نرم افزار منابع انسانی درواقع نامی بسیار کلی است که می تواند مصادیق زیادی داشته باشد. به طور کل، بسیار ایده‌آل خواهد بود اگر سازمان شما بتواند تمام وظایف مهم خود در راستای مدیریت را تنها با یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی انجام دهد. تنها کاری که می‌توانیم انجام دهیم این است که منتظر بمانیم، آن روز فرا برسد، اما اکنون منابع انسانی برای انجام وظایف خود به چندین برنامه کاربردی نیاز دارد. علاوه بر ابزارهای سنتی منابع انسانی که سالهاست مورد استفاده قرار گرفته‌اند، نرم افزارها و برنامه‌های کاربردی دیگری نیز وجود دارند که ممکن است شما به آن نیاز داشته باشید. در ادامه توضیح مختصری در این باره خواهیم داد.
معرفی ۵ نمونه نرم افزار مدیریت منابع انسانی
انواع نرم افزار منابع انسانی مانند مثل یک مکمل عالی برای مدیران سازمان عمل می‌کنند. بخشی از وظایف مدیر منابع انسانی را می توان به صورت ساده تر و منسجم تر با این نرم افزار ها انجام داد. در این مقاله، اطلاعاتی درباره تعدادی نرم افزار منابع انسانی که می‌توانند مکمل خوبی برای سیستم مدیریت منابع انسانی شما باشند در اختیارتان قرار می‌دهیم.
بخوانید : اصطلاحات مدیریت منابع انسانی | اجایل | سوالات مصاحبه کاری | HR چیست؟ | مدیریت منابع انسانی الکترونیک
نرم افزار مدیریت منابع انسانی | مدیریت اسناد
نمونه ای از نرم افزار منابع انسانی ، نرم افزار مدیریت اسناد است. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد، برای ذخیره اطلاعات دیگر نیازی به فایل‌های کاغذی ندارید. علاوه بر این، یادآوری و فراخوانی اسناد به راحتی صورت می‌گیرد. چرا که این نرم‌افزارها امکان جستجو در اسناد را می‌دهند تا فایل مورد نظرتان را به راحتی پیدا کنید.
مزیت دیگر استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد، امنیت آن است. در این نرم‌افزارها مدیر می‌تواند اجازه دسترسی به اسناد را به یک شخص خاص بدهد.(فیلم های پلیسی را یادتان می آید؟ زمانی که یک کار آگاه سمج پاپیچ یک پرونده شده که مافوقش اصلا دلش نمیخواهد آن پرونده حل شود؟ دقیقا آنجایی که در کامپیوتر خود واقع در اداره پلیس، نام پرونده را جست و جو می کند ولی به جای اطلاعات پرونده، با ارور “This case is classified” مواجه می شود. سپس افسر ارشدش در همان لحظه می رسد تا نشان و اسلحه او را توقیف کند! این نرم افزار ها چنین کاری با اسناد شما می کنند.)
هر چند استفاده از این برنامه‌ها مزیت‌های زیادی دارد اما عادت کردن به آنها کمی زمان‌بر است. به خصوص برای افرادی که در سازمان مسن تر باشند. البته که سرمایه گذاری بر آموزش نیرو ها برای استفاده از این نرم افزار منابع انسانی ارزشش را خواهد داشت.
از این جهت که تعداد زیادی از این نرم افزار ها را برایتان آماده کردیم، آنهارا در این مقاله اضافه نمی کنیم. می توانید لیستی از بهترین نرم افزار های مدیریت اسناد را در مقاله آتی ببینید.
نرم افزار منابع انسانی | نظرسنجی
نوع دیگری از نرم افزار منابع انسانی ُ نرم افزارهایی برای اجرای نظرسنجی است. به عنوان یک مدیر منابع انسانی نیاز دارید تا به طور منظم از کارمندان بازخورد بگیرید. این بازخورد می‌تواند درباره یک برنامه جدید یا جزیی از نظرسنجی‌های منظم کارکنان باشد. (مثلا وقتی ساعات کاری را اضافه می کنید و حقوق را نه! بدون هرگونه نظر سنجی به راهتان ادامه می دهید و به یکباره صدای انفجاری می شنوید؛ بوووووم! همه کارمندانتان ترکتان کرده اند و از کسب و کارتان چیزی به جز یک نام روی دفتر نمانده است.)
