزار های بسیاری در این زمینه بهره ببرید. هر متدولوژی روش خاص خود را برای مدیریت پروژه دارد.

اما به زبان ساده، کار با سرعت زیاد انجام خواهد شد. این یک دوره 2 تا 4 هفته ای است که در پایان آن تیم نسخه اولیه راه حل را ارائه می دهد.

از هر رویکردی که پیروی می کنید، باید منابع انسانی مورد نیاز خود و همچنین منابع فیزیکی (مانند داشبورد، تصویر نگاری و غیره) را در نظر بگیرید.

مثال: برای کوتاه کردن زمان پر کردن مدارک مربوطه، به سیستمی نیاز دارید که بتواند تمام اسناد لازم را ساده سازی کند و اطلاعات تکراری را حذف کند. تیمی متشکل از متخصصین منابع انسانی، استخدام‌کنندگان و پرسنل فناوری اطلاعات را برای توسعه داشبوردها تشکیل دهید.

اکنون باید هر یک از اعضای تیم را در تیم‌های کوچک ‌تری که نتایج سطح بالایی تولید می‌کنند، مستقر کنید. هر تیم مسئول ارائه بازخورد به تیم گسترده تر در طول جلسات است. در حالت ایده آل، شما همچنین یک اسکرام مستر را انتخاب خواهید کرد که مسئول اصلی هدایت کل فرآیند و تیم است. در مثال ما، این می تواند متخصص منابع انسانی باشد.

3. اهداف خود را توسعه دهید

در رویکرد اجایل، اهداف چیزی هستند که باید به سرعت به آنها دست پیدا کرد. کل تیم باید در این روند مشارکت داشته باشند.

سپس فعالیت ها اولویت بندی شده به اعضای مختلف تیم اختصاص داده می شود. در طول جلسات، اعضای تیم یکدیگر را از پیشرفتی که حاصل شده مطلع می کنند. اهداف را به اهداف کوچک تر و خرد تر تقسیم کنید تا اعضای تیم به سرعت و راحتی بیشتری آنهارا انجام دهند

4. با بهترین سرعت ممکن شروع کنید

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، دوی سرعت یک دوره زمانی مشخص و معمولاً کوتاه است که یک تیم تلاش می کند تا مقدار مشخصی از کار را انجام دهد. این به تیم ها کمک می کند تا کارها را سریعتر انجام دهند و حداکثر زمان برای دوی سرعت معمولاً چهار هفته است.

در طول جلسات منظم (روزانه یا هفتگی)، تیم باید در مورد پیشرفت در دوی سرعتش بحث کند. در این جلسات روزانه باید به مناطقی که تیم ها در دوی سرعت با یکدیگر همکاری می کنند نیز پرداخته شود.

مثال: آیا متخصص منابع انسانی پوشه را با تمام فرم ها جمع آوری کرده است؟ (وظیفه ای که موظف بود به طور موازی با همکاران دیگرش انجام دهد) اگر نه، مشکل کجاست و چه کسی می تواند به آنها کمک کند؟

5. به بازخوردها توجه داشته باشید

پس از پایان مسابقه، باید مسابقه ای که دادید را تحلیل و بررسی کنید.

در اینجا باید بازخوردهای تیم و مشتریان یا کاربران نهایی را در نظر بگیرید. درک کنید که برخی از مسائل به وجود آمده چیست، موانع موفقیت و نقاط ناامیدی را شناسایی کنید. بررسی کنید که آیا حجم کاری منصفانه وجود دارد و آیا همکاری صورت گرفته است؟ اگر موفقیت های قابل توجهی از اولین دوی سرعت به دست آمد، حتماً این مهم را جشن بگیرید. این به تیم کمک می کند تا انگیزه بیشتری برای مسابقات آینده داشته باشد.

مثال: پس از آزمایش فرآیند های جدید، تیم متوجه شد که این فرآیند هنوز شش روز طول می کشد. کارمند جدید فراموش کرده یک فرم را امضا کند. تیم تصمیم می‌گیرد فرآیند را تکرار کند و یک یادآوری ایمیل ارسال شده در روزهای 2 و 3 برای یادآوری به کارمند ها برای امضای فرم‌ها ارسال کند.

ممکن است لازم باشد بخش هایی از این فرآیند را انتخاب کنید که برای شما بهتر کار می کند. یا ممکن است لازم باشد چندین مسابقه (استعاره از هدف و وظیفه) را تا زمانی که محصول نهایی را کامل شود، شروع کنید.به خاطر داشته باشید که هرگز یک رویکرد یکسان برای همه وجود ندارد.