یک نظر سنجی، شبکه بسیار گسترده ایجاد می کند و به شما این امکان را می دهد تا ده ها سوال مختلف بپرسید. از سوی دیگر، می توان از آن برای جمع آوری سریع بازخورد در مورد سوال‌ها استفاده کرد. اگر به دنبال پرسیدن سؤالات پیچیده تر هستید؛ جمع بندی ما از بهترین نرم افزار نظرسنجی را مطالعه کنید.
سیستم مدیریت منابع انسانی | استخدام
زمانی بود که برای یک استخدام، باید با چند روزنامه صحبت میکردید، نوبت می گرفتید و منتظر می شدید تا آگهی شما در روزنامه چاپ شود. متقاضیان شغل هم ماژیک به دست صفحه نیازمندی ها را زیر و رو میکردند تا در نهایت فرشته سرنوشت، دست متقاضی را در دست کارفرما قرار دهد.
صرف هزینه های مالی، زمانی و غربالگری درخواست ها در عمل کابوسی ترسناک بود. امروزه نرم افزار های تحت وب بسیار زیادی وجود دارند که این کار را برای شما می کنند.
این دسته از نرم افزار منابع انسانی به شما در ساده‌سازی فرآیند استخدام کمک می‌کند. با این نرم افزارها می‌توانید فعالیت‌هایی مثل درج آگهی، مرتب‌سازی، پذیرش و رد درخواست‌های شغلی، مدیریت مصاحبه‌ها و بسیاری از کارهای دیگر را انجام دهید. مهم‌ترین ویژگی این نرم‌افزارها این است که دیگر لازم نیست امور مربوط به استخدام را به صورت دستی انجام دهید چرا که همه چیز به صورت خودکار انجام میشود. 5 سایت کاریابی و استخدام که باید بشناسید را برایتان از قبل آماده کرده ایم.
نرم افزار منابع انسانی | تعامل با کارکنان
این نرم افزارها ابزاری مناسب برای سنجش عملکرد و رفتار کارکنان می‌باشد. تشخیص این امر با امتیازهایی است که کارمندان در امور مختلف می‌گیرند. هر مدیر HR به ابزاری برای ترتیب دهی کارها، اولویت بندی کردن آنها، بررسی میزان فعالیت کارمندان نیاز دارد. در مقاله بعدی، به بهترین نرم افزار های تعامل با کارکنان مانند اسکرام خواهیم پرداخت.
ما از میان بسیاری سیستم ها، 5 نرم افزار مدیریت پروژه و تعامل با کارکنان را برایتان سوا کردیم. لازم به ذکر است که اول خودمان تستش کردیم. تعامل سازنده، سازنده سازمان شماست.
نرم افزار منابع انسانی | حضور و غیاب آنلاین
یکی از به روزترین انواع نرم افزار منابع انسانی ، نرم افزار حضور و غیاب است که بسیار مورد توجه مدیران و سرپرستان سازمان ها قرار گرفته است.
تصور کنید به عنوان مدیر یک شرکت، در بدو ورودتان با سیلی از کاغذهای امضا نشده مواجه می شوید. مهم تر این که باید قبل از امضا، تمام اسناد را به دقت بخوانید؛ چرا که قطعا دلتان نمیخواهد به دلیل کمبود وقت یا سهل انگاری، درگیر یک دعوای حقوقی شوید.
سپس باید به سرعت به جلسه ای با مدیر مارکتینگ شرکت بپردازید تا مثل همیشه بابت فروش پایین کاستی های مالی و وضعیت نامناسب کارمندان مجموعه اش، شما را توجیه کند. مهم تر اینکه اصلا فرصت نکرده اید صورت جلسه ای تنظیم کنید تا بتوانید بر اساس معیارهایتان آمار دقیق از او بخواهید. پس این بار هم او سر شما را کلاه می گذارد و شما را مقصر عدم پیشرفت می داند.
اکنون ساعت حول و حوش 12 است و موعد عذاب کشیدنتان به دست حساب دار رسیده است. شکایت از میزان تنخواه، رسید های مالیاتی، هزینه های بدون فاکتور و حقوق و مزایایی که علیرغم حضور جسته و گریخته کارکنانتان در محل کار باید به آنها بپردازید، حسابی اشتهایتان را برای ناهار کور می کند!
پس از ناهار، مدیر منابع انسانی در اتاقتان را می کوبد و با گام هایی اعصاب خورد کن و چهره ای نه چندان دل چسب، به سمت شما می آید. گمان می کنید چه اتفاقی افتاده است؟ همان مساله همیشگی! کارمندان مرخصی هایشان را در همان روز درخواست می دهند و مدیر HR ابزار مناسبی برای پیگیری و سرجمع کردن درخواست ها ندارد.
سرشماری و حواس جمع بودن در شرکت شما رسما نابود شده است. کارمندان از تعداد زیاد نرم افزارها کلافه شده اند. یک کانال تلگرام برای اطلاع رسانی، یک گروه واتساپ برای نظرسنجی، چند برنامه مدیریت منابع انسانی که تاریخ اکانتشان رو به اتمام است و با نرخ جدید دلار کمتر کسی به خریدشان متمایل است، و کاغذ بازی هایی که باعث تلف شدن وقت کارمندان میشود و هیچ ارزش افزود ای برای شرکت ندارند.
در مقام یک مدیر، کارمند یا فریلنسر، بهتر از هر کسی می دانید که بزرگترین دغدغه شما برای ادامه مسیر حرفه ای، مدیریت زمانتان است. همه مدیران لیستی از ایمیل های خوانده نشده، پرونده های امضا نشده و کمدی از بدهی های مدیریتی دارند که طبق گفته برایان تریسی در کتاب های متعدد، هرگز سراغ آنها نمیروند.
برای مطالعه مقاله معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب کلیک کنید.
این نوع نرم افزار منابع انسانی به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند نظم بهتری را در سازمان‌شان داشته باشند. از طرف دیگر، محاسبات مربوط به ساعات کاری کارکنان، مرخصی‌ها و هر فعالیتی که مربوط به حضور کارکنان باشد را آسان تر می کند و به صورت خودکار انجام می دهد.
اپلیکیشن تی تایم با ارائه ویژگی حضور و غیاب و امکان ثبت ساعات ورود و خروج همراه با گزارشات لحظه ای از عملکرد کارکنان، نرم افزاری مناسب برای نصب و راه اندازی در بخش مدیریت منابع انسانی است.
برای مشاهده امکانات بیشتر نرم افزار تی تایم کلیک کنید.
مزایای نرم افزار منابع انسانی
امروزه تقریبا برای اکثر کارها می توان نرم افزاری را یافت که آن را برای ما ساده تر انجام دهد. به طوری که هوشمندانه تر این است که زمان خود را صرف یادگیری آن نرم افزار کرده و کارمان را با استفاده نرم افزار انجام دهیم. ممکن است در ابتدا کمی کند باشد اما در دراز مدت موجب صرفه جویی در زمان می گردد. در ادامه به بیان مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی پرداخته ایم:
- کاغذ بازی های مدیریتی و اداری حذف می گردد.
- استفاده از نرم افزار در حوزه های مختلف مدیریت منابع انسانی موجب می شود تا هیچ اطلاعاتی در مورد پرسنل مفقود نشود. هم چنین دسترسی به این اطلاعات نیز بسیار ساده می شود.
- با استفاده از نرم افزار ها و تکنولوژي می توان اطمینان حاصل کرد که تمام فعالیت ها عادلانه بوده و هیچ تفاوتی در برخورد با کارکنان وجود نداشته باشد.
- حذف کامل فضای مرده ای که به جهت بایگانی اشغال می گردد.
- تقریبا همیشه دستی انجام دادن کارها بیشتر زمان می برد؛ بنابراین با استفاده از نرم افزار ها کلیه ی فرآیند های منابع انسانی تسریع می گردد. این افزایش سرعت به شما کمک می نماید تا جامع تر و یکپارچه تر امور را سازمان دهی کنید.
سخن آخر
در این مقاله به معرفی چند نوع از اصلی ترین نرم افزار های مربوط به حوزه منابع انسانی پرداختیم. از جمله این نرم افزار ها می توان نرم افزار مدیریت اسناد، نظرسنجی، اپلیکیشن حضور و غیاب، نرم افزار های تعامل با کارکنان و استخدام را نام برد. هر چند ممکن است مدیران منابع انسانی نیازهایی فراتر از آنچه انواع نرم افزار مدیریت منابع انسانی رائه می‌دهند داشته باشند، اما این نرم افزارها می‌توانند مکمل خوبی برای مدیریت منابع انسانی باشند. بنابراین مهم است که شما نرم افزار منابع انسانی را انتخاب کنید که مطابقت بیشتری با نیازهای شما داشته باشد. در حساب اینستاگرام تی تایم، از مطالب کاربردی در رابطه با مدیریت منابع انسانی و HR مطلع شوید.