نمونه‌های تمرین منابع انسانی اجایل

نتیجه فرآیند فوق به این معنی است که منابع انسانی سریعتر کار می کند و راه حل های بسیار پویاتری نسبت به قبل تولید می کند. در زیر چند نمونه از این که چگونه یک روش اجایل می تواند تأثیر مثبت خالصی بر روی شیوه های منابع انسانی داشته باشد آورده شده است:

استخدام

یکی از گران ترین هزینه ها برای سازمان ها زمان لازم برای استخدام استعدادها است. تقاضای دائمی برای پر شدن جای خالی وجود دارد و یک روش استخدام اجایل  می تواند به این امر کمک کند. یک فرآیند سنتی استخدام شامل غربالگری، مصاحبه، مصاحبه دوم، ارزیابی، شاید مصاحبه نهایی پیشنهاد می شود. با این حال، این واقعاً برخلاف روش شناسی اجایل است. یک رویکرد اجایل سعی می کند که به نامزدها شفافیت، درک روشنی از سازمان، و ارائه اطلاعات کافی به هر دو نامزد و کارفرما ارائه دهد.

به عنوان مثال، اوبر یک عنصر گیمیفیکیشن (نوعی از طراحی که مخاطب را به تکمیل ترغیب می کند) برای فرآیند استخدام با اپلیکیشنی به نام UberDrive ایجاد کرد. این بازی متقاضیان را در سانفرانسیسکو راهنمایی می‌کرد و به رانندگانی که کوتاه‌ترین مسیر را طی می‌کردند امتیاز می‌داد و اطلاعاتی در مورد نحوه ارائه نکاتی درباره کارهایی که باید در شهر انجام دهند به مشتریان ارائه می‌داد.

این برنامه به نامزدها چشم اندازی شفاف از شغلی که انجام می دهند، میزان درآمدی که می توانند کسب کنند و نحوه کار برای شرکت ارائه می دهد. این فرآیندهای تصمیم گیری را برای همه افراد درگیر در فرآیندهای استخدام افزایش می دهد و راه حل سریعتر و کارآمدتری را برخلاف فرآیند استخدام سنتی ارائه می دهد.

همیشگی بودن!

سازمان ها دائماً در تلاش هستند تا تجربه های  جدید را بهبود بخشند، زیرا این یکی از حیاتی ترین لحظات یک تجربه خوب کارمند است. Alongboarding یک رویکرد روش‌شناسی اجایل برای حضور کارکنان است. هدف آن این است که عملیات را برای  تجربه های جدید پویاتر و مرتبط تر کند.

یک تجربه حضوری باید شامل اصول اولیه باشد، که شامل معرفی عضو جدید تیم به سازمان گسترده تر، نقش ها و مسئولیت ها، ارزش ها، اهداف، ماموریت ها و غیره است.  تجربیات باید در دوی سرعت (مانند دو یا چهار هفته) انجام شود.

مدیریت اجرایی

یکی از حوزه های منابع انسانی که در سال های اخیر مورد توجه قرار گرفته است، مدیریت عملکرد یا مدیریت اجرایی است. بازخورد ثابتی در مورد اثربخشی بررسی عملکرد سالانه و اینکه آیا این بازنگری هنوز یک رویکرد مرتبط برای ارزیابی عملکرد یک کارمند است یا خیر، وجود دارد.

یک رویکرد چابک برای مدیریت عملکرد، به جای بحث عملکرد سالانه یا دوسالانه، مکالمات مکرر و بحث های منظم عملکرد را تشویق می کند. این نوع بازخورد منظم، کارکنان و مدیران را قادر می‌سازد تا تغییرات را بیشتر و سریع‌تر انجام دهند و فرآیندهای کاری را تکرار کنند.

به عنوان نمونه ای از این، GitLab رویکرد مدیریت عملکرد خود را برای تمرکز بر مدیریت تیم های راه دور متمرکز کرد. آنها تکرار را برای همه چیز اعمال کردند و شفافیت کامل را پذیرفتند. در کتابچه راهنمای خود، آنها به طور خاص بر روی جمله “نتایج را اندازه گیری کنید نه ساعت ها را” تمرکز کردند.

این تغییر به طور خاص بر پاسخ به همه‌گیری COVID-19 متمرکز بود و یک رویکرد اجایل  به آنها اجازه داد تا این تغییر را انجام دهند. سپس، آنها بر عملکرد و بهره وری به عنوان سنگ بنای ارزیابی کارمندان تمرکز کردند و نه «تعداد ساعات کار» را. برای حمایت از این موضوع، Gitlab یک ماتریس عملکرد را توسعه داد که متعاقباً آن را نیز تکرار کردند. نتیجه این امر این بود که فرصتی برای کارکنان فراهم شود تا بازخورد مستمری را برای پیشرفت خود دریافت کنند.

جمع بندی

– اجایل HR  یک رویکرد مهم برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است که به تیم‌ها کمک می‌کند خدمات را سریع‌تربه مشتریان خود ارائه دهند.

– رویکرد اجایل تمرکز بیشتری بر تکرار، همکاری، خود سازماندهی و نوآوری وجود دارد.

– تعریف مشکل، مشخص کردن نقش ها، توسعه هدف ها و شروع طوفانی از اصول پیروی اجایل است.

مقالات مرتبط
پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.قسمتهای مورد نیاز علامت گذاری شده اند *